Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   Усовершенствование описей (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=5117)

Anna B. 01.11.2012 19:44

Усовершенствование описей
 
Здравствуйте! Помогите советом. При усовершенствовании описей дореволюционного периода надо ли включать в опись выбывшие дела (и писать в примечании "выбыло") или можно опускать их, просто указывая в итоговой записи, что дела №№ выбыли по акту от... №...? Как выглядит итоговая запись описи с выбывшими делами? "В опись внесено 11 (одиннадцать) дел с № 1 по № 14, в том числе №№ 1, 3, 4 выбыли по акту..." Если выбывшие дела можно опускать, то согласно какой методрекомендации, инстукции и т.д.? Выбывших дел около 1% от общего объема фонда. А то у нас с коллегами разногласия. Заранее спасибо.

Нонна 01.11.2012 20:53

интересно. Мне кажется, надо писать все и в "примечании" писать как раз выбыло с датой и № акта

Anna B. 01.11.2012 21:55

"В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия" (п. 3.5.6 Правил 2007). Из правил ясно, что если дело выбывает, в описи проставляется штамп "выбыло", меняется итоговая запись, но вот если эта опись усовершенствуется... Старожилы нашего архива: "мы всегда выбывшие дела не вносили...", а на вопрос, на основании чего, разводят руками... Разделы про усовершенствование в методичках по составлению описей малы. Вроде усовершенствование подразумевает: уточнение заголовков, крайних дат, перепечатка описи, составление предисловия... Ну нигде не говорится о выбывших делах!! Прямо не знаю. Я теперь эксперт ЭМК, мне описи проверять, а четкого ответа нет, методкабинета у нас в архиве нет! Помогите кто-нибудь советом!

Маksим 21.11.2012 15:21

Вы ведь делаете новую, усовершенствованную опись - зачем же вносить в нее дела, которые она не описывает? Просто старую опись, в которой выбывшие дела значились (со всеми указаниями на их выбытие и пр.), Вы обязательно учитываете в новой описи как самостоятельную единицу хранения.

Гармашев 28.02.2013 15:28

-1- Дела с пометкой "выбыло" в описи необходимы - они дают представление о имевшихся материалах.
-2- В самой описи эти дела нужно убирать из-за большого отвлечения на них внимания , занятии места и разочаровании изыскателя в тот момент , когда он "пустив слюну" видит что жизненно необходимый "лакомый кусочек" отсутствует в реалии.
-3- Необходимо дополнение к описи с включением всех "выбывших" дел.
-4- Так же необходимо указание причин "выбытия" и из-за огромного неверия в обществе в честность архивистов (к несчастью подкреплённое фактами неверие) и ради помощи изыскателю в виде "целеуказания" на дальнейшие поиски "выбывших" документов.


Часовой пояс GMT +4, время: 07:49.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015