Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   сертификаты и лицензии (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4661)

nadija 19.02.2012 12:37

сертификаты и лицензии
 
Добрый день! Посоветуйте,пожалуйста, как правильно сформировать в дело сертификаты и лицензии компании. Некоторые сертификаты возвратили в министерство, у нас остались нотариально заверенные копии, их также надо подшить в дело? Можно ли эти документы подшить в три прокола или их поместить в файл, нумеровать с обратной стороны? Все сертификаты и лицензии имеют постоянный срок хранения?

Tasha 19.02.2012 17:28

Я бы, наверное, на всякий случай обсудила с заинтересованными подразделениями и юристами, стоит ли подшивать действующие лицензии и сертификаты, или все-таки лучше до окончания срока действия хранить их в файликах.

Что касается сроков хранения, то вот что можно найти в перечнях:

Цитата:

Перечень типовых управленческих архивных документов содержит следующие статьи:

Ст.97 Лицензии, их дубликаты, заверенные копии - Пост. (при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов)

Ст.111 Сертификаты соответствия - Пост. (У заявителя – 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата)

Перечень научно-технической документации 2007 года, имеющий равную силу с Перечнем 2010 года, содержит следующие статьи:

Ст.354 Лицензии на право осуществления градостроительной, проектной, проектно-изыскательской деятельности* - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях, в организациях разработчиках/авторах), 5 л. (После отмены или замены лицензии - В организациях-заказчиках и эксплуатационных организациях)

Ст.833 Лицензии и разрешения на производство аэросъемочных работ - Пост.

Ст.1575 Сертификаты на продукцию и услуги (на партии семян сортов сельскохозяйственных, лесных растений, сортовой идентификации и т.д.) - 10 л.

Ст.1581 Сертификаты на продукцию производственно-технического назначения (в том числе на средства производства) - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1582 Сертификаты геодезической, топографической и картографической продукции том числе на средства производства) - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1583 Сертификаты производства - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1584 Сертификаты системы качества - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1585 Сертификаты на строительную продукцию - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1597 Сертификаты на оборудование серийного производства, партию - 10 л. ЭПК (в утверждающих/согласующих организациях и в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1586 Сертификаты на товары для личных (бытовых) нужд граждан - Пост. (в утверждающих/согласующих организациях), 10 л. ЭПК (в организациях-заказчиках), 10 л. (в эксплуатационных организациях).

Ст.1599 Сертификаты соответствия объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров - до замены новыми

Ст.1600 Сертификаты происхождения продукции - до замены новыми (в организациях-заказчиках м в эксплуатационных организациях)

Ст.1772 Сертификат (свидетельство) на право работы с опасными отходами - 5 л. ЭПК (в утверждающих/согласующих организациях), Пост. (в организациях разработчиках/авторах), до замены новыми (в организациях-заказчиках), до ликвидации организации (в эксплуатационных организациях)

Ст.1773 Лицензия на деятельность по обращению с опасными отходами - 5 л. ЭПК (в утверждающих/согласующих организациях), Пост. (в организациях разработчиках/авторах), до замены новыми (в организациях-заказчиках), до ликвидации организации (в эксплуатационных организациях)
Картина, как видите, довольно-таки пёстрая. Причем имеет значение, является ли организация получателем сертификатов, или сама их выдает.

Теперь два слова о моём отношении к этим срокам. IMHO большинство из них не основано на законе и более-менее «высосано из пальца». Я считаю, что при определении сроков хранения таких документов следует опираться на следующие принципы:
  • Срок хранения начинает отсчитываться с момента прекращения действия сертификата или лицензии, либо с момента прекращения соответствующего вида деятельности, либо с момента вывода из эксплуатации (уничтожения) соответствующего объекта.
  • Срок хранения не должен быть меньше соответствующего срока исковой давности (который в общем случае составляет 3 года; однако в некоторых случаях, например, по делам о нанесении ущерба здоровью, срок исковой давности не ограничен – соответственно, документы желательно хранить постоянно либо до ликвидации организации).
  • Срок хранения не должен быть меньше срока, прямо предусмотренного законодательными и нормативными актами. При этом следует оценить, могут ли использоваться лицензии и сертификаты для целей налогового, бухгалтерского, таможенного и т.п. учета (тогда они подпадают под соответствующие сроки давности).
  • Срок хранения не должен быть меньше, чем это нужно самой организации (включая использование этих документов в качестве информации, для целей маркетинга и т.д., а также учитывая их историческую ценность).
  • Организации – источники комплектования архивов должны также согласовывать сроки хранения с архивом.

При определении срока хранения следует учитывать и то, насколько накладным для организации будет более длительное или постоянное хранение этих документов. Кроме того, желательно изучить соответствующую судебную практику.

Во всяком случае, большинство сертификатов и лицензий вряд ли заслуживает постоянного хранения, с чем, в общем-то, согласны и авторы Перечней.

(продолжение в следующем посте)

Tasha 19.02.2012 17:29

Приведу несколько примеров законодательно-нормативных требований:

Цитата:

«Технический регламент таможенного союза ТР ТС 019/2011 о безопасности средств индивидуальной защиты» (утв. решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 г. № 878)

5.18. …Копии документов, на основании которых выдавался сертификат соответствия средств индивидуальной защиты требованиям настоящего технического регламента Таможенного союза и копии сертификатов соответствия должны храниться в органе по сертификации, выдавшем сертификат, в течение срока действия данного сертификата и не менее 5 лет после окончания срока его действия.

«Положение о порядке применения типовых схем оценки (подтверждения) соответствия требованиям технических регламентов Таможенного союза» (утв. решением Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 № 621)

24. Хранение технической документации

Процедуры хранения технической документации, включая документы, подтверждающие соответствие устанавливаются в конкретном техническом регламенте. В общем случае техническая документация, включая документы, подтверждающие соответствие на территории государств - членов Таможенного союза должна храниться на:
• продукцию - у изготовителя (уполномоченного изготовителем лица) в течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с производства этой продукции;
• партию продукции (единичное изделие) - у продавца (поставщика), изготовителя (уполномоченного изготовителем лица) в течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии.

Документы и материалы, подтверждающие результаты сертификации, хранятся в органе по сертификации, выдавшем сертификат соответствия в течение не менее 5 лет после окончания срока действия сертификата соответствия.

Вышеуказанные документы должны предоставляться органам государственного надзора по их требованию.

Федеральный закон от 12.06.2008 N 88-ФЗ «Технический регламент на молоко и молочную продукцию»

Статья 31. Обязательное подтверждение соответствия молока и продуктов его переработки в форме декларирования соответствия

4. Сертификат соответствия хранится у заявителя, а копия сертификата соответствия и документы, послужившие основанием для его получения, хранятся в органе по сертификации, выдавшем сертификат, в течение не менее чем двух лет после окончания срока его действия.

nadija 19.02.2012 18:15

Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 10458)
Приведу несколько примеров законодательно-нормативных требований:

Спасибо за обстоятельный ответ. И все же прошу уточнить : компания -получатель сертификата и лицензий на различные виды услуг , которые в настоящий момент уже не действуют. Архив согласен их взять, но как мне их оформить в дело: оставить в файлах или можно на четыре прокола, где ставить номера страниц?

nadija 19.02.2012 18:27

Цитата:

Сообщение от nadija (Сообщение 10459)
Спасибо за обстоятельный ответ. И все же прошу уточнить : компания -получатель сертификата и лицензий на различные виды услуг , которые в настоящий момент уже не действуют. Архив согласен их взять, но как мне их оформить в дело: оставить в файлах или можно на четыре прокола, где ставить номера страниц?

Tasha, посоветуйте где найти "Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Министерства гражданской авиации и подведомственных ему предприятий, учреждений и организаций" от 01.07.1984г.

Tasha 19.02.2012 19:17

Цитата:

Сообщение от nadija (Сообщение 10459)
Архив согласен их взять, но как мне их оформить в дело...?

По-моему, логично сначала спросить у архива :)

Цитата:

Сообщение от nadija (Сообщение 10459)
посоветуйте где найти "Перечень..."

Этот Перечень можно попробовать попросить здесь:
http://www.forumavia.ru/forum/9/9/72...l?topiccount=5

nadija 19.02.2012 22:47

Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 10461)
По-моему, логично сначала спросить у архива :)


Этот Перечень можно попробовать попросить здесь:
http://www.forumavia.ru/forum/9/9/72...l?topiccount=5

Спасибо за ссылку. Попробую. С уважением

Нонна 20.02.2012 07:33

данный приказ отменен, но Перечень действует в части своей специфики. Не забудьте посмотреть у себя в библиотеке. Вы в какой организации работаете? Я - в Университете гражданской авиации СПб


Часовой пояс GMT +4, время: 22:56.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015