Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   электронный архив. основные понятия (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4565)

katelu 12.12.2011 13:28

электронный архив. основные понятия
 
Добрый день!
Коллеги, очень хотелось бы разобраться с темой создания электронного архива на предприятии.
Как молодой специалист (делопроизводитель), перед которым данная задача поставлена, хотелось бы для начала разобраться в теме, начать с азов.
Не могли бы Вы посоветовать надежные источники информации по теме, буду благодарна и за ссылки на нормативную базу.
Спасибо!
С уважением, Екатерина

Tasha 12.12.2011 20:26

Уважаемая Екатерина,

Первое, с чего Вам стоит начать – это с точной постановки задачи, поскольку под «электронным архивом» каждый сейчас понимает своё. В зависимости от Ваших потребностей, и решения могут быть совершенно разные.

Ответьте себе на следующие вопросы:
1) Что в этом архиве будет храниться? Незаверенные копии бумажных документов, заверенные копии (каким конкретно образом?), или же электронные подлинники? Попадет ли в этот архив отчётность, сдаваемая Вашим предприятием в электронном виде, или документы, связанные с проведением электронных торгов, или электронных бухгалтерские первичные документы, электронные счета-фактуры и т.п.?
2) Собираетесь ли Вы использовать материалы из архива в качестве доказательств в суде или в случае расследований?
3) Сколько времени (максимум) планируется хранить заверенные копии и подлинники? Каким образом будет осуществляться проверка Э(Ц)П после завершения срока действия сертификатов (обычно спустя год)?
4) В какой отрасли работает Ваше предприятие, какая его форма собственности? Какой государственный орган (органы) является для Вашего предприятия регулятором?
5) Требуется ли от создаваемого ресурса, чтобы он работал как настоящий архив, по соответствующим правилам - чтобы велся соответствующий учет, выпускалась отчетность и т.п.?

Если создается чисто информационный ресурс, основная задача которого – облегчить доступ к информации, то проблем будет немного, в этом случае не нужно углубляться в правовые вопросы, а выбор имеющихся на рынке решений богаче.

Если же будет поставлена задача надёжного хранения электронных подлинников, то всё будет намного сложнее.

Приглашаю Вас заглянуть на мой блог http://rusrim.blogspot.com/ .

Посмотрите, что пишут в Интернете – например, среди ссылок, которые выдает вот этот поисковый запрос: http://yandex.ru/yandsearch?text=эле...приятие&lr=213


Часовой пояс GMT +4, время: 03:33.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015