Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   Внеофисное хранение документов (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=6332)

Viktoriya 06.08.2014 11:50

Внеофисное хранение документов
 
Уважаемые коллеги! Есть ли у кого опыт предоставления услуг внеофисного хранения документов? Как, из каких составляющих можно расчитать стоимость такой услуги?

Tasha 06.08.2014 12:28

Большинство компаний, занимающихся внеофисным хранением, расценки в открытом доступе не выкладывают и предлагают потенциальным клиентам связываться с ними - что, кстати говоря, имеет смысл сделать. Объясните свою ситуацию, и пусть Вам обсчитают конкретно Ваш случай. Но есть отдельные исключения:
http://хранение-документов.рф/price.html

Кроме того, можно посмотреть следующие статьи:

- Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве, 2005, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...il.php?ID=9258

- Ответ на вопрос: Организация документооборота при аутсорсинге, 2010, http://www.eos.ru/upload/analitica/S...10_01%2001.pdf

- Ответ на вопрос: Как оценивается материальный ущерб? 2010, http://www.eos.ru/upload/analitica/S...2010_08_01.pdf

- Внеофисное хранение документов для АО проблематично? 2012, http://www.eos.ru/upload/analitica/Delo_12-01_02.pdf

Viktoriya 06.08.2014 16:44

Tasha, спасибо за информацию. Суть в том, что в наше архивное учреждение обратилось некое ЗАО с просьбой предоставить площади (слава Богу, у нас имеются свободные) для временного размещения своего архива. В нашем прейскуранте такой позиции нет. Из чего сложить например стоимость хранения одного короба? Ну и конечно вопрос по составлению договора: какие позиции необходимо прописать?

Tasha 06.08.2014 23:56

Для грубого определения стоимости хранения можно использовать несколько методов, например:
- Скопировать цены других поставщиков услуг (может быть, чуть скорректировав) – это ведь, как-никак, достаточно сформировавшийся рынок;
- Честно подсчитать свои затраты на содержание хранилища (что довольно сложно), разделить на число коробов, заложиться на определенный процент рентабельности,
- Узнать, сколько готов заплатить клиент, и рассчитать цену так, чтобы итоговые цифры совпали :)

Цена хранения короба может варьироваться в достаточно широком диапазоне – от нескольких центов до доллара с небольшим в месяц. Ваша задача – покрыть свои издержки, получить прибыль и при этом не спугнуть клиента непомерно завышенной ценой.

Образцы договоров можно попытаться добыть в интернете или через знакомых (возможно, из компаний, занимающихся внеофисным хранением) – чтобы не выдумывать самим. Но списывать нужно с умом, учитывая свои особенности. В договоре желательно пообещать клиенту только то, что Вы реально в состоянии обеспечить, и снять с себя всю прочую ответственность.

Maska 11.11.2014 12:24

Хотела бы прояснить один небольшой вопрос по внеофисному хранению документов. Раз уж тема называется так обобщённо, то спрошу здесь, и возможно, тред так и останется для подобных вопросов? Если, конечно, модераторы не против, и если такие вопросы ещё будут.

Мой вопрос заключается в следующем. В настоящий момент мы планируем внеофисное хранение оригиналов договоров контрагентов. Представители архивной компании предлагают наклеивать архивный штрих-код на сам документ, хотя это и оригинал. Я с ними согласна, но моё руководство видит иначе и предлагает клеить штрих-код на прозрачный файл, в котором хранится договор. Аргумент руководства - если договор понадобится отнести в суд, то любые лишние пометки приведут к сомнению в оригинальности документа. Мне аргумент кажется несколько надуманным, но разубедить не получается.

Быстрый поиск в Консультанте не дал никаких практических результатов.

Отсюда вопросы:
1. А как у вас? Куда архивный штрих-код наклеиваете, какова общепринятая практика? Я раньше работала с внеофисным хранение только на уровне короба, практики работы с документами нет.

2. На что можно сослаться, чтобы убедить руководство, что суд (и любой другой орган) такой документ примет и в его оригинальности не усомнится, с учётом, что каждый договор подписан и проштампован всеми его участниками. Договоры типовые, не сшиты, только скрепка степлера.


Часовой пояс GMT +4, время: 10:21.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015