Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   составление архивных описей (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=437)

Olia 06.08.2009 17:14

составление архивных описей
 
Согласно положения об архиве, я должна принимать дела постоянного и долгосрочного хранения, но в архив из-за отсутствия условия хранения в структурных подразделениях передаются документы и временного срока хранения (до 10 лет). Причем они составляют большую часть фонда (вх/исх корреспонденция, служебная переписка, бухгалтерские документы и др). Подскажите пожалуйста, требуется ли на эти дела составлять архивную опись (с годовыми разделами) или учет этих дел можно вести по предоставленным при сдаче описям структурных подразделений?

Ludmila 07.08.2009 17:11

Здравствуйте! Я работаю в банке, у нас передается в архив все, все дела принимайте по описям, единственное разделите лучше учет документов, т.е. ведите отдельно журнал прибытия на дела длительного хранения и еще один журнал на дела временного хранения. Составлять годовую опись на дела временного (до 10 лет) не рекомендую.

Olia 10.08.2009 11:31

Людмила, большое спасибо за совет. Так и поступлю. Книга учета поступления и выбытия документов ведется. Её форма была взята из Основных правил архивов (прил. №24). Но есть сомнения в правильности заполнения 4 и 5 граф? В графе №4"Название, номер и дата документа, по которому поступили документы" я должна вписать опись по которой получила документы, её номер и дату? А что вписывать в графу №5 "Название и номер фонда, описи поступивших документов" - надо ли дублировать номер и дату описи, которую уже указали в 4-ой графе?
Так же не могу разобраться в нумерации фондов. Я работаю в региональном отделении крупной компании. Фактически у нас сформировано три архива - 1) управленческая документация, включая дела бухгалтерии, 2)договорная документация и 3)проектная. Каждый архив ведет спец по архиву либо ответственное лицо. Я занимаюсь комплектованием первого архива - архива ДОУ. В нем хранятся документы нескольких структурных подразделений. Если я правильно понимаю, то документы каждого структурного подразделения могут фомировать собственный фонд. Например дела ДОУ поступили в архив первыми, значит это фонд №1, затем свои дела передала бухгалтерия - образовался новый фонд №2 и т.д. Или все таки фонд это более широкое понятие в рамках крупной организации. Например, фонд - это вся документация, включающая три фактически образованных архива нашего регионального отделения? И вообще нумерация фондов организации каким-то документальным образом должна фиксироваться, напр. в положении об архиве или в каком-либо другом документе? Пожалуйста, помогите разобраться в этом вопросе! Заранее благодарю.

Tasha 10.08.2009 14:45

Цитата:

Сообщение от olia (Сообщение 1760)
Так же не могу разобраться в нумерации фондов. ... Или все таки фонд это более широкое понятие в рамках крупной организации. Например, фонд - это вся документация, включающая три фактически образованных архива нашего регионального отделения?

Фонд, как правило, представляет собой документы одной организации – фондообразователя. Существуют и другие принципы формирования фонда, но они применяются значительно реже.

С точки зрения классического архивного дела, Ваш архив является частью единого архивного фонда всей организации, содержащей документы одного из её региональных отделений.

Присваивать каждому виду документации свой номер фонда, с моей точки зрения, неправильно.

Olia 10.08.2009 16:11

Спасибо. Если я правильно сделала вывод, то получается, что в учетных документах архива, где должен указываться номер фонда, я данную информацию просто "опускаю". И к примеру, архивный шифр, который наносится на каждую единицу хранения будет состоять только из номера описи и через дробь единицы хранения?
Кстати если не составлять архивную опись на дела временного хранения (до 10 лет) получается этим делам и архивный шифр не надо присваивать?
Существует еще один вопрос по размещению дел в хранилище. Действительно ли дела в архиве должны располагаться в последовательности предусмотренной описью? В нашем хранилище дела вне зависимости от сроков хранения располагаются по структурно-хронологическому принципу, и в последовательности согласно описям. Опись структурного подразделения составлялась одна на все дела - временного (до 10 лет) и постоянного хранения. Но так как на дела постоянного хранения нужно составить отдельную архивную опись возникает вопрос, обязательно ли чтобы дела временного (до 10 лет) и постоянного хранения стояли на разный стеллажах или можно оставить как есть, а в архивной описи дел постоянного хранения в примечании указать номера стеллажей и полок на которых они размещены?
Поделитесь, пожалуйста опытом. Вроде бы пустяк, а у меня получилась проблема))

Tasha 10.08.2009 16:25

Цитата:

Сообщение от olia (Сообщение 1762)
Действительно ли дела в архиве должны располагаться в последовательности предусмотренной описью?

Есть такой простой тест для самоконтроля: если Вы можете любой документ в вашем архиве найти за 5-10 минут, - значит, Ваша система работы имеет право на существование, даже если она в чём-то и отличается от классических канонов. Если нет - работу надо перестраивать (даже если всё сделано по правилам и инструкциям! :) )

Olia 10.08.2009 16:38

В том-то и дело, что могу найти за 5 минут. Работаю год в архиве, все пришлось делать с нуля. Архив начал комплектоваться при мне, сама всё расставляла. Могу любое дело найти с закрытыми глазами. Но хочется что бы работа была не "по интуиции", а по правилам. Чтобы потом не стыдно было. Теории начиталась, а вот с практикой возникают вопросы. Надуюсь на помощь форума:) За все ответы СПАСИБО!!!

Tasha 10.08.2009 17:08

Цитата:

Сообщение от olia (Сообщение 1764)
... не "по интуиции", а по правилам

Вот только... Правила работы государственных архивов и правила работы ведомственных архивов на коммерческие организации не распространяются - хотя их, конечно, можно использовать как методические материалы. :)

Ludmila 14.08.2009 05:48

Здравствуйте, если у вас есть номенклатура дел, и вы не явялетесь источником комплектования гос.архива, то можно сделать номер фонда по индексу структурного подразделения, т.е. 01. Администрация, номер фонда -01, 02. Бухгалтерия, номер фонда-02, обязательно сделайте топографию, т.е пронумеруйте стеллажи и полки, и по мере поступления документов отмечайте что и на какой полке лежит.

Ludmila 14.08.2009 05:53

Цитата:

Сообщение от olia (Сообщение 1762)
Спасибо. Если я правильно сделала вывод, то получается, что в учетных документах архива, где должен указываться номер фонда, я данную информацию просто "опускаю". И к примеру, архивный шифр, который наносится на каждую единицу хранения будет состоять только из номера описи и через дробь единицы хранения?
Кстати если не составлять архивную опись на дела временного хранения (до 10 лет) получается этим делам и архивный шифр не надо присваивать?
Существует еще один вопрос по размещению дел в хранилище. Действительно ли дела в архиве должны располагаться в последовательности предусмотренной описью? В нашем хранилище дела вне зависимости от сроков хранения располагаются по структурно-хронологическому принципу, и в последовательности согласно описям. Опись структурного подразделения составлялась одна на все дела - временного (до 10 лет) и постоянного хранения. Но так как на дела постоянного хранения нужно составить отдельную архивную опись возникает вопрос, обязательно ли чтобы дела временного (до 10 лет) и постоянного хранения стояли на разный стеллажах или можно оставить как есть, а в архивной описи дел постоянного хранения в примечании указать номера стеллажей и полок на которых они размещены?
Поделитесь, пожалуйста опытом. Вроде бы пустяк, а у меня получилась проблема))

Сделайте ярлычки , Вы же документы увязываете в связки, на ярлычках (размер 9Х15) название организации, номер фонда, № описи, номера ед. хранения, включенных в связку, № связки и срок хранения). Обязательно разделите опись,т.е. на дела с разными сроками хранения составляются разные описи, и хранить естественно лучше наразных полках, т.к. документы временные вы уничтожите, а постоянка останется


Часовой пояс GMT +4, время: 13:06.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015