Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   личное дело студента(продолжение) (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4567)

lemani 13.12.2011 06:14

личное дело студента(продолжение)
 
Хочу продолжить еще одну проблему в формировании личного дела студента. Один из важных включаемых документов является "учебная карточка". Там вносится все необходимые данные по студенту: его оценки, адрес, форма обучения....на мой взгляд это похоже как на справочную функцию, т.е. там фиксируется необходимый сбор информации. Сам же документ не имеет даты начала (когда это карточка заводилась). Мне бы хотелось увидеть мнение форумчан по этому вопросу, т.к. крайними датам "дела"(например по л/с) является приказ о приеме и об увольнении. Если следовать этой логике, то крайними датами "дела" студента является приказ о зачислении и отчислении. Но у сотрудников возникла идея, все эти приказы вносить в эту карточку, в этом я и вижу проблему потом обозначения крайних дат дела. Однако они заявляют что вот есть карточка, там все есть. Ощущение что они не понимают что является датой документа, хотя преподают ДОУ.
Как мне их убедить?

Нонна 13.12.2011 10:51

Действительно, практически везде датой личного дела ставят даты приказов о приеме и об окончании. Тут скорее всего дело в Инструкции по делопроизводству каждого конкретного предприятия (ВУЗа). У меня лично есть стойкое убеждение, что крайними датами любого дела должны являтся дата первого и последнего документа в деле по хронологии. Любой студент (работник) сначала пишет заявление! Это самый ранний документ, наверное, в любом деле. У меня в архиве ВУЗа нет ни одной нормальной описи архивной, а те, что были утверждены - по ним работать нельзяо, и я получила согласие от ЦГА их "упорядочить". Ну, в общем, это все равно что пересоставить. Отвлеклась. Так вот, когда я ныные составила опись личных студентов, окончивших .... с 1959 по 1971 гг., то я крайнимит датами всех дел ставила крайние даты документов по хронологии! И в описи в предисловии я именно так и указала, почему я это сделала. Мне все утвердили без замечаний. Но это мое мнение. Если вы будете ставить даты по приказам, то тоже, наверное, не будет это большой ошибкой. Опять же проконсультируйтесь по этому вопросу с курирующим архивом и одновременно поговорите с учебными подразделениями (проректор по УР, Учебное управление и пр.). И занесите установленное мнение раз и навсегда в Инструкцию по делопроизводству.

lemani 13.12.2011 11:21

Спасибо Нонна, что вы неравнодушны. Но не все так просто как на первый взгляд кажется. Первая проблема нашего уч. учреждения это недоработанная инструкция по д/п. Там скупо все описано о передаче дел на хранение в архив(и тем более даже этот минимум ужасно нарушают).
Вторая проблема - мы не являемся источником комплектования, но я наладила связи с обл. архивом(тем более когда-то тамошние специалисты нам читали предмет), и они мне по доброте душевной просто разложили мне логическую цепочку, которую я тут представила.
И они же дали мне образец включаемых документов, а также правила оформления и хранения л.д. студентов образцововго Хабаровского ВУЗа. но там нет четких прописанных истин по моему вопросу(т.е. что за чем следует).
Третья проблема я с ней столкнулась когда я принялась описывать все л.д. выпускников старейшего техникума с 1947 года, это работа объемная и надолго, но уже с помощниками(одна я просто зароюсь в таком бардаке) мы обнаружили проблему "крайних дат" л.д. Т.к. выяснилось что уровень д/п в те времена был ужасен, документы располагаются как попало, и не в том комплексе который принят. Поэтому приняли решение смотреть самый "ранний " документ и самый "поздний" в пределах одного дела. Но здесь можно списать на древность, низкий уровень профессионализма и т.д. А в современных л.д. должно же быть уже на уровне, тем более уже столько нормативных документов принято и есть(даже если они мало изменялись)
И опять сталкиваешься с разнобойным мнением тех сотрудников, которые наоборот должны знать д/п как никто другой, а видишь совсем другое.

Нонна 13.12.2011 11:37

нет нигде четких инструкций по поводу ведения личных дел ни студентов, ни работников. Это дело вашего руководства. Пусть они разработают инструкцию по ведению личных дел студентов. Это, кстати, потом на будущее и будет кусок общей нструкции по делопроизводству. Она должна быть обязательно. Пусть кто-то берется за ее разработку и внедрение. Хотя это равносильно практически диссертации. Ваше руководство пусть посмотрит (или вы) как дело обстоит в других вузах, возьмет себе на заметку и составит свою концепцию. Главное в этой концепции то, что важно понять главное: необхоидмо решить, какие документы должны быть обязательно. Это видно по запросам бывших студентов (проведите маркетинг) и преподавателей и др. параметрам.
Я почему так пишу детально и с душой? Да потому что у меня тоже самое в ВУЗе. и пока мы с вами за это дело не возьмемся - ничего не будет.
И еще - как это вы не являетесь ничьим источникоа комлектования??? Потому что вы - техникум (колледж),а не ВУЗ??? У нас сейчас за это в СПб взялись. В том смысле, что идет вовсю присоединение колледжей к ВУЗам по специализации

lemani 13.12.2011 11:41

Еще забыла отметить, когда я поработала первые полгода, мне зам. директора по УВР подкинул идею о Положении о л.д. студента. Я взялась за эту идею разработать, чтобы привести к какой-то одной системе формирование л.д. По примеру одной Академии Уральской мы Положение это разработали, и начали смотреть как оно работает. Людям было многое непривычно, и много чинили препятствий, я старалась контролировать исполнение. Но у каждого учр-ия специфика работы своя, и вот "обкатывая" это Положение уже выявились "-" и "+".....теперь еще и "крайние даты" добавились(к сожалению этот момент не заострен в Положении), еще на последнем совещании когда заговорили про эту учебную карточку, я перечитав Положение убедилась что сотрудники быстро забыли что многие их "идеи" уже описаны в ПОложении, но видимо или забыли или не читали внимательно. Исходя из всех наблюдений и препонов , я задумала с Н.Г. внести поправки в Положение, обсудив некоторые из них на совещании(тем более статус техникума меняется), и заодно поднимутся проблемы в недопонимании некоторых моментов д/п. Как думаете, это хороший вариант?

lemani 13.12.2011 11:44

ну в том-то вся и редиска, мы были федералами, и были сами по себе. По нам не приняли решение к кому присоединить. Теперь с Н.Г, переходим на обл. бюджет, но все также молчат по-поводу нашего присоединения. Соседний колледж присоединили к универу, а мы - техникум(уж чуть ли не единственный теперь)пока еще самостоятельны. Честно? я бы не хотела присоединения, тут такой завал, раскапывать 5 лет надо. а я одна

Нонна 13.12.2011 13:40

Вы все правильно решили

lemani 13.12.2011 13:55

спасибо за поддержку, важно обсуждать с опытными людьми. а то я там одна, хоть и учат дисциплине "архивоведение и делопроизводство"но к сожалению на практике всё запущено :(
я себя чувствую революционером, хотя тоже училась в этом же техникуме, правда тогда был препод.состав иной, сильнее......

Нонна 13.12.2011 18:28

вы из какого города?

Andrew 13.12.2011 23:38

Цитата:

Сообщение от lemani (Сообщение 9955)
Третья проблема я с ней столкнулась когда я принялась описывать все л.д. выпускников старейшего техникума с 1947 года, это работа объемная и надолго, но уже с помощниками(одна я просто зароюсь в таком бардаке) мы обнаружили проблему "крайних дат" л.д.

Уважаемая lemani, пожалуйста, не записывайте меня сразу в ретрограды и равнодушные – но в нашей профессии принцип разумной достаточности тоже имеет право на существование.

Вы – не источник комплектования, и при это тратите время на наведение образцового порядка в документах временного срока хранения, которые уже через десять с небольшим лет начнут потихоньку уничтожаться. Чем это оправдано? Эти документы столь важны и востребованы? И точные крайние даты дел 1940-50-х годов столь необходимы, что оправдывают полистный просмотр дел? IMHO ни в одной коммерческой организации Вам бы просто не позволили тратить рабочее время и другие ресурсы, если бы Вы не продемонстрировали ощутимую отдачу от этой деятельности.

Я бы, скорее, сначала добился порядка с формированием текущих дел, а затем пошёл наводить порядок от текущего дня в глубь веков, обрабатывая те дела, которым предстоит храниться дольше всего, и которые, думаю, больше будут востребованы.


Часовой пояс GMT +4, время: 11:29.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015