Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Документы по личному составу? (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=3743)

Lana 29.01.2010 21:13

Документы по личному составу?
 
здравствуйте! очень нужна ваша помощь по следующему вопросу!
в перечне типовых управленческих документов от 2000 года термина "документы по личному составу" не наблюдалось.
федеральный закон (который, ясное дело, главнее) "об архивном деле в рф" 2004 года ввел такое понятие, заодно установив срок хранения для таких документов - 75 лет! там же оно "разъясняется": это документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
согласитесь, крайне расплывчато!
в разных статьях авторы к ним относят разные документы.
пыталась опереться на уже названный перечень, однако получилось не очень:
можно теоритически отнести к ним те документы, которые перечислялись в разделе 7 "трудовые отношения" и разделе 8 "кадровое обеспечение". но многие из входящих туда непосредственно к отношениям между работником и работодателем не имеют касательства (например, переписка по вопросам трудоустройства или о совершенствовании процессов труда...). некоторые, на мой взгляд, тесно связанные, наоборот, разбросаны по всему перечню. критичен для нас такой вопрос: относить ли туда штатное рассписание и расстановку, а также лицевые счета работников с расчетно-платежными ведомостями??
короче говоря, очень нужен четкий перечень, что же есть такое "документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем"????
если нет официального источника, то поделитесь хотя бы личным опытом???????

Cris 31.01.2010 17:25

к документам долговременного хранения по личному составу относят - приказы руководителя по личному составу о приеме, переводах, увольнении, личные дела и личные карточки, лицевые счета по начислению зарплаты (если таких нет - расчетно-платежные ведомости). в последние годы добавились трудовые контракты, но они чаще всего находятся в составе личных дел. эти документы хранятся 75 лет.
все иные документы, отражающие трудовые отношения, относятся либо к постоянному хранению (если организация является источником комплектования госархива), либо к временному хранению, чаще всего - 3-5 лет..
соответственно у штатных расписаний срок будет либо постоянно, либо 3 года (ст. 32 перечня 2000 года). лицевые счета - 75 лет, расчетно-платежные ведомости (при наличии лицевых счетов) - 5 лет (ст. 155 перечня).

Cris 31.01.2010 17:28

Интересно, а куда деваются прописные буквы?

Lana 01.02.2010 12:59

Цитата:

Сообщение от cris (Сообщение 5874)
к документам долговременного хранения по личному составу относят - приказы руководителя по личному составу о приеме, переводах, увольнении, личные дела и личные карточки, лицевые счета по начислению зарплаты (если таких нет - расчетно-платежные ведомости). в последние годы добавились трудовые контракты, но они чаще всего находятся в составе личных дел. эти документы хранятся 75 лет.
все иные документы, отражающие трудовые отношения, относятся либо к постоянному хранению (если организация является источником комплектования госархива), либо к временному хранению, чаще всего - 3-5 лет..
соответственно у штатных расписаний срок будет либо постоянно, либо 3 года (ст. 32 перечня 2000 года). лицевые счета - 75 лет, расчетно-платежные ведомости (при наличии лицевых счетов) - 5 лет (ст. 155 перечня).

если документы отражают трудовые отношения, то по закону они относятся к документам по личному составу и хранятся 75 лет (см. выше)

Tasha 01.02.2010 13:45

Цитата:

Сообщение от lana (Сообщение 5851)
...в перечне типовых управленческих документов от 2000 года термина "документы по личному составу" не наблюдалось

это не совсем так:

Цитата:

ст.6 приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
б) по личному составу - 75 л. эпк (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет)

ст.336 записки, заменяющие приказы по личному составу - 75 лет эпк (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет)

ст.357 карточки, указатели к приказам по личному составу - 75 лет

указания по применению перечня:

3.6 ...описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с эпк соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.9 организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
в фз об архивном деле, в свою очередь, дано определение:
Цитата:

ст.3 основные понятия, применяемые в настоящем федеральном законе
3. документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
обращаю ваше внимание на то, что речь идёт не просто о документах, а об архивных документах - т.е. о документах, прошедших экспертизу ценности. это можно использовать как основание для того, чтобы не хранить 75 лет документы, не имеющие особой ценности "для граждан, общества и государства"

Цитата:

статья 22. сроки временного хранения документов архивного фонда российской федерации до их передачи на постоянное хранение

устанавливаются следующие сроки временного хранения документов архивного фонда российской федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
4) для включенных в установленном порядке в состав архивного фонда российской федерации отдельных видов архивных документов:
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
я считаю, что документы, которым законами, нормативными документами и перечнями установлены сроки хранения до 10 лет, нельзя считать ни архивными, ни включёнными в состав архивного фонда рф (они никогда в архивы не попадают, и их учёт и хранение ведутся по упрощённой схеме). к сожалению, законодатель не потрудился проработать этот вопрос как следует.

Cris 01.02.2010 23:24

документы, отражающие трудовые отношения, и документы по личному составу это не одно и то же. в законе речь идет не о документах, отражающих трудовые отношения вообще, но трудовые отношения конкретного работника с рабодателем. именно они и являются документвми по личному составу и используются для получения сведений социально-правового характера.
закон же действительно этот вопрос излагает несколько неопределенно.

Lana 03.02.2010 21:59

про то, что конкретного работника с работодателем, это я понимаю. но вот дело в том, что рассчетно-платежные - оплата труда, приказы на отпуск - право на отдых да еще оговоренное в труд. договоре, к тому же. это, согласитесь - наипрямейшее отношение к трудовым отношениям имеет и очень даже их отражает.
допустим табель учета рабочего времени, график отпусков я могу засунуть к штатному расписанию и расстановке в раздел номенклатуры "руководство, контроль и оргвопросы".
но приказы на отпуск?
кстати, читала чью-то статью (к сожалению, запамятовала автора) по ссылке на форуме, что с определением архивный документ тоже беда, то есть в том смысле, что все что угодно можно под него сойти.

Lana 03.02.2010 22:09

дело еще в том, что в связи со спецификой "организации", в которой я работаю, лучше бы похранить подольше, чем ошибиться и нарваться на какую-нибудь проверку. но надо основание.
кстати, насколько я понимаю законодательную технику, то, если раньше назывались "приказы по личному составу" и делились на те, что 75 хранятся, и те, что 5 лет хранятся, то теперь именно это название "по личному составу" автоматически относит их к "документам по личному составу", которые все, без изъяна храняться 75 лет. кстати, отпуск - это тоже очень даже имеет ценность, в некоторых ситуациях - и через 10 лет.

Lana 03.02.2010 22:13

да! спасибо, что отвечаете! для меня это очень важно. а можно глупый вопрос: сколько хранятся правила внутреннего трудового распорядка? мне тут кадровик один сказал, что 75 лет, но ни на что не сослался, а в перечне не могу найти (нашла ст. 407, но это, кажется, не то)

Cris 04.02.2010 10:29

расчетно-платежные, если нет лицевых счетов - 75 лет. если есть - 5 лет в разделе бухгалтерии.
приказы на отпуск - 75 лет в кадрах, или там, где откладываются прикаы л\с.
табеля учета рабочего времени - 5 лет, бухгалтерия.
график отпусков - 1 год, кадры.
приказы л.с. 5 лет не были. 5 лет - приказы по административно-хозяйственным вопросам (дежурства, комиссии, адм. отпуска и т.п.), это и сейчас так.
правила внутреннего распорядка могут быть всем, чем угодно, от должностных инструкций до чисто хозяйственных вопросов. если первое - 5 лет пзн (если организация не сдает документы на госхранение. если сдает - постоянно). если второе - 407 статья вполне подходит.
а вообще, если точно не знаете срок хранения времянки, ставьте в номенклатуре 5 лет. за пять лет этот вопрос обычно становится ясен. при наличии правильно оформленного акта на списание и выдерживания сроков хранения, никакие проверки вам не страшны. причем ориентироваться в сроках хранения стоит не только на перечень, но и на ведомственные требования, особенно налоговой, вышестоящих и т.д.


Часовой пояс GMT +4, время: 00:34.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015