Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   архив на аутсорсинг (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4595)

Соловьёва Ольга 08.01.2012 20:07

архив на аутсорсинг
 
Добрый день, уважаемые специалисты! Хотела бы узнать Вашего мнения о плюсах и минусах передачи архива предприятия на аутсорсинг таким международным профессиональным управленцам документации как ОСГ, Айрон Маунтейн и другие. Для каких предприятий это может быть актуально, и кому лучше развивать как собственное направление.

Заранее благодарна за дискуссию!

Tasha 09.01.2012 01:15

Добрый день, Ольга,

Формы аутсорсинга бывают самые разнообразные, однако чаще всего на внеофисное хранение передается лишь часть документов, которые
1) дешевле хранить «на стороне», чем у себя,
2) требуются достаточно редко,
3) не являются правоустанавливающими и не содержат информации, раскрытие которой может сильно повредить организации.

Грамотное использование аутсорсинга помогает сократить расходы и, порой, улучшить условия хранения документов. Можно также воспользоваться помощью имеющихся у аутсорсера квалифицированных специалистов, у него же организовать уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передовые компании оказывают и более продвинутые услуги (хранение электронных документов, обработка бумажных документов, в т.ч. в рамках оперативных деловых процессов организации, сканирование по запросу хранимых аутсорсером бумажных документов и их оперативная электронная доставка и т.д.).

Главная проблема заключается в том, что при плохо продуманном использовании аутсорсинга (даже с привлечением самой лучшей компании) расходы на хранение могут вырасти, возможны сбои в оперативной деятельности и проблемы во взаимоотношениях с регуляторами (например, в случае задержек с возвратом затребованных документов из внеофисного хранилища), и т.д. Возможны и проблемы по части информационной безопасности и защиты персональных данных.

Наиболее интересен аутсорсинг для тех компаний, которые, благодаря ему, могут освободить дорогостоящую офисную площадь от больших объёмов малонужных документов временного срока хранения, а также сократить численность персонала, занимающегося хранением документов и их технической обработкой (например, вводом в компьютер данных из форм).

Рекомендую прочитать уже старенькую, но по-прежнему актуальную статью http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...il.php?ID=9258

optimist1981 06.05.2012 22:11

аутсорсинг
 
Ольга, статья, ссылку на которую выше разместила Таша, дает ответы фактически на все ваши вопросы. Это очень хорошая статья, в которой дается попытка объективно рассмотреть архивный аутсорсинг с разных сторон, в т.ч. "подводные камни" (т.к. на 99% интернет изобилует дифирамбами архивному аутсорсингу, который архивные компании поют сами себе).
Здесь очень важная фраза - "Непродуманная попытка минимизировать расходы на персонал может привести к полному развалу документационной службы, которая никогда не страдает ни от избытка сотрудников, ни от недостатка работы".
Как показывает мой опыт (я отвечаю за архивное дело в крупной торговой компании с централизованным документооборотом), наиболее выгодная для фирмы часть аутсорсинга - это экономия на хранении (так, у нас на аутсорсе 2500 архивных коробов в Москве - если бы это хранилось на офисных площадях, затраты были бы громадные, как на аренду, так и на стеллажи). Кроме хранения, мы постоянно заказываем у них услугу вывоза и привоза нужных коробов в офис. А вот что касается других услуг, например поиска документ и его отправка в эл.виде, индексирование документов, сшив и составление описей - расценки такие, что даже непонятно, каким компаниям их потянуть - разве что Газпрому !? - поэтому мы ими не пользуемся.
Таким образом - на мой взгляд, наиболее эффективная схема - в компании должен быть человек, ответственный за архив и за такой блок работ, как составление описей, электронный учет дел, прием дел, сшивку и упаковку их в короба, и за взаимодействие с аутсорсинговой компанией, а короба с делами в хранилище аутсорс.компании.
При этом, как показывает практика, огромное значение имеет:
- чтобы сотрудники набивали короба делами до макс.уплотнения (т.к. чем больше дел в коробе, тем меньше у вас будет коробов и тем меньше затраты);
- в один короб должны размещаться дела с одним и тем же сроком хранения;
- в один короб должны по возможности компоноваться дела, относящиеся к какой-то одной теме или направлению хоз.деятельности

Также нужно тщательно изучать договор, т.к. могут быть всякие подводные камни вроде огромного штрафа за досрочное расторжение договора, и т.д.

Горелик-7 08.02.2014 11:38

Коллеги! Наша компания - крупнейшая федеральная продовольственная сеть , в прошлом году заключила договор с компанией Айрон Маунтен на вне офисное хранение документов. После заключения договора мы столкнулись с тем, что сотрудники компании имеют достаточно низкую квалификацию и описи , составленные ими , имеют массу неточностей и ошибок. В процессе работы с описями, мы выявляли эти ошибки и указывали на них администрации компании. Однако наши замечания были встречены в штыки Директором по развитию бизнеса данной компании. В связи с огромным документооборотом и загруженностью заявками , проверками, сверками мы , к сожалению, не имеем возможности сами описывать текущую документацию. Коллеги ! Отдавая документы на вне офисное хранение очень внимательно смотрите на сотрудников компании, которые направляются к Вам на работу по обработке документов , на то как они прислушиваются к Вашим требованиям и рекомендациям и обязательно обращайте внимание на качество их работы.


Часовой пояс GMT +4, время: 18:31.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015