Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   По каким правилам работать? (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=208)

Дмитрий Орлов 19.02.2009 15:28

Коллеги, не совсем понимаю, о чем спор?
 
По установлению сроков
Есть перечень 2000 года, есть перечень 2007 года по научно-технической документации. Есть федеральное законодательство (Закон об АО, закон о бухучете и т.д. и т.п.) Если срока хранения, нужного Вам, нет ни в законах, ни в перечнях, варианты следующие:
Найти "похожую" статью в перечне - хотя бы приблизительно и вынести вопрос об установлении непредусмотренных никакими документами сроков на заседание ЭК вашей организации.
Вот, собственно, и все ;)

shamilm 30.03.2009 00:39

Здравствуйте.
Закон "Об архивном деле" обязывает нас обеспечить сохранность документов архивного фонда РФ. "Перечень..." помогает нам выделить эти документы из общего массива. Им можно и не пользоваться, но закон надо соблюдать.

Евгения 04.05.2009 14:40

Боже мой, вы меня теперь еще больше запутали. Мне теперь еще и все законы надо изучить, чтобы составить собственное мнение о проблеме, а потом решить ее при консультации у юристов? Принимаются ссылки на все документы, что вы здесь упоминали, в личку отправьте, пожалуйста. Еще не откажусь от подсказки с чего лучше начинать изучать.

Tasha 04.05.2009 19:34

Уважаемая Евгения, запутанность – важный этап на пути к просветлению :)

На самом деле все законы знать и невозможно, и не нужно. Но иметь общее представление о тех нескольких основных законах и нормативных актах (точнее, о содержащиеся в них требованиях к документам), что напрямую относятся к Вашей организации, необходимо. В первую очередь в их число входят все законы «информационно-архивного» блока, а также законы о бухгалтерском и налоговом учёте. Далее – основные законодательно-нормативные акты, регламентирующие деятельность соответствующего типа организации (государственный орган, ООО, акционерное общество и т.д.). Их не так уж много!

Следующий важный момент: Ваша цель в том, чтобы документы хранились ровно столько, сколько нужно организации, но не меньше, чем требует законодательство. Это совершенно не значит, что Вы сами назначите все сроки и возьмёте всю ответственность на себя: для этого изобретен такой механизм, как экспертная комиссия организации. Ваша главная задача – организовать её работу (создать её, если нужно)!

Далее Вы, на основе своих знаний, предлагаете более-менее разумные сроки хранения (Для начала - по перечням. Рассматривайте перечни как полезные справочники, которые, однако, и неполны, и ошибки содержат, и не объясняют ряда проблемных вопросов). В случае, когда сроки в перечнях вызывают сомнение (особенно когда они неудобно большие), знакомство с законами позволяет Вам предложить и обосновать альтернативные варианты. Чем глубже Ваши знания, тем больше «подводных камней» Вы сможете заметить, подстраховав тем самым организацию; но окончательное решение будет не за Вами.

В ходе работы экспертной комиссии деловые подразделения, - которые лучше знают и собственные потребности в документах, и специфическое законодательство, - могут предложенные Вами сроки скорректировать. Эти сроки должны проверить и одобрить юристы (которые деньги получают именно за то, что знают законодательство). Акты на уничтожение должен утвердить руководитель организации, взяв, тем самым, ответственность на себя. ;)

Cris 04.05.2009 23:39

Евгения, на практике вам достаточно иметь и знать два базовых документа - Основные правила работы архивов организаций 2003 года и Перечень типовых управленческих документов 2000 года (или их более поздние модификации). Плюс к этому невредно составить номенклатуру дел, положение об архиве (несложно достать типовые для аналогичных организаций) и, согласен с Ташей, попросить издать приказ о назначении экспертной комиссии, куда должны войти сотрудники знающие документы и кто-то из руководства. Этой нормативной базы вам более чем хватит.
И не морочьте себе голову. Обязательный срок хранения подавляющего большинства документов не превышает пяти лет (кроме документов по личному составу). К тому же то, что действительно кому-то надо, вам в архив скорее всего не сдадут, будут держать у себя. Как правило каждый сотрудник, готовящий документ, знает, в течении какого срока этот документ будет актуален. Пройдите по отделам, составьте список основных документов, образующихся в их деятельности со сроками хранения. На документы, востребованные в течении длительных сроков, вам обязательно укажут.
Вы не государственное предприятие и не сдаете документы на госхранение, следовательно ваши документы - собственность вашей организации и, после пяти лет, вы впраее делать с ними все, что захотите (кроме отдельных документов, на которые вам обязательно укажут). А все остальное - суета сует.

Евгения 05.05.2009 13:30

Цитата:

Сообщение от tasha (Сообщение 1551)
Это совершенно не значит, что Вы сами назначите все сроки и возьмёте всю ответственность на себя: для этого изобретен такой механизм, как экспертная комиссия организации. Ваша главная задача – организовать её работу (создать её, если нужно)!

Знаю я эту коммиссию, она создана... не буду углубляться в эту тему, потому что им абсолютно все равно на архив.

Цитата:

Сообщение от cris (Сообщение 1553)
Евгения, на практике вам достаточно иметь и знать два базовых документа - Основные правила работы архивов организаций 2003 года и Перечень типовых управленческих документов 2000 года (или их более поздние модификации). Плюс к этому невредно составить номенклатуру дел, положение об архиве...

Эти документы я уже изучила вдоль и поперек, положение написала еще год назад, как раз основываясь на сих документах. На данный момент заморачиваюсь как раз созданием номенклатуры. Просто обидно, что положение никто даже не открыл (сужу по постоянным звонкам с вопросами), зато все подписались в том, что ознакомились с ним. Про юристов я вообще молчу. Читаю договоры и плачу, как такое можно было вообще подписывать. Вообще, складывается ощущение, что архив организации нужен только мне, ладно никто не хочет помогать, так еще и палки в колеса вставляют... Только и дождалась, что дали повышение до ИО архивариуса. Кстати, объясните, чем архивариус отличается от архивиста? Вот еще и отдел кадров со мной спорил, что в перечне профессий нет архивиста, пришлось им доказывать, что есть. Прям, хоть в курьеры уходи!

Andrew 05.05.2009 21:35

Цитата:

Вообще, складывается ощущение, что архив организации нужен только мне...
Евгения, Вам нужно убедить ключевых руководителей организации в нужности архива. Добиться этого нелегко, но без этого ничего не получится. В данной теме уже называлось несколько вопросов, которые могут заинтересовать начальство:
  • Уничтожение документов с истекшими сровами хранения - не только экономия места, но и "концы в воду" :)
  • Снятие проблем с контролирующими органами за счёт хорошо организованного хранения документов в архиве
  • "Разгрузка" деловых подразделений от бумажных завалов (в т.ч. от документов временного срока хранения)
Наверняка ведь существует какой-то "крючок", на который начальников можно подцепить!

Евгения 06.05.2009 12:15

Дело не в ключевых руководителях, те все понимают. Дело в руководителях отделов, которых почему-то не интересует общий механизм организации, кроме своего узкого участка. Они считают ниже своего достоинства заниматься сотрудничеством со мной. И сделать с этим практически ничего нельзя, потому что тут же начнуться жалобы высшему руководству, что у них и так большая нагрузка на участки, а я тут с архивом пристаю. И они получат приоритет, потому что они формируют прибыль компании, а я всего лишь "бумажки перекладываю"... Я уже смирилась с отсутствием помощи с их стороны и научилась справляться собственными силами, просто иногда доходит до обсурда... взяла себе пару курьеров в помощники, чтоб не загружать лишними мыслями отделы, так всем опять не нравится, постоянно отвлекают помощников от выполнения прямых обязанностей (все по той же причине - у них большая нагрузка на участке, а я всего лишь "бумажки перекладываю"). По сему возникает мылсь стать уже полноценным отделом организации. Только надо как-то составить план работы будущего архива, не знаю с какого конца подойти)))). И еще меня сильно мучает вопрос о работе со сторонней организацией по хранению архива. В большинстве правил и нормативов нет ничего о правилах хранения архива сторонней коммерческой организацией...

AlexGN 06.05.2009 20:20

А вот с этого момента поподробней, пожалуйста!

Tasha 06.05.2009 20:49

Посмотрите статью «Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга», Делопроизводство и документооборот на предприятии, №2, февраль 2005 г., возможно что-то полезное найдете.


Часовой пояс GMT +4, время: 22:47.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015