Правила делопроизводства в Федеральных органах...
 

В них содержится следующее положение "44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти". Кто нибудь может подсказать, что имеется в виду под электронными делами (45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.)? Папка с файлами?

Согласно Правилам, электронный документ может существовать только в СЭД (это, конечно, глупо, но так там написано). Наиболее развитые СЭД позволяют формировать электронные документы в дела и работать с этими делами (просматривать, перемещать, устанавливать срок хранения и т.д.). Эти дела виртуальные – в том смысле, что документы физически ни в какой папке не лежат, а лишь снабжены метаданными, указывающими, что они входят в состав определенного дела. Пользователь, однако, этой виртуальности не чувствует :)

СЭД попроще позволяют присвоить документу индекс дела по номенклатуре, и дают возможность увидеть все документы, которым присвоен один и тот же индекс – это тоже способ создания электронного дела.

Если же забыть об упомянутом выше странном требовании Правил, то и складирование электронных файлов в одну папку (директорию) - тоже вариант (хотя он IMHO и существенно хуже использования СЭД) создания электронного дела.

Только что с выборов. Вот скажите, пожалуйста. Уже давно написано в правилах делопроизводства, что нельзя ставить печать на подписи (или подпись на печать) - потому как не рассмотреть, кто расписывался. И нужно обязательно ставить расшифровки этих подписей. А вот на бюллетенях с маркой, печатью стоит подпись, которая из-за печати совсем не видна, и которая не расшифрована. Я долго искала тех людей (членов изб комиссии), которые поставили эту подпись. Потому что никто из присутствующих сразу мне не мог ответить, чьи же это подписи стоят на бюллетене. И вот скажите-ка, форумачне: это нарушение???

Нонна, давно уже «всё смешалось в доме Облонских». Старые правила делопроизводства с их логикой почти уже ушли в прошлое. После отмены Типовой инструкции по делопроизводству, каких-либо общеобязательных единых правил в данный момент нет, а в нормативных документах порядок проставления печати, как правило, не уточняется. Если же он все же устанавливается, то можно найти нормативные документы, требующие проставления печати (не считая комбинаций):
1) отдельно на выделенном месте
2) так, чтобы печать задевала подпись,
3) так, чтобы печать задевала должность подписанта,
4) так, чтобы печать задевала фамилию подписанта.

Если для конкретного вида документа существуют свои правила, то надо, конечно, следовать им. Если же их нет, то проставление печати поверх подписи вряд ли будет расценено в случае спора как нарушение (на самом деле, это широко распространенная практика).

Вот несколько образчиков нормотворчества:

Интересный факт. Мой курирующий архив заключил договор на хранение и комплексные другие услуги, в том числе и по контролю за делопроизводством договор с Акционерным обществом. И получается ерунда на потном масле. Я бы поняла, что раз они хранить документы собираются, то архив может проверить, например, оформление закрытых дел в соответствии с правилом делопроизводство перед сдачей в архив, ну, номенклатуру согласовать. Но согласовывать Инструкцию по делопроизводству - это ужас. Моя куратор сказала, что начальники завернули эту Инструкцию Акционерного общества, потому что там есть что-то устаревшее и пр. и пр., короче им что-то не понравилось. Ну это ж ерунда! Не может госархив вмешиваться в правила делоприозводства вообще. Мало ли что и как они ведут в текучке. Вот архивные дела, номенклатуру - можно еще, но инструкцию - ну это ж смех! Правила Д. ФОИВ ну никак к ним не относятся! Ну и что, что заключили договор! Бред какой-то.
Также как и с нашими документами. Мы хоть и государственный ВУЗ, но составлять инструкцию по делопроизводству, как они требуют в пиьсьмах в соответствии с Правилами ФОИВ - это тоже чересчур! Неужели ведомство Минобра не может сделать нормальную типовую инструкцию по делопроизводсву и дать ее всем ВУЗам??? Даже если мы подведомственны Минтрансу, и они согласовали уже свою Инструкцию с Росархивом, то мы можем, конечно, частично на нее опираться, но ведь мы ВУЗ, у нас столько специфики-сами знаете. Ну и чё? Кто это должен нормально регулировать???? Я согласна с нашей юристкой, что от нас не имеют права требовать писать инструкцию по делопроизводству в соответствии с правилами для ФОИВ. Она же права! Кто в других ВУЗах рабоает, что скажете тоже?

Акционерное общество вправе привлечь того, кого считает нужным, к налаживанию своего делопроизводства - это их право, их документы, так зачем же поднимать шум? Здесь нет никакого насилия. А что, если акционерное общество наймёт стороннего консультанта для этой цели, Вы тоже будете возмущаться? :)

Во-первых, давайте не путать самостийное вмешательство (когда архив навязывает своё узкое и/или устаревшее понимание делопроизводства источникам комплектования – скажем, вузу) - и договорные отношения.

Во-вторых, архивные документы не аист приносит в обработанном виде. Если поступать по уму, то архивисты как раз и должны бы принимать участие в налаживании процессов делопроизводства – ведь результат этих процессов в конечном итоге поступит к ним.

Это становится особенно актуальным при переходе на электронные документы, и мировая наука и практика признают, что, если не привлекать архивистов на самом раннем этапе, потом уже может быть поздно.

В конкретном случае Вашего конкретного госархива, он, с моей точки зрения, не должен вмешиваться в работу с теми видами документов, которые не собирается брать на хранение.

я к тому, что госархивы требуют от всех и каждого, в том числе и от коммерческих организаций писать инструкцию по делоприозводству в соответствии с Правилами в ФОИВ. Каждый раз на мой вопрос "разве это относятся к нам", никто не дает официальной ссылки на документ, который требует от обычных организаций (в том числе и коммерческих) следовать правилам ФОИВ. Они просто пишут письмо, что мы должны, но не ссылаются ни на какой документ

а еще при этом мне очень не только странно, но еще и обидно: они мне пишут письма, что мы должны в ВУЗе составить инстр по делопроиз как в ФОИВ, а сами (и архивный комитет, и ЦГА СПб) используют для писем старые бланки, т. е. с теми реквизитами, которых в помине быть не должно. Еще при этом на семинарах, которые ведет начальник отдела комплектования моего курирующего архива сама же и говорит, что надо так, но... на деле у них-то до сих пор все по старинке, с других требуют (КПП, ИНН, ОКУД на бланке, например). Как же можно так работать?

Если коммерческая структура заключает договор с архивом, этот вопрос она вполне может отрегулировать - кто платит, тот и заказывает музыку.

То, что архивы выставляют такие требования, совсем не удивительно - специалистов, знающих право, современные подходы к управлению документами и т.д. очень мало. Их почти нет и в Росархиве, и во ВНИИДАД - так что на поддержку с этой стороны тоже рассчитывать трудно.

Но вот вопрос: Правила делопроизводства в ФОИВ - это ведь маленький документик, в котором ничего толком и не описано. Чему же там можно, по-крупному, не соответствовать? :confused:

есть же методические требования, которым тоже требуют следовать при составлении инструкции по делопроизводству