Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   оформление годового раздела описи (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4944)

Viktoriya 25.07.2012 15:39

оформление годового раздела описи
 
Уважаемые коллеги! Разъясните пожалуйста следующее. Нужно ли к годовому разделу описи, составляемой в организации, составлять помимо итоговой записи к данному годовому разделу еще и сводную итоговую запись по всей описи, если данная опись еще не закончена.

SDrokov 26.07.2012 00:41

9999
 
Ответ зависит от соответствия рекомендациям Вашего куратора в лице гос/муни/архива, чьим источником комплектования которого являетесь. А так, в заголовке выведено число "закрытия" раздела и перехода на 2-й номер (речь идет по основной деятельности)

Viktoriya 26.07.2012 11:37

Мне не очень понятен Ваш ответ, но все равно спасибо. Дело в том, что в новых Правилах (М.,2007) в 3.5.6. утверждается, что "к каждому последующему годовому разделу, тому, в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись", помимо итоговой записи годового раздела. А в приложении №8 к Правилам эта сводная итоговая запись не указана. Как быть? Возможно, сводную итоговую должны составлять уже в архиве, при приеме очередного годового раздела?

SDrokov 26.07.2012 23:26

Извините, что невнятно написал. Сводная итоговая запись к годовому разделу сводной описи дел постоянного срока хранения по основной деятельности, содержащему общее количество ед. хр. близкое к цифре 9999, завершается сводной итоговой записью в целом по годовому разделу.

Если честно, то я не встречал практики составления годовых разделов постоянки в источниках комплектования, которые насчитывали бы 9999 ед. хр. Как правило, ограничиваются исключительно ОРД, капелькой чего-то и все! То есть % 30 от ожидаемого подтверждения деятельности организации.

Чего уж говорить про годовой раздел сводной описи дел по личному составу, которая составляется с нарушением рекомендуемой последовательности комплексов документов, и, как правило, забывая включить Документы и материалы о награждении, Производственный травматизм.

Я думаю, что Вы излишне беспокоитесь. Все равно же, наверняка, порядковые номера по годовому разделу на обложках дел выставляете карандашом? Так, по результатам консультаций кураторов от гос/муни/архива, не будет составлять особого труда в быстром переоформлении.

А чтобы снять беспокойство насчет сводной итоговой записи - включите ее табличную форму, и не заполняйте (или карандашом при выводе на печать). Если кураторы заметят - исправить всегда же можно. К тому же кураторам будет приятно...

Viktoriya 27.07.2012 13:53

Спасибо большое за разъяснения


Часовой пояс GMT +4, время: 03:06.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015