Показать сообщение отдельно
  #2  
Старый 14.05.2012, 07:52
Tasha Tasha вне форума
Живет на форуме
 
Регистрация: 11.03.2008
Сообщений: 7,578
По умолчанию

Выкладывание информации о таких подразделениях, как архив – это инициатива Вашего руководства. В то же время я бы рекомендовала Вам её подхватить и «развернуть» в собственных интересах – это редкая возможность привлечь внимание и к архиву, и себе любимой, а также сообщить полезную информацию потенциальным пользователям архива (не говоря уже о том, что с «хотелками» руководства спорить вредно).

Настройтесь позитивно, подготовьте красивую фотографию себя в архиве, напишите на страничку рассказ о том, какие замечательные – и, главное, высококвалифицированные – специалисты в нём работают, какую неоценимую помощь они оказывают людям. Точное количество хранящихся у Вас документов вряд ли кому интересно; я бы использовала для украшения рассказа приблизительную цифру – столько-то тысяч дел или погонных метров документов (Вообще, Вы можете ненавязчиво дать понять, что архив выполняет очень большой объём работы, и ему неплохо бы помочь. Можете даже назвать некоторые свои пожелания – в положительном контексте. Например, «у нас документов так много, что уже надо думать о новом помещении»). Что касается примера других организаций, то я смотрю на это так: те подразделения, для которых странички не создаются – это подразделения с низким статусом.

Дайте контактную информацию архива, укажите часы работы, коротко опишите основные виды услуг, образцы/бланки заявлений (если есть). Если созданы регламенты оказания услуг архивом, выложите их. Можете сразу подготовить и ответы на часто задаваемые вопросы, рассказать о типичных ошибках тех, кто к Вам обращается.

По поводу списка выпускников, я бы обратила внимание руководства на то, что это персональные данные, подпадающие поз закон «О персональных данных», и есть небольшой риск того, что кто-нибудь нажалуется и накличет на Вас регулятора с проверкой. Вообще документы, содержащие действительно конфиденциальную информацию, лучше не выкладывать – особенно если они не требуются пользователям архива. Если же там есть что-то полезное для пользователей, можно выложить выписку (но только с одобрения руководства!).

В общем, постарайтесь сделать так, чтобы страничка стала и рекламой архива, и помогла Вам в общении с потенциальными пользователями.
Ответить с цитированием