Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Срок хранения почтовый уведомлений о вручении (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=6170)

Branven 14.05.2014 13:12

Срок хранения почтовый уведомлений о вручении
 
Доброго времени суток, уважаемые коллеги! Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у почтовых уведомлений?

Tasha 14.05.2014 17:00

Срок хранения почтовых уведомлений, с моей точки зрения, зависит от того, насколько важно сохранить их как доказательства фактов доставки (недоставки) конкретных документов на случай споров, расследований и судебных разбирательств. Я бы предложила ориентироваться на сроки хранения переписки / документов по соответствующим вопросам. Кроме того, уведомления нередко включаются в состав дел и в результате хранятся столько же, сколько хранятся соответствующие дела.

Думаю, что было бы полезно проконсультироваться по этому вопросу с юристом организации и/или с членами экспертной комиссии.

KommE 15.05.2014 01:13

Какой интересный вопрос. Получается, что у его задавшего, почтовые уведомления хранятся вне реестров, описей документов ко вложениям? В таком случае, при отстаивании интересов организации, сами по себе почтовые уведомления - просто бумажки. Отправили такого-то числа что, номер документа какого, кому? Утеряна история отправления. Возможно, в такой организации не знакомы со службой экспедиции.

Нонна 15.05.2014 10:34

и что? у нас нет службы экспедиции. Почту отправляет канцелярия, отдельно заочный ф-т и отдельно подразделения, занимающися коммерческой деятельностью. Все уведомления мы отдаем в те подразделения, которые посылали данную корреспонденцию. В своем журнале регистрации мы всегда отмечаем подобные письма (в том числе заказные) и выписываем потом с чеков идентификационный номер для проверки доставки. Когда письмо возвращается, то мы в этом же журнале отмечаем, что письмо вернулось невостребованным и отдаем по принадлежности.
Вопрос только в том, сколько хранит информацию о заказных и письмах с уведомлением сама почта? То, что претензии или проверить по номеру доставку письма можно на сайте только в течение 6 месяцев - это факт, а дальше?

Branven 15.05.2014 15:20

Корреспонденцию в нашей организации отправляет канцелярия. Она же ведет реестр почтовых отправлений, в котором все отмечает: что, кому и когда.
Оригиналы уведомлений хранятся в канцелярии, мы их не передаем другим подразделениям (исключение составляет юридическая служба, которой оригиналы могут быть нужны для ведения судебных разбирательств).
В помещении, которое канцелярии отвели под "архив", находится свыше 30 томов с уведомлениями с 2004 года... Поэтому и встал вопрос, через какой промежуток времени мы можем со спокойной душой и чистой совестью уничтожить эту макулатуру :)

Tasha 16.05.2014 08:56

Цитата:

Сообщение от Branven (Сообщение 16355)
....Поэтому и встал вопрос, через какой промежуток времени мы можем со спокойной душой и чистой совестью уничтожить эту макулатуру :)

Проведите заседание экспертной комиссии и установите разумный срок (сроки) - например, 5 лет ЭПК. Это срок перекрывает общий срок исковой давности и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учёта. Отметка ЭПК позволяет при уничтожении выделить, если нужно, те уведомления, которые стоит хранить дольше.


Часовой пояс GMT +4, время: 15:18.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015