Показать сообщение отдельно
  #2  
Старый 27.05.2011, 19:24
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Если у Вас централизованный архив уже есть, то вопрос надо сначала задать его руководителю – ему принимать и хранить эти документы.

Способ хранения зависит от того, в каком веке Вы живете – в каменном (т.е. бумажном) или в электронном. В конце концов, главная задача архива – быстро находить нужные документы, а не расставлять их на полках по полному алфавиту

Вот один из умеренно-прогрессивных вариантов, возможных для тех, кто не чужд компьютера:
  • Создается система нумерации дел, обеспечивающая уникальность их номеров в масштабе предприятия.

  • Каждое подразделение ведет и сдает в электронном виде опись своих дел, физически упорядочивает их у себя по алфавиту.

  • Центральный архив эти дела ставит у себя на полки единым блоком, к данным в электронной описи добавляет сведения о местоположении документов.

  • Далее в компьютере электронные описи подразделений сводятся, формируется единая опись, которую можно сортировать по всем имеющимся в описи полям, в т.ч. по алфавиту.

  • При необходимости отыскать дело, его «координаты» определяются по сведениям сводной электронной описи в компьютере.
Много интересного можно придумать, если использовать штрих-кодирование дел. Кстати, знаю, что у нас уже есть организации, которые заносят в компьютер координаты каждой единицы хранения с точностью до места на полке.

Чтобы сдать документы в централизованный архив, ваши архивариусы на местах все равно должны будут составить описи дел. Поэтому резонно постараться не делать двойную работу, и продумать систему, позволяющую из этих сдаточных описей сформировать сводную.
Ответить с цитированием