Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   Уничтожение документации - вопросы (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4215)

A-B 25.02.2011 12:49

Уничтожение документации - вопросы
 
Расскажите, пожалуйста, о процедуре уничтожения документов, особенно если они содержат гос- или коммерческую тайну. Кто может этим заниматься, как выглядит опись док-тов, каков минимальный срок давности?

Мне хотелось бы получить ответы конкретно по этой теме, "кусочками" встречал информацию в других ветках. Хочется по порядку.

Andrew 25.02.2011 15:31

Посмотрите вот эту статью (только имейте в виду, что недавно вышел новый Перечень типовых управленческих документов 2010 года, а Перечень для кредитных организаций несколько лет назад был отменен)
http://www.eos.ru/upload/analitica/Disposal.pdf

Анастасия Н 21.05.2011 19:09

Коллеги, подскажите пожалуйста! В акте в уничтожении документов, пишется каждый документ или можно раздел? Я пишу так (например, квитанции столько то штук, счета, столько-то штук…..) И как года писать, можно все года сразу или же по разделам разбить?

Tasha 22.05.2011 09:57

Типовая форма акта об уничтожении предполагает учет на уровне дел, и допускает возможность использовать групповые заголовки и указывать крайние даты дел.

По аналогии, думаю, можно указывать групповые заголовки для документов, имеющих один и тот же срок хранения и нормативную ссылку (например, проходящие по одной статье перечня), и диапазон дат. Если сроки или нормативные ссылки разные, то лучше разнести по отдельным графам.

Дальнейшую детализацию сведений IMHO имеет смысл делать только в том случае, если это зачем-то нужно самой организации (работая в банке, я иногда перечисляла в акте поштучно уничтожаемые досье по различным договорам – так было удобней деловым подразделениям).

Анастасия Н 24.05.2011 20:09

Скажите, а групповой заголовок указывать полность из перечня ( например, Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)???

Andrew 25.05.2011 00:36

Цитата:

Сообщение от Анастасия Н (Сообщение 8533)
Скажите, а групповой заголовок указывать полность из перечня ( например, Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)???

Групповой заголовок должен давать возможность однозначно определить, какие документы Вы уничтожили (помните, что потом акт об уничтожении, возможно, придется показывать различным проверяющим или в суде).

Если название статьи из перечня точно и полностью соответствует тому, что Вы уничтожаете - пожалуйста, можете его использовать. Если же там названо что-то лишнее, либо, наоборот, не хватает конкретности, то IMHO лучше написать свой заголовок. Не стесняйтесь советоваться со специалистами (в приведенном примере - например, с главбухом) и с юристом.

Пример: Если Вы так и напишете - "и др.", - и потом Вашу организацию потащат в суд, то доказать суду, какие из неназванных поименно видов документов Вы уничтожили, а какие нет, будет очень сложно.

Анастасия Н 25.05.2011 12:45

Скажите, а есть разница, как распределяется документы в акте, а каком порядке? Или можно начинать с любого документа? И ещё такой вопрос, каким шрифтом пишется текст акта?))

Нонна 25.05.2011 16:28

Может, лучше в том порядке, в каком они в номенклатуре идут?

Tasha 25.05.2011 17:22

Цитата:

И ещё такой вопрос, каким шрифтом пишется текст акта?
Типичная рекомендация для государственных органов - текст набирать шрифтом Times 12-14 пунктов (предпочтительнее 14), таблицы - 12 пунктов. Ну и постараться, чтобы акт был похож на типовую форму... ;)

Анастасия Н 26.05.2011 13:55

Спасибо Вам большое за подсказки, а то я недавно устроилась на работу архивариусом в государственную структуру и тут такой бардак, что даже не знаю, что и делать. Вот начала с уничтожение документов, тока их тут кипы и они все в вперемешку, то как такие считать (тома или части) если их тут пару листов может быть всего?? И тут ещё карточки единиц хранения они разве ещё нужны??


Часовой пояс GMT +4, время: 08:17.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015