Опись дел по личному составу
 

Добрый день всем!
Прошу помочь ответить на мой вопрос по поводу формирования описи дел по личному составу на крупном предприятии. В компании существует пять крупных подразделений, структурно отделенных друг от друга, но не филиалов. Подразделения имеют свою индексацию и ведут кадровое делопроизводство отдельно, формируют приказы по личному составу, хранят личные дела своих сотрудников. Хранить долгосрочно планируем в централизованном архиве.
Вопрос - могут ли архивариусы на местах формировать описи дел по личному составу, которые будут включаться в сводную опись.
Могут ли дела по личному составу в описи быть разделены по разделам - структурным подразделениям предприятия или обязательно нужна сквозная нумерация по алфавиту по всем сотрудникам?

Если у Вас централизованный архив уже есть, то вопрос надо сначала задать его руководителю – ему принимать и хранить эти документы.

Способ хранения зависит от того, в каком веке Вы живете – в каменном (т.е. бумажном) или в электронном. В конце концов, главная задача архива – быстро находить нужные документы, а не расставлять их на полках по полному алфавиту ;)

Вот один из умеренно-прогрессивных вариантов, возможных для тех, кто не чужд компьютера:

• Создается система нумерации дел, обеспечивающая уникальность их номеров в масштабе предприятия.
  
  
• Каждое подразделение ведет и сдает в электронном виде опись своих дел, физически упорядочивает их у себя по алфавиту.
  
  
• Центральный архив эти дела ставит у себя на полки единым блоком, к данным в электронной описи добавляет сведения о местоположении документов.
  
  
• Далее в компьютере электронные описи подразделений сводятся, формируется единая опись, которую можно сортировать по всем имеющимся в описи полям, в т.ч. по алфавиту.
  
  
• При необходимости отыскать дело, его «координаты» определяются по сведениям сводной электронной описи в компьютере.

Много интересного можно придумать, если использовать штрих-кодирование дел. Кстати, знаю, что у нас уже есть организации, которые заносят в компьютер координаты каждой единицы хранения с точностью до места на полке.

Чтобы сдать документы в централизованный архив, ваши архивариусы на местах все равно должны будут составить описи дел. Поэтому резонно постараться не делать двойную работу, и продумать систему, позволяющую из этих сдаточных описей сформировать сводную.