Форум портала "Архивы России" - Сроки хранения контрольных экземпляров газеты

В судебной практике контрольные экземпляры газеты считаются подлинниками, и именно на их основании разрешаются споры об опубликовании/неопубликовании в газете той или иной информации. К ним, в частности, относятся обязательные экземпляры газеты, доставляемые в соответствии с федеральным законом "Об обязательном экземпляре документов".

Исходя из деловой и исторической ценности для самой газеты, логично, как мне кажется, установить контрольному экземпляру постоянный срок хранения. Если этого делать не хочется, то минимальный срок – 3 года (общий срок исковой давности) или 5 лет (столько обычно хранят документы, так или иначе относящиеся к бухгалтерскому и налоговому учету – а в нормативных актах можно встретить формулировку «контрольный экземпляр печатного издания являются основанием для оплаты авторского вознаграждения»). Срок хранения можно установить решением ЭК организации.

В действующих перечнях управленческих и научно-технических типовых архивных документов я ничего подходящего не увидела. Для справки приведу выдержки из двух перечней: 1988 года и Перечня МВД 1998 года:

Цитата:

«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, в редакции 06.10.2000 г.)

Ст. 918 Контрольные экземпляры изданий – До минования надобности

Ст.919 Контрольные экземпляры многотиражных газет – На госхранение не передаются. Хранятся в организациях.

Перечень документов, образующихся в деятельности внутренних войск МВД России, с указанием сроков хранения (утв. Приказом МВД России от 7 июля 1998 г. № 415)

23.5. Многотиражные газеты, печатные издания (брошюры, листовки, плакаты), один комплект:

а) по месту издания (главное командование внутренних войск (ГКВВ), управления округов, управления соединений, военные образовательные учреждения, воинские части, учреждения) - постоянно

б) присланные для сведения, ознакомления, использования – До минования надобности

Если газета является источником комплектования муниципального архива, то вопрос о передаче контрольного экземпляра на хранение в архив нужно решать непосредственно с архивом. Если газета не является источником комплектования, то она может либо предложить архиву эти материалы, либо попытаться сдать их на хранение на платной основе.

В ряде муниципальных образований в соответствующих нормативных актах предусматривается, что газета, публикующая официальные документы муниципального органа, направляет в орган власти контрольный экземпляр (поэтому посмотрите, каким образом оформлены отношения газеты с органом власти, и какие требования включены в соответствующий документ). Если в Вашем случае это тоже делается, то беспокоиться за орган власти особенно незачем – у них есть свой контрольный экземпляр, за обеспечение сохранности которого они отвечают сами.