Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Сроки хранения в законодательстве и нормативных актах (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=582)

Tasha 01.08.2013 23:36

Аналитика: Сроки хранения основных видов деловых документов в странах Европы
 
Аналитика: Сроки хранения основных видов деловых документов в странах Европы

11 июля 2013 года крупнейший поставщик услуг внеофисного хранения документов и информации компания Iron Mountain совместно с юридической фирмой «De Brauw Blackstone Westbroek» объявили о выходе в свет Руководства по срокам хранения в европейских странах (European Retention Guide), отражающего положение дел в 15 странах Европы: Австрии, Бельгии, Великобритании, Венгрии, Германии, Голландии, Дании, Ирландии, Испании, Италии, Польше, Румынии, Финляндии, Франции и Швеции.

В выпущенном по этому поводу пресс-релизе больше обращается внимание на результаты включенного в отчет анализа текущей практики хранения деловых документов в европейских странах (об этом я планирую подготовить отдельный пост). Однако, с моей точки зрения, именно подборка сведений о сроках хранения документов в различных странах и их сопоставление представляет наибольшую ценность. Это настоящий подарок тем специалистам по управлению документами, которые работают в компаниях, действующих на территории ряда стран, и которым, соответственно, приходится разрабатывать корпоративную политику обеспечения сохранности документов с учетом сильно различающихся национальных требований.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/blog-post_1.html

Tasha 05.08.2013 09:35

Новый Перечень для кредитных организаций
 
Меры по развитию российской экономики и банковской отрасли: Правительство говорит одно, разработчики нового Перечня для кредитных организаций делают прямо противоположное

24 июля 2013 года Президент РФ подписал перечень поручений по итогам состоявшегося 4 июля 2013 года совещания по вопросу развития банковской системы. Одно из поручений напрямую касалось вопросов управления документами:

Цитата:

Поручение Президента РФ №Пр-1707, п.1.7

7) о бухгалтерском учёте и об архивном деле в части снижения издержек банков на хранение архивных документов, сокращения сроков их хранения и увеличения доли документов, хранящихся в электронном виде.

Срок – 15 декабря 2013 г.
30 июля 2013 года Председателем Правительства был утвержден план мероприятий, направленных на повышение темпов роста российской экономики. В этом документе есть два интересных пункта, связанных с вопросами управления документами. Проекты федеральных законов должны быть подготовлены уже ко 2 декабря 2013 года!

Сейчас ВНИИДАД по контракту с Росархивом ведет разработку «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». Работа должна быть закончена к 15 ноября 2013 года (см.: http://zakupki.gov.ru/pgz/public/act...InfoId=8735419 ).

Коллеги предоставили мне возможность ознакомиться с проектом этого перечня. Анализ показал, что тот необоснованно (т.е. исходя не из требований законодательства, а из неких «мнений») практически вдвое удлиняет сроки хранения документов, - что в результате может привести к удвоению затрат кредитных организаций страны на обеспечение сохранности документов.

Удлинение сроков хранения - это лишнее бремя для бизнеса, за которое ни Росархиву, ни разработчикам никто спасибо не скажет, тем более, что этот документ идет вразрез с планами Правительства, направленными на повышение темпов роста российской экономики.

Может так получиться, что работа, за которую, согласно условиям контракта, будет заплачено 4 млн. рублей, пойдёт «коту под хвост»…

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/blog-post_9444.html

Tasha 27.08.2013 10:07

Сроки хранения для электронных документов по паспортам сделок
 
Банк России установил сроки хранения для электронных документов, создаваемых и получаемых в ходе передачи паспортов сделок в электронном виде в налоговые органы

Наши передовые ведомства шаг за шагом продолжают налаживать электронное взаимодействие со своими подконтрольными организациями, координируя при этом свои действия. Активно взаимодействуют между собой Банк России и налоговые органы.

Банком России 21 июня 2013 года утверждено положение № 402-П «О порядке передачи в налоговые органы для выполнения ими функций агентов валютного контроля паспортов сделок в электронном виде».

Положением также установлены сроки хранения всех создаваемых в процессе передачи электронных документов. Электронные паспорта сделок, направленные уполномоченным банком или территориальным учреждением Банка России в ФНС России, а также полученные ими квитанции об их принятии (непринятии) и квитанции ФНС России о получении электронных сообщений, хранятся уполномоченным банком или территориальным учреждением Банка России в электронном виде в течение одного года от даты их направления соответственно уполномоченным банком, или территориальным учреждением, или ФНС России (п.12).

Архивные файлы, направленные уполномоченным банком в территориальное учреждение Банка России, а также полученные им от территориального учреждения уведомления о принятии архивного файла (уведомления о непринятии архивного файла), хранятся уполномоченным банком в электронном виде до получения в отношении каждого электронного сообщения квитанции о принятии (непринятии) электронного паспорта сделки (п.13).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/blog-post_27.html

Tasha 30.08.2013 09:07

ФНС установила требования к хранению электронных документов, созданных или полученных
 
Федеральная налоговая служба установила требования к хранению электронных документов, созданных или полученных при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков

Приказом ФНС России от 13 июня 2013 года № ММВ-7-6/196@ утверждены «Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». В этом документе среди прочих установлены требования к хранению электронных документов.

Речь идет о документах, которыми стороны обмениваются в процессе электронного документооборота (п. 2.4.).

Отправленные и принятые электронные документы с электронной подписью (ЭП) подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими сертификатами ключей проверки ЭП (п. 6.1).

Хранилище электронных документов налоговых органов должно хранить в отношении каждого электронного документа сведения, предусмотренные «Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (п.6.2.).

Для электронных документов в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать «Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом ФНС России от 15 февраля 2012 года № ММВ-7-10/88@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.

Мой комментарий: Хотя методические рекомендации не являются нормативным документом, но к требованиям ФНС, - даже в виде рекомендаций, - организации сейчас относятся очень серьезно. Да и сами требования гораздо более четкие, чем всё, что по этому поводу до сих пор сказал тот же Росархив.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/blog-post_30.html

Нонна 10.09.2013 17:25

Мне стало известно из письма Архивного Комитета СПб, что ВНИИДАД готовит методические рекомендации по Перечню 2010 г. Кому и что известно? Когда?

Tasha 10.09.2013 21:25

Они там в Архивном Комитете ничего не напутали? План НИОКР ВНИИДАД на 2013 год (на сайте ВНИИДАД) см. http://www.vniidad.ru/Downloads/sovet/niokr2013.doc

Tasha 21.09.2013 10:08

Сведения о государственной итоговой аттестации будут храниться десять лет
 
Сведения, внесённые в федеральную и региональные информационные системы обеспечения проведения государственной итоговой аттестации, будут храниться десять лет

Постановлением Правительства Российской Федерации от 31 августа 2013 г. № 755 утверждены «Правила формирования и ведения федеральной информационной системы обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся, освоивших основные образовательные программы основного общего и среднего общего образования, и приема граждан в образовательные организации для получения среднего профессионального и высшего образования и региональных информационных систем обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся, освоивших основные образовательные программы основного общего и среднего общего образования».

Срок хранения сведений, внесенных в федеральную и региональные информационные системы, составляет десять лет. По истечении указанного срока сведения удаляются из федеральной информационной системы Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки, из региональных информационных систем - органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (п.22).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/blog-post_18.html

Tasha 21.09.2013 10:39

Сроки хранения в законодательно-нормативных актах 2013 года
 
Регламентирование порядка установление сроков хранения в законодательно-нормативных актах 2013 года

Интересная ситуация складывается с установлением сроков хранения в наших российских законах. Сразу в нескольких законодательных актах уточнен порядок установления сроков хранения, а также вопрос о том, какие государственные органы их устанавливают.

Мой комментарий: Все более число «уполномоченных государственных органов» получают полномочия по установлению сроков хранения. Я, однако, считаю спорной идею требовать от организаций самостоятельно устанавливать сроки хранения, поскольку интересы государства и интересы организаций в отношении сроков хранения документов могут существенно различаться, и если государственные органы хотят обеспечить сохранность определенных документов, то именно им и следует об этом позаботиться.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/2013.html

AlexY 29.10.2013 17:46

Срок хранения "Индивидуальных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов, сумм налогового вычета".

Ранее для этого налогоплательщики пользовались карточками индивидуального учета по ЕСН. С отменой ЕСН Пенсионный фонд и Фонд соцстраха опубликовали новую форму карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (Письмо ПФР от 26 января 2010 г. N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14 января 2010 г. N 02-03-08/08-56П).

В Главе 4, ст. 28, разделе 2 ("Плательщики страховых взносов обязаны"), п. 6 ФЗ № 212-ФЗ "О страховых взносах в ПФ, ФСС, ФФОМС РФ.." от 24.07.2009 установлено:
"обеспечивать в течение 6 лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату страховых взносов".

В управленческом Перечне 2010 года:
налоговые карточки ст. 393 (для бывшего ЕСН), 394, 495 п. - 5 лет

В Перечне ФНС (Приказ ФНС 15.02.2012) именно для индивидуальных карточек по ст. 165 установлен срок 75 лет.

Может еще в каком-то ФЗ оговорены сроки хранения индивидуальных карточек, т.к. "выбор" сроков в Перечнях смущает - непонятно какой срок все-таки будет действительно наиболее подходящим для данных док-в (т.к. неосознано следовать "золотому" правилу - чем дальше хранишь документы - тем лучше, не хочется).

Нонна 22.02.2014 09:06

Куратор нашего госархива на этой неделе поведала мне, что на заседение Архивного комитета, где подводились итоги 2013 года приехал Артизов. И он поведал коллегам, что Росархивом внесен в Госдуму законопроект о том, что документы по личному составу нужно хранить 15 лет. Я не знаю, как это воспринимать, о каких именно видах документах идет речь. Кто-то что-то об этом слышал?


Часовой пояс GMT +4, время: 19:26.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015