Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Передача личных дел в гос.архив (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4556)

optimist1981 07.12.2011 19:33

Передача личных дел в гос.архив
 
1. Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации (ООО) оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем (то есть в отдаленной перспективе) можно было сразу передать их в гос.архив без (или с минимальной) дополнительной архивной обработки.
Очень важно мнение тех, кто имел практический опыт по передаче в гос.архив.
В частности:
А) если в личном деле есть ксерокопии разных личных документов - их оставить, или выбросить?
Б) в личных делах можно помещать карточки Т-2 ?
В) можно в качестве обложки оставить обычный лист А4, или нужно обязательно обложку делать из плотной бумаги и как-то делать корешок и оформлять его?
Г) последовательность, в которой документы сгруппированы в личных делах - можем делать, как удобно, это не регламентировано?
Д) если в одно архивное дело сшиваются несколько личных дел:
- титульные листы личных дел выкинуть, и сделать общий титульный лист всего дела?
- во внутренней описи дела как правильно перечислить входящие в дело документы: наименование документа + Фамилия И.О. сотрудника, к которому относится данный документ?
Е) есть ли какой-то документ, регламентирующий,какие документы должны, а какие не должны входить в личное дело при передаче в гос.архив?
Ж) титульный лист дела можно оставить в том виде, который принят в организации, или обязательно переоформлять в соответствии с "Основными правилами..."

2. Вообще, насколько реально коммерческой организации при ликвидации самостоятельно передать свои документы в гос.архив, не прибегая к услугам специализированных архивных компаний?

3. В "Перечне типовых управленческих архивных документов-2010" у многих позиций со сроком хранения "Постоянно" стоит пометка <**>, которая, как я понимаю, означает, что при ликвидации организации такие документы выборочно передаются в гос.архив. А по какому принципу происходит отбор, у каких организаций документы взять, у каких нет?

4. Возьмут ли в гос.архив дела, в которых приказы (скажем, по неоплачиваемым отпускам с 75-летним сроком хранения) сгруппированы с основаниями (заявлениями)?

Заранее благодарю за информацию.

Нонна 07.12.2011 21:46

А. НЕ НАДО!!!! НИЧЕГО ВЫБРАСЫВАТЬ!!!! Может оказаться так, что это будет единственный документ (даже в копии), а подлинник будет утрачен навсегда!!!!
Б. Т-2 сшиваются в отдельные дела по годам увольнения, внутри - по строгому алфавиту (с описью, с указанием страниц и пр.; с заверительным листом, как и все дела положено)
В. Все дела должны быть сшиты (проклеены) БЕЗ ЖЕЛЕЗА в твердую обложку!!! а сверху уже на твердую обложку помещается именно тот, так называемый, технический лист, на котором написаны все данные. Вверху наименование организации (если нужно перед этим - то Министрерство, департамент и пр.). Если в течение формирования дела предприятие меняло статус или название, то ниже пишется новое название. Это, честно говоря, обязательное условие всегда было. Потом пишется название подразделения (например, "Отдел кадров"), ниже - Дело № .... (номер проставляется по номенклатуре!). Ниже - название дела (например, личные карточки Т-2 уволенных работников за 2002 год. Ниже - Дата начала дела (01.01.2001), ниже - дата окончания дела (31.12.2002). Ниже - Срок хранения (по Перечню теперь уже 2010 года). Ниже - количесвто листов в деле
Г. Все документы в делах всегода располагаются в хронологическом порядке!!! (заялвение о приеме на работу, трудовой договор или контракт - копия, если контракты хранят отдельно; выписка из приказа о приеме и т. д - продвижения по службе, премирования, награды, копии свидетельств об окончании чего-нибудь когда-нибудь и пр. и пр.). В самом начале иногда кладут Личные листок по учету кадров
Д. Лучше так. Дело названть "Реестр личных дел сотрудников за .... год". Внутри опись: ФИО и указание на какой странице этого общего дела находятся его документы - вы же сделаете сквозную нумерацию прежде чем сошьете документ. И надо все равно сделать что-то на подобие титульных листов, чтобы дела отделить друг от друга. Например Иванов Иван Иванович (можно указать дату рождения во избежании полного тезки), далее все документы, которые относятся к нему в хронологическом порядке, потом Яблоков Яков Яковлевич - титул, чтобы отделить от Иванова и т. д. А почему дела надо сшивать???? Потому что они очень тонкие? Тогда можно сшить, конечно. Но все равно даже при таком раскладе в этом деле должны быть сшиты все личные дела за один год увольнения и строго по алфавиту.
Е. Это надо спросить у кадровиков. Они нынче любят говорить, что нет ни одной инструкции в современном кадровом делопроизводстве, которая бы гласила, что нужно заводить личные дела. Это плохо - ИМХО. Но ведь не зря же все-таки в Перечнях всех годов есть статья "Личные дела", а?
Ж. Титульный лист - это очень важная часть дела, именно по нему можно и понять, что находится внутри дела - смотрите сами, насколько он понятно оформлен. Может, лучше в некоторых случаях его пересоставить, потому что "запрещается учитывать дела только по обложке дела". Это я к тому, что ваша обложка, т.е . титульный лист может содеражать название дела, а внутри дела лежат документы, вообще никакого отноешения не имеющие к этому названию.
2. Вы у этого госархива и получите консультацию. Позовите разочек оттуда человечка - и что он вам скажет. Может, вы в состоянии собственными силами устранить недостатки.
3. Это решает гос. архив. У них заседает 1 раз в месяц очень серьезная комиссия и по подобным вопросам тоже.
4. Должны взять. Во-первых, не расшивать же, во-вторых, раньше именно так и формировались приказы - вместе с основаниями.
ФУФ.
Но я не панацея. Товарищи, выскажетесь есчо!!!

Нонна 07.12.2011 21:49

А вообще вы молодцы, - затеяли очень благородное дело!!! вы же многих людей спасете! Ох сколько же документов в 90-е полетели в помойку!!! Это я ко тому, что недавно у меня на работе благодаря документам, выданным нашим архивом, человек выиграл иск против государства! т. е. против Пенсионного Фонда!!! а Пенсионному фонду что? им плевать - у них нет денег платить, поэтому храните вы документы людей, или не храните - им все равно!!!

optimist1981 08.12.2011 17:18

уточнение
 
Нонна, благодарю за развернутый ответ.

К сожалению, уточнить информацию у гос.архива - не оптимальный вариант, т.к. у нас в организации кадровое делопроизводство по нескольким десяткам филиалов ведется централизованно в головном офисе, и сдавать, в случае чего, придется в архивы тех городов, где филиалы расположены. А я наслышан, что разные гос.архивы (несмотря на единое законодательство) любят требовать при сдаче какие-то свои "фишки", поэтому я стараюсь вывести какой-то универсальный "рецепт", насколько это возможно....

Уточнить у кадровиков тоже не лучший вариант, я хочу знать независимо от кадровиков, т.к. у кадровиков (у некоторых) зачастую наблюдается отношение к исполненным в делопроизводстве документам в стиле "собрать все книги бы да сжечь".

Сшивать личные дела в блоки личных дел я решил потому, что их в год образуется громадное количество (мне сдают личные дела уволенных за прошедший год) - в среднем штук 600 в год, и для упрощения учета и поисково-справочного аппарата проще, чтобы они были не по отдельности, а блоками, с разделением по филиалам. Все же проще управляться с 60 сшивами, чем с 600 отдельных личных дел. То есть нужно кадровику получить у меня личное дело уволенного в 2010 г. Иванова В.В., он найдет по описи дело "Филиал NN. Личные дела уволенных в 2010 г. М-Я", запросит у меня, а в нем по алфавиту найдет и нужное ему личное дело.

Хотелось бы уточнить у Вас следующее.

1. Я так понимаю, Вы оформляете личные дела именно так, как описали в своем ответе. И дела, оформленные таким образом, у Вас нормально принимали в гос.архив? Для меня это очень важно понять, т.к. есть, как говорится, некий идеал, к которому можно стремиться (сохранить все документы, которые как-то когда-то кому-то могут помочь в жизни), и есть практика сдачи в гос.архив.

2. Я правильно Вас понял, что можно при переплете дела сверху и снизу сделать твердые корочки, а корешок можно специально не закрывать? А можно, допустим, поместить дело в картонную папку, и так сшить?

3. Гос.архив обязательно требует сшивать на 4 прокола, на 2 прокола уже не возьмут?

4. Должно ли при сдаче в гос.архив дело быть опечатано в конце (то есть, когда в конце дела на обороте обложки сшивочная нить заклеена бумажкой, на которой стоит печать, подпись и написано "прошито и пронумеровано столько-то листов") - или возьмут и без этого?

5. По поводу того, что выбрасывать, что не выбрасывать... Здесь опять же возникает проблема компромисса между "сохранить все для всех", реальными возможностями человека (время, трудозатраты), занимающегося архивной обработкой (чем больше документов - тем больше сшивать, тем больше будет дел и соответственно описей, и проблемой хранения (больше дел - больше возни с их хранением, а в моем случае - у нас внеофисное хранение, за каждый архивный короб, отправленный во внешнее хранилище, идет ежемесячная оплата, а бюджет архиву выделен и перебрать его нельзя, то есть в моем случае получается - меньше документов - меньше дел - меньше затраты на хранение).
Поэтому уточняю дополнительно:
- если в деле оставить все копии личных документов, которые в нем были - гос.архив возьмет?
- если из дела удалить все копии личных документов, это не будет нарушением каких-либо нормативных требований в сфере кадрового делопроизводства. И гос.архив в таком случае возьмет?

6. Я правильно Вас понял, что если несколько личных дел объединены в одно дело, во внутренней описи можно не перечислять каждый документ, а просто перечислить пофамильно входящие в единое дело личные дела? Можно писать фамилии в формате Иванов И.И. с указанием только листов, без года рождения/увольнения (чтоб взяли в гос.архив)? Или обязательно в формате Иванов Иван Иванович, уволен в ...?

7. Если в общем сшиве перед документами каждого личного дела будет "подобие титульного листа" - они также нумеруются и учитываются о общей сквозной нумерации?

8. Если в организации не ведется номенклатура, и соответственно, на титульном листе не будет номенклатурного номера - в гос.архив без него возьмут?

Нонна 08.12.2011 20:57

ох, елки-палки. Ну и вопросов у вас. к сожалению, я бы с радостью на них ответила, но вы ищете какой-то с одной стороны усредненный вариант, с другой стороны - приближенный к идеалу. Сложная задача. Самое лучшее всю глобальную означенную проблему и все эти вопросы по пунктам задать Центральному архиву или лучше архивному комитету в вашем городе (области). Это единственно оптимальный вариант. Тогда с подробным ответом УПОЛНОМОЧЕННОГО на то органа вы сможете оформить дела, как они вам укажут и при сдаче дел в архивы на хранение везде показывать обязательно это официальное письмо-ответ!!! И тогда они не должны НЕ ПРИНЯТЬ дела оформленные так, как вы сделали, потому что вам ответил Архивный комитет. Это ведь исполнительный орган власти. Вот смотрите, например: "Положение об Архивном комитете Санкт-Петербурга

1. Основные положения

1.1. Архивный комитет Санкт-Петербурга (далее – Комитет) является исполнительным органом государственной власти Санкт-Петербурга.
1.2. Комитет проводит государственную политику Санкт-Петербурга в области архивного дела на территории Санкт-Петербурга, а также координирует деятельность исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга в указанной области.

Я сама из подобных ситуаций выходила именно так. Что я буду зря ломать голову? Я им как раз и писала: прошу разъяснить то-то и то-то. И ОНИ ОТВЕЧАЛИ!!! Чтобы было быстрее - везите письмо сами туда.

Что касается, например, закрывать ли корешок - лучше закрыть. Но ведь переплет (сшивка) оконченного дела в делопроизводстве и подразумевает вместе с корешком. Ведь без корешка вообще все развалиться быстро может.

По поводу копий документов в личных делах. Ведь что попало в личное дело, то это зачем-то нужно было? Я бы не стала ничего выбрасывать. У нас каждый год выпускается в ВУЗе по 3000 студентов. И там полно копийных документов, на основе которых их приняли в ВУЗ. Это не только копии аттестата (или диплома о среднем образовании), это может быть и св-во о рождении и пр. документы, которые дадут ему возможность льготного поступления, или получения еще каких-то льгот. Да мало ли каких документов может потребоваться учреждению, которые и являются основанием принятием его на работу (должность) и пр. и пр. Вы не представляете, как страдают те люди, которые что-то потеряли (украли, сгорело и пр.) и нигде не найти! Ну, не знаю я, что еще ответить. Вообще вы ООО, а это значит..... что вы не госучреждение, и к вам вообще особо придраться не могут, потому что вы - не источник комплектования какого-либо архива (даже при вашей ликвидации). Короче, пишите в Архивный комитет- пусть у них тоже голова болит! Не берите на себя ответственность эту полностью - пусть государство наше разделит эту ответственность вместе с вами.
Извините, уж что могла - то написала

По поводу нумерации. Нумеруется любой лист, на которм есть информация. Кроме описи и заверительного листа.

По поводу печати... если вы заверите и заклеете эту веревку листочком и сверху печатью - это не нарушение. Но насколько я помню в Правилах есть только оформление заверительного листа надписи


Часовой пояс GMT +4, время: 04:58.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015