Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Помогите не специалисту. (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4998)

krinescu 21.08.2012 22:14

Помогите не специалисту.
 
У нас в организации 14 структурных подразделений. К каждому подразделению прикреплен номер : 01-администрация; 02- служба качества; 03-бухгалтерия, и.т.д.

Организации 12 лет, архив создали сейчас, в 2012. Назначили на полставки архивариуса не специалиста в этой области. Каждое подразделение составила свою номенклатуру дел. В архив начали сдавать только сейчас документы всех лет существования организации. Приносят по мере обработки документов в подразделений. Выходит у меня в конце года должно быть 14 описей (по количеству подразделений) или к примеру =84 описей, сколько раз принесут папки, столько раз составить новую опись?

Рассмотрим ситуацию:

07-Отдел стандартизации принесли 13 комплектов документации к 13 разным приборам 20.08.12.

В номенклатуре дел Комплект документов для утверждения типа Средств Измерений

присвоен номер 07-04.

В каждом пакете разные документы: сертификаты, акты, паспорт, РЭ, ТУ и.т.д. Хранить нужно будет вечно! В тот же день составили опись, где было указанно 13 дел, с подробным описанием и внутренней описью каждого дела. На титульном листе каждого дела указываю: ДЕЛО № 07-04/01 или ДЕЛО № 01 и до 13 ? И еще вопрос: Если этот же отдел принесет через месяц другую документацию, составить другую опись?

Нонна 22.08.2012 23:28

Как-то вы очень сумбурно написали все. Не очень-то понятно. Что значит 13 комплектов документов к 13 разным приборам? "Комплект документов", наверное, все-таки должен называться не так. Ну, например, "документы (акты, паспорта, ТУ) на..... (наименование прибора)"
Далее все Документы делятся изначально по срокам хранения на:
документы постоянного срока хранения
документы по личному составу
личные дела
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения

Каждое структурное подразделение сдает отдельно по описи за каждый год (или в одной описи за несколько лет) документы именно по срокам хранения.
Например:
Отдел ".............."
Опись документов постоянного срока хранения за 2000 - 2005 гг.
2000 год

1. 07-22 Приказы по осн. деятельности. Том 1. 10.01.2000 - 30.06.2000. 125 листов. Постоянно
2. 07 -22 Приказы по осн. деятельности. Том 2. 01.07.2000 - 30.12.2000 120 листов. Постоянно
3. 07-22 Списки сотрудников, участников ВОв. 01.01.2000 - 31.12.2000 10 листов. Постоянно

2001 год
1. ............
2. .......

2002 год
1. ................
2. ..............

Точно также они же составляют опись на другой вид документов - с другими сроками хранения
Потом на основе их описей вы будете составлять свою ОПИСЬ (архивную), которая и будет основным учетным документом для всех дел!!! И именно эту опись после утверждерния ЭК или ЦЭПК (если надо) утверждает руководитель. И именно эта опись никогда не пересоставляется! В каждой вашей архивной описи, составленной на основе сдаточной описи структурных подразделений, должно быть столько наим енований дел, т. е. единиц хранения, чтобы опись была не очень толстой, чтобы ей удобно было пользоваться. Ну, естественно, хранить ее и в электронном виде. А в бумажном виде - лучше делать 2-3 экземпляра.
Вообщем, посоветуйте своему начальству отправить на учебу архивариуса, либо проконсультироваться в гос. архиве, либо почитать Правила работы ведомтвенных архивов за 1985 или 2002 год

Нонна 22.08.2012 23:37

Потом именно на основании своей архивной описи вы наносите на каждое дело шифр, например: Опись № 1 (пост), ед. хр. 55. Или Опись № 2 (пост), ед. хр 18. Или Опись № 1 (л\с), ед. хр. 50. Это делается для того, чтобы вы потом знали, куда это дело поставить на место, или тот, кто после вас будет работать. А ищете дела на стеллажах вы именно по вашим архивным описям. Все дела помещаются в коробки, на которых также наносится шифр с наименованием документов, которые там лежат. Например, на коробе можно наклеить такой ярлык: Личные дела, опись № 1 (л\д), 2000 год, ед. хр. с 1 по 15.
И в хранилище у вас стоят дела так, чтобы можно было что-то найти, т.е. по видам документов или по срокам хранения. Постояннка обычно стоит отдельно, а по личному составу: лицевые счета отдельно, приказы по личному составу отдельно, карточки Т-2 отдельно, зарплатные ведомости (если на кого-то нет лицевых счетов). Но эти документы все попадут в одну (или несколько описей), где учтены документы по личному составу со сроком хранения 75 лет

krinescu 27.08.2012 11:14

Да, сумбурно, согласна. Много вопросов в хаосе. Попробую по порядку:
В номенклатуре, структурное подразделение назвали документацию:
07-04. «Комплект документации для утверждения типа средств измерений».
Внутренняя опись состоит из следующих документов:

1.Сертификат об утверждении типа средств измерений …….№……….. от 20.05.2008
2.Описание типа средств измерений
3.Методика поверки ………
4.Акт испытаний для целей утверждения типа радиометров ...ПРИБОРА ХХХ…
5.Сопроводительное письмо……. №13-18/111111 от 21.03.2008
6.Технические условия …ПРИБОРА ХХХ…
7.Ведомость испытанных образцов …ПРИБОРА ХХХ требованиям Технических условий
8.Руководство по эксплуатации
9.Экспертное заключение о возможности опубликования
10.Программа испытаний для целей утверждения типа

И т. Д. всего 27 наименований. Это к прибору ХХХ. И так к каждому прибору, которого выпускает предприятие. Всего 13 штук (пока).
Понятно, что все документы разные, но мы не можем их разделить, потому что, все вместе они составляют информацию о приборе ХХХ. И будем хранить до тех пор, пока будет работать организация.
А может все эти документы лучше переместить в раздел Особо Ценных?

Г.С. 27.08.2012 11:45

Это просто постоянка ,а если эти средства измерения проектирует не ваша организация, то дело вообще до минования надобности

krinescu 27.08.2012 15:35

Проектируют наши сотрудники.


Часовой пояс GMT +4, время: 11:47.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015