Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Архив с нуля (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=209)

Евгения 01.11.2008 15:53

Архив с нуля
 
Доброго всем времени суток!

Мне нужна помощь. Дело в том, что я в архивном деле совершенно не разбираюсь, но так получилось, что я занимаюсь архивом нашей организации. Все еще усложняется тем, что у нас вне офисное хранение по контракту со сторонней организацией, куча разных филиалов и представительств... но совершенно не систематизирован документооборот. Из методических пособий у меня только "Правила..." ВНИИДАД и "Перечень..." от Росархива 2003г. Короче, я даже представления не имею с какой стороны к этому подступиться. У меня паника... Подскажите хотя бы с чего начать и что почитать?:confused:

UPD: "Архивы России" я уже изучаю полным ходом, но здесь нет ответов на все возникающие вопросы, а их много. Интуитивно чувствую, что параллельно нужно изучать делопроизводство, но мне же не все надо знать, а что конкретно - опять же не знаю!

Andrew 01.11.2008 16:11

Предлагаю посмотреть, в частности, статьи:
  • Храмцовская Н.А. «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля», Делопроизводство и документооборот на предприятии, №11, 12, ноябрь – декабрь 2004 г., и №1, январь 2005 г., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=10560

  • Храмцовская Н.А. «Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга», Делопроизводство и документооборот на предприятии, N2, февраль 2005 г., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...il.php?ID=9258

Другие статьи этого автора: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_lib...l.php?ID=11016 (см. подразделы "Номенклатура дел и установление сроков хранения", "Уничтожение документов", "Внеофисное хранение документов" и др.)

Кое-что можно найти в теме форума про интересные ссылки: http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=21

Евгения 18.11.2008 13:48

Спасибо, то что нужно)))

Евгения 24.11.2008 17:50

На вопрос к какому гос архиву может относится наша организация так никто и не ответил... Что же мне звонить по всем, что есть в Москве? Должна же быть какая-то координация, или никто не знает?

Andrew 24.11.2008 23:06

Уважаемая Евгения, если Вы - коммерческая организация, то к архиву Вы относитесь только в том случае, если заключили с ним договор (а это можно узнать в бухгалтерии или у юристов). В противном случае Ваш жизненный путь и пути госархивов не пересекаются :)

Oumnique 25.11.2008 01:31

В Москве есть Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы) . Обратитесь за консультацией к ним.

Евгения 25.11.2008 12:40

Цитата:

Сообщение от andrew (Сообщение 1127)
Уважаемая Евгения, если Вы - коммерческая организация, то к архиву Вы относитесь только в том случае, если заключили с ним договор (а это можно узнать в бухгалтерии или у юристов). В противном случае Ваш жизненный путь и пути госархивов не пересекаются :)

То есть? Я знаю, что договор не заключался... значит мы можем безконтрольно писать свои номенклатуры и уничтожать документы без всякого согласования с госархивом?

Евгения 20.01.2009 15:18

Еще один вопрос! Мы работаем со стронней организацией, которая хранит наш архив, какие документы оформляются при передаче архива в организацию?

Tasha 20.01.2009 16:43

Евгения, а какие документы Вы сейчас оформляете, если не секрет?

Если это сторонняя организация то, в первую очередь, оформляется договор, в котором должно быть зафиксировано, что и как передается сторонней организации, её обязанности и ответственность, и т.д.

Передача и возврат документов, оформляется актами приёма-передачи, в которых с достаточной степенью детальности нужно указать, какие именно документы переданы/получены, когда и кем.

Евгения 20.01.2009 18:09

Собственно, вы практически ответили на мой вопрос. Договор, конечно же имеется, меня интересует проблема передачи на хранение, само движение. Сторонняя компания сдает нам какие-то отчеты сформированные в их БД, но для нас они не приемлемы. Мы передовали документы по приемо-сдаточным накладным, возник вопрос, а правильно ли мы оформляем документы по которым осуществляется передача. Как раз интересовало должен ли присутствовать акт передачи, как его оформлять, как оформлять накладную и нужна ли она вообще и прочие мелочи.

AlexGN 12.02.2009 01:10

Возьмите кальку с Правил работы с документами Архивного фонда, там процедура передачи в госархив прописана подробно, упростив ее, оставив описи, акты приема-передачи, вы облегчите жизнь себе и другим. Накладная - это больше бухгалтерия, а не архивное дело.
Уничтожать документы вы можете без согласования с архивом, но при наличии описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот период. Иное - нарушение.
Номенклатуру пишите какую хотите, но по составленной вами номенклатуре о вас будут судить как о профессионале (хорошем или плохом)
Еще. Тьфу-тьфу, не дай бог, конечно. Если вдруг что случится с Вашей конторой, возможна встреча с соответствующим архивом (государственным или муниципальным), здесь уже не побалуешь. Оформляйте долгосрочные документы соответствующим образом заранее, в соответствии с архивными правилами, иначе конторе придется тратиться по второму кругу (т.е. на переделку того, что Вы уже сделаете неправильно).

Евгения 24.02.2009 17:52

Спасибо за подробный ответ, вы мен показали, что двигаюсь, я в правильном направлении, потому что именно так и поступила.

Павел К. 17.03.2009 15:39

Цитата:

Сообщение от Евгения (Сообщение 1129)
То есть? Я знаю, что договор не заключался... значит мы можем безконтрольно писать свои номенклатуры и уничтожать документы без всякого согласования с госархивом?

Да, то есть нет. Согласовывать не надо. Но есть закон об акционерных обществах и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. там перечисляются документы, хранимые в обязательном порядке. помимо этого, следует руководствоваться Налоговым кодексом, законом о Бухгалтерском учете и законом Об архивном деле. Там везде есть сроких хранения отдельных категорий документов.

Евгения 17.03.2009 20:36

Цитата:

Сообщение от Павел К. (Сообщение 1389)
Да, то есть нет. Согласовывать не надо. Но есть закон об акционерных обществах и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. там перечисляются документы, хранимые в обязательном порядке. помимо этого, следует руководствоваться Налоговым кодексом, законом о Бухгалтерском учете и законом Об архивном деле. Там везде есть сроких хранения отдельных категорий документов.

Это я поняла, просто в перечне стоят пометки ЭК и ЭПК, ЭК это наша коммисия от компании, я думала, что ЭПК это коммисия от ГосАрхива. Но в большинстве своем даже с пометкой ЭПК есть срок хранения. Вопрос в том, что можно ли не обращать на эту пометку внимание, если срок хранения истек или по истечении срока хранения, отдавать на проверку ЭПК? Может я что и путаю:rolleyes:

Andrew 18.03.2009 12:42

В указаниях по применению Перечня управленческих документов 2000 года есть пункт:
2.8. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.


Аналогичный пункт есть в указаниях по применению перечня НТД 2007 года.

Таким образом, если Вы не являетесь источником комплектовния госархивов, то можете не обращать на эту пометку внимания (но она Вам подсказывает, что такого рода документы все-таки хорошо бы провести через ЭК организации)

Евгения 18.03.2009 13:50

Цитата:

Сообщение от Andrew (Сообщение 1392)
Таким образом, если Вы не являетесь источником комплектовния госархивов, то можете не обращать на эту пометку внимания (но она Вам подсказывает, что такого рода документы все-таки хорошо бы провести через ЭК организации)

Спасибо Вам большое, именно это меня и смущало, а теперь нет никаких сомнений)


Часовой пояс GMT +4, время: 07:08.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015