Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Классификация приказов (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=455)

Евгения 01.09.2009 18:17

Классификация приказов
 
Возникла проблема с формированием дел с приказами. По перечню существует три вида приказов, у каждого свои сроки хранения. Большую часть документов я могу разобрать, но с некоторыми просто руки опускаются. Есть ли какие-то источники которые более конкретно разъясняют, как по смыслу содержимого приказа определить его направленность. Например есть Приказ об учетной политике - понятно что это по основной деятельности, но далее следуют приказы об установлении лимита кассы, лимитов по мобильной связи и т.п. - являются ли они административно-хозяйственными или все таки по основной деятельности, регулирующие учетную политику (такие приказы издаются ежегодно, есть ли в них смысл хранить постоянно или хранить их как и бухгалтерскую документацию 5 лет)?

Tasha 02.09.2009 11:51

Хочу обратить Ваше внимание на то, что в разработках Росархива (кроме пунктов перечней!) приказы всегда подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. Этой линии придерживаются многие министерства и ведомства - но не все. Выделение приказов по административно-хозяйственной деятельности, по бухгалтерии - это, если хотите, самодеятельность практиков, которым не хочется постоянно хранить заведомо малозначительные документы. Соответственно, нет и "официальных" разъяснений по поводу различий между приказами по основной и по административно-хозяйственной деятельности.

По логике, основная деятельность - это деятельность по выполнению уставных задач организации, а административно-хозяйственная - по "ведению домашнего хозяйства" организации. И, в отсутствие четких указаний сверху, организации нужно самостоятельно "отделять мух от котлет" :)

Вот ещё цитата из статьи Л.Дорониной в журнале "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, № 5:

"К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности."

"К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др."

"В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня)."

Евгения 02.09.2009 15:43

То есть ежегодные приказы об установлении лимитов на год хранить постоянно?

Andrew 02.09.2009 16:17

Учитывая наличие сомнений, данный вопрос можно решать как минимум с двух позиций:

1) Объём этих приказов небольшой, много места они не займут. Морочить себе из-за этого голову с установлением точного срока хранения нет смысла. Поэтому, хранить постоянно.

2) Если и Вы, и (что особенно важно!) Ваше руководство считаете, что эти документы нет никакого смысла хранить более пяти лет - то поставьте им 5 лет (или, для подстраховки, 5 лет ЭК), и проведите это решение через Вашу ЭК. Если юристы, бухгалтера, сотрудники деловых подразделений знают какие-то основания для более длительного хранения - пусть выскажутся. Решение ЭК утверждает руководитель организации, он и возьмет на себя ответственность.

Ludmila 02.09.2009 18:21

Например есть Приказ об учетной политике - понятно что это по основной деятельности, но далее следуют приказы об установлении лимита кассы, лимитов по мобильной связи и т.п. - являются ли они административно-хозяйственными или все таки по основной деятельности, регулирующие учетную политику (такие приказы издаются ежегодно, есть ли в них смысл хранить постоянно или хранить их как и бухгалтерскую документацию 5 лет)?

Приказы об установлении лимитов- это приказы по административно-хозяйственным вопросам, вы можете установить срок хранения 5 лет, если сильно сомневаетесь- выделите эти приказы в отдельный индекс- например- приказы по устнаовлению лимитов- 5 лет, когда истечет срок хранения, если будет необходимость то можно дальше хранить.[/b]

Евгения 03.09.2009 12:27

Цитата:

Сообщение от ludmila (Сообщение 1843)
Приказы об установлении лимитов- это приказы по административно-хозяйственным вопросам, вы можете установить срок хранения 5 лет, если сильно сомневаетесь- выделите эти приказы в отдельный индекс- например- приказы по устнаовлению лимитов- 5 лет, когда истечет срок хранения, если будет необходимость то можно дальше хранить.[/b]

Примерно то же самое мне сказал аудитор, который проводит у нас сейчас проверку.

И просто уточнить. Приказы об освобождении от работы и предоставлении дополнительного выходного дня будут по л/с сроком хранения 5 лет? и тоже самое об изменении паспортных данных?

Кстати, приказы о назначении материально-ответственного лица будут храниться 5 лет после смены лица?

Ludmila 04.09.2009 12:29

Насчет приказов о смене материально-ответственного лица, их можно формировать в приказы по адм-хоз.вопросам, хранить 5 лет, а договор о мат.ответственности- он хранится 5 лет после увольнения или смены мат.лица

Насчет приказов об освобождении от работы и доп.выход.дней- я бы формировала все в 75 лет, потому что по перечню есть приказы по отпускам и командировкам- 5 лет, а все остальное следовательно в 75 лет, и смена паспортных данных тоже.

Евгения 04.09.2009 15:23

Цитата:

Сообщение от Ludmila (Сообщение 1847)
Насчет приказов о смене материально-ответственного лица, их можно формировать в приказы по адм-хоз.вопросам, хранить 5 лет, а договор о мат.ответственности- он хранится 5 лет после увольнения или смены мат.лица

Насчет приказов об освобождении от работы и доп.выход.дней- я бы формировала все в 75 лет, потому что по перечню есть приказы по отпускам и командировкам- 5 лет, а все остальное следовательно в 75 лет, и смена паспортных данных тоже.

Огромнейшее спасибо.

Марина Данилова 23.12.2010 14:47

Хочу вернуться к теме приказов. Возник вопрос: как быть с приказами вышестоящей организации? Иногда они доводятся письмами, как приложение к письму (тогда - переписка?), иногда как просто приказ (вроде как постоянка, но не по месту разработки). Вроде и по основной деятельности, но разработчик - вышестоящая организация. Что посоветуете, уважаемые?

Евгения 24.12.2010 13:06

Цитата:

Сообщение от Марина Данилова (Сообщение 7716)
Хочу вернуться к теме приказов. Возник вопрос: как быть с приказами вышестоящей организации? Иногда они доводятся письмами, как приложение к письму (тогда - переписка?), иногда как просто приказ (вроде как постоянка, но не по месту разработки). Вроде и по основной деятельности, но разработчик - вышестоящая организация. Что посоветуете, уважаемые?

Приказы вышестоящей организации хранятся до замены новыми.

Andrew 24.12.2010 15:40

Цитата:

Сообщение от Евгения (Сообщение 7730)
Приказы вышестоящей организации хранятся до замены новыми.

Откуда, интересно, такие сроки? :confused:

В Перечне формулировка совсем иная:

Цитата:

Ст.19 Перечня 2010 года:
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности - Пост. ** (Присланные для сведения - до минования надобности)

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) - 75 л. ЭПК (О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.)

в) по административно-хозяйственным вопросам) - 5 л.
Если приказ прислан для исполнения, а не для сведения, то примечание к п. а) не сработает! И минование надобности - совсем не то же самое, что присылка заменяющего приказа.

Марина Данилова 27.12.2010 12:20

Ну я догадывалась... :) Спасибо!

Марина Данилова 27.12.2010 12:26

Полностью согласна с Andrew : ст.19 а) - немного не то, по-моему. Вышестоящая организация шлёт приказы для ИСПОЛНЕНИЯ, а не для сведения. То, что для сведения-, согласна, ДМН. А то, что для исполнения?

Нонна 17.05.2011 23:32

А что делать с приказами вышестоящего министерства, которае прекратило свое существование в 90- годы? Например было сначала Министерство гражданского воздушного флота, потом Министерство гражданской авиации, а теперь - это Росавиация (федеральное агенство воздушного транспорта)
То, что всякие приказы, распоряжения, дерективные письма, касающиеся деятельности организации Постоянно - это понятно, а вот присланными для сведения? Как решить это в свете проблемы о том, что первых двух министерств уже не существует? Вряд ли я найду документы, которые отменяют те или иные приказы...

Finn 12.07.2011 10:21

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 8495)
А что делать с приказами вышестоящего министерства, которае прекратило свое существование в 90- годы? Например было сначала Министерство гражданского воздушного флота, потом Министерство гражданской авиации, а теперь - это Росавиация (федеральное агенство воздушного транспорта)
То, что всякие приказы, распоряжения, дерективные письма, касающиеся деятельности организации Постоянно - это понятно, а вот присланными для сведения? Как решить это в свете проблемы о том, что первых двух министерств уже не существует? Вряд ли я найду документы, которые отменяют те или иные приказы...

Приказы вышестоящих учреждений хранятся, на мой взгляд, ДМН.
Так как эти приказы присылаются в копиях. На постоянное хранение попадут подлиники приказов, находящиеся на хранении в самом ведомстве. После утраты актуальности такие приказы хранить в организации нецелесообразно.

Andrew 12.07.2011 12:25

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 8495)
То, что всякие приказы, распоряжения, дерективные письма, касающиеся деятельности организации Постоянно - это понятно, а вот присланными для сведения?

Экспертиза ценности как раз и должна дать ответ на вопрос, имеют ли документы, присланные "для сведения" ценность для организации, или нет. Есть ряд вопросов (скажем, недвижимость; ущерб здоровью физических лиц и пр.), когда надежнее сохранить все документы, относящиеся к соответствующему вопросу.

Цитата:

Сообщение от Finn (Сообщение 8892)
Приказы вышестоящих учреждений хранятся, на мой взгляд, ДМН. Так как эти приказы присылаются в копиях. На постоянное хранение попадут подлиники приказов, находящиеся на хранении в самом ведомстве. После утраты актуальности такие приказы хранить в организации нецелесообразно.

Думаю, Вы не совсем правы, сводя вопрос к формальным признакам (подлинник/копия). В случае какого-либо конфликта, организации, возможно, понадобится показать документ, на основании которого она выполнила определенные действия или приобрела определенные права - таким документом может оказаться эта самая копия (а подлинник может и не сохраниться!). Примером служат нередкие споры по поводу недвижимости. Понятно, что документ документу рознь, и не все заслуживают сохранения, но и огульно уничтожать - тоже опасно.

При сохранении документов ввиду их исторической ценности, стоит также подумать и о том, можно ли будет впоследствии понять смысл сохраняемых документов организации в отсутствие документов, поступивших из министерства. IMHO переписку по важным вопросам всегда лучше сохранять полностью.

Finn 12.07.2011 13:55

Цитата:

Сообщение от Andrew (Сообщение 8897)
Думаю, Вы не совсем правы, сводя вопрос к формальным признакам (подлинник/копия). В случае какого-либо конфликта, организации, возможно, понадобится показать документ, на основании которого она выполнила определенные действия или приобрела определенные права - таким документом может оказаться эта самая копия (а подлинник может и не сохраниться!). Примером служат нередкие споры по поводу недвижимости. Понятно, что документ документу рознь, и не все заслуживают сохранения, но и огульно уничтожать - тоже опасно.

При сохранении документов ввиду их исторической ценности, стоит также подумать и о том, можно ли будет впоследствии понять смысл сохраняемых документов организации в отсутствие документов, поступивших из министерства. IMHO переписку по важным вопросам всегда лучше сохранять полностью.

1.Срок ДМН подразумевает уничтожение документа после утраты им практической ценности. Документы, касающиеся имущественных вопросов, в том числе и приказы вышестоящих ведомств, возможно, будут иметь ценность для организации в течение очень долгого времени, возможно даже до ликвидации организации. Реальный срок хранения будет определяться по результатам экспертизы ценности документа. Однако это не значит, что копии приказов вышестоящих ведомств будут хранится постоянно и будут поступать на гос хранение.
2. Не стоит забывать, что организация, как правило, издает свой приказ на основании распорядительного документа вышестоящего учреждения.
3. В случае необходимости всегда можно запросить копию приказа у вышестоящего учреждения или архива. Ряд документов можно получить через Консультант+ или Гарант.
4. Включение копий приказов вышестоящих учреждений в дела организации постоянного хранения - это все-таки частность. В большинстве своем копии приказов вышестоящих учреждений не имеют исторической ценности, да и практическую ценность в общей своей массе такие документы утрачивают довольно быстро.


Часовой пояс GMT +4, время: 09:46.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015