архив на аутсорсинг
 

Добрый день, уважаемые специалисты! Хотела бы узнать Вашего мнения о плюсах и минусах передачи архива предприятия на аутсорсинг таким международным профессиональным управленцам документации как ОСГ, Айрон Маунтейн и другие. Для каких предприятий это может быть актуально, и кому лучше развивать как собственное направление.

Заранее благодарна за дискуссию!

Добрый день, Ольга,

Формы аутсорсинга бывают самые разнообразные, однако чаще всего на внеофисное хранение передается лишь часть документов, которые
1) дешевле хранить «на стороне», чем у себя,
2) требуются достаточно редко,
3) не являются правоустанавливающими и не содержат информации, раскрытие которой может сильно повредить организации.

Грамотное использование аутсорсинга помогает сократить расходы и, порой, улучшить условия хранения документов. Можно также воспользоваться помощью имеющихся у аутсорсера квалифицированных специалистов, у него же организовать уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Передовые компании оказывают и более продвинутые услуги (хранение электронных документов, обработка бумажных документов, в т.ч. в рамках оперативных деловых процессов организации, сканирование по запросу хранимых аутсорсером бумажных документов и их оперативная электронная доставка и т.д.).

Главная проблема заключается в том, что при плохо продуманном использовании аутсорсинга (даже с привлечением самой лучшей компании) расходы на хранение могут вырасти, возможны сбои в оперативной деятельности и проблемы во взаимоотношениях с регуляторами (например, в случае задержек с возвратом затребованных документов из внеофисного хранилища), и т.д. Возможны и проблемы по части информационной безопасности и защиты персональных данных.

Наиболее интересен аутсорсинг для тех компаний, которые, благодаря ему, могут освободить дорогостоящую офисную площадь от больших объёмов малонужных документов временного срока хранения, а также сократить численность персонала, занимающегося хранением документов и их технической обработкой (например, вводом в компьютер данных из форм).

Рекомендую прочитать уже старенькую, но по-прежнему актуальную статью http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...il.php?ID=9258

аутсорсинг
 

Ольга, статья, ссылку на которую выше разместила Таша, дает ответы фактически на все ваши вопросы. Это очень хорошая статья, в которой дается попытка объективно рассмотреть архивный аутсорсинг с разных сторон, в т.ч. "подводные камни" (т.к. на 99% интернет изобилует дифирамбами архивному аутсорсингу, который архивные компании поют сами себе).
Здесь очень важная фраза - "Непродуманная попытка минимизировать расходы на персонал может привести к полному развалу документационной службы, которая никогда не страдает ни от избытка сотрудников, ни от недостатка работы".
Как показывает мой опыт (я отвечаю за архивное дело в крупной торговой компании с централизованным документооборотом), наиболее выгодная для фирмы часть аутсорсинга - это экономия на хранении (так, у нас на аутсорсе 2500 архивных коробов в Москве - если бы это хранилось на офисных площадях, затраты были бы громадные, как на аренду, так и на стеллажи). Кроме хранения, мы постоянно заказываем у них услугу вывоза и привоза нужных коробов в офис. А вот что касается других услуг, например поиска документ и его отправка в эл.виде, индексирование документов, сшив и составление описей - расценки такие, что даже непонятно, каким компаниям их потянуть - разве что Газпрому !? - поэтому мы ими не пользуемся.
Таким образом - на мой взгляд, наиболее эффективная схема - в компании должен быть человек, ответственный за архив и за такой блок работ, как составление описей, электронный учет дел, прием дел, сшивку и упаковку их в короба, и за взаимодействие с аутсорсинговой компанией, а короба с делами в хранилище аутсорс.компании.
При этом, как показывает практика, огромное значение имеет:
- чтобы сотрудники набивали короба делами до макс.уплотнения (т.к. чем больше дел в коробе, тем меньше у вас будет коробов и тем меньше затраты);
- в один короб должны размещаться дела с одним и тем же сроком хранения;
- в один короб должны по возможности компоноваться дела, относящиеся к какой-то одной теме или направлению хоз.деятельности

Также нужно тщательно изучать договор, т.к. могут быть всякие подводные камни вроде огромного штрафа за досрочное расторжение договора, и т.д.

Коллеги! Наша компания - крупнейшая федеральная продовольственная сеть , в прошлом году заключила договор с компанией Айрон Маунтен на вне офисное хранение документов. После заключения договора мы столкнулись с тем, что сотрудники компании имеют достаточно низкую квалификацию и описи , составленные ими , имеют массу неточностей и ошибок. В процессе работы с описями, мы выявляли эти ошибки и указывали на них администрации компании. Однако наши замечания были встречены в штыки Директором по развитию бизнеса данной компании. В связи с огромным документооборотом и загруженностью заявками , проверками, сверками мы , к сожалению, не имеем возможности сами описывать текущую документацию. Коллеги ! Отдавая документы на вне офисное хранение очень внимательно смотрите на сотрудников компании, которые направляются к Вам на работу по обработке документов , на то как они прислушиваются к Вашим требованиям и рекомендациям и обязательно обращайте внимание на качество их работы.