Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Вопрос по архивной описи дел постоянного хранения (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=5002)

Троеборец 23.08.2012 11:22

Вопрос по архивной описи дел постоянного хранения
 
Добрый день. Закрнчил разбирать дела постоянного срока хранения в архиве. Оказалось,что есть приказы по основной деятельности аж с 1991 года.
Вношу их в годовой раздел описи за 1991. А вот что писать в графе индекс дела? Номер по номенклатуре этого года можно поставить? Ведь номенклатур дел за те года нет уже.....

Троеборец 23.08.2012 11:41

И сразу еще вопросы. Есть годовые бухгалтерские отчеты за теже 90е года филиалов предприятия,которые уже упразднены и реорганизованы. Относились они по номенклатуре к "06-Главная бухгалтерия". Теперь такого подразделения нет, есть "06-Управление учета внутрихозяйственной деятельности". К какому подразделению правильнее будет отнести теперь эти годовые отчеты в годовом разделе соответствующих 90х годов при составлении описи? И можно ли проставить индексы этих годовых отчетов по номенклатуре 2003 года,так как более ранние номенклатуры не сохранились.....?

Нонна 23.08.2012 20:51

ести нет у дела номера (индекса) дела, то не надо в этой графе вообще ничего ставить!

Нонна 23.08.2012 20:56

нельзя ставить по новой номеклатуре индексы для дел прошлых годов! Это не соответствует действительности.
Даже если и нет такого подразделения - сколько у вас должны хранится эти отчеты? - Ведь постоянно??? Так в тех 90-е годах они и будут стоять вместе с делами постоянного срока хранения, а в архивной описи они должны стоять в 90-х годах именно в наименовании того подразделения, как оно и именовалось тогда! Ведь именно по описям (если, например, не сохранилась номенклатура) можно узнать состав подразделений. организационную структуру в определенные года, потому что практически все подразделения что-нибудь в архив да сдают

SDrokov 24.08.2012 00:34

ХОЗУ одолело бухов?
 
«Годовые бухгалтерские отчеты за те же 90е год[ы] филиалов предприятия» должны храниться по месту дислокации филиалов. Там, по месту дислокации, они были постоянного срока хранения и подлежали передаче на госхранение в соответствующий госархив. По месту же головной организации такие отчеты присылались для подкрепления некоторых строк сводного баланса. Сводные балансы организации за указанные годы у Вас имеются? Если – да, то «томища» филиалов – макулатура. Если – нет, то постоянка.

Ничего страшного в отсутствии номенклатурных индексов за предшествующие годы нет. В сводном годовом разделе описи дел постоянного срока хранения (на годовой раздел, кстати, Вы не написали общую хронологию: год, трехлетка, пятилетка) и так сойдет – без индексов. Помните, выставляя индексы, вы заявляете наличие сводных номенклатур (согласованных с госархивом и утвержденных руководителем или его замом), имеющих постоянный срок. «Подставлять» индексы не следует, в случае проверки есть опасность «подставить» бухгалтерию. Вам это надо?.. Впрочем, в Вашей организации, судя по названию «06-Управление учета внутрихозяйственной деятельности», бухгалтерия отсутствует что ли? Или в ранге отдела? Какая красота: бывшие хозушники «положили на лопатки» бухгалтеров… :p

Троеборец 24.08.2012 10:11

Цитата:

Сообщение от SDrokov (Сообщение 12099)
«Годовые бухгалтерские отчеты за те же 90е год[ы] филиалов предприятия» должны храниться по месту дислокации филиалов. Там, по месту дислокации, они были постоянного срока хранения и подлежали передаче на госхранение в соответствующий госархив. По месту же головной организации такие отчеты присылались для подкрепления некоторых строк сводного баланса. Сводные балансы организации за указанные годы у Вас имеются? Если – да, то «томища» филиалов – макулатура. Если – нет, то постоянка.

Ничего страшного в отсутствии номенклатурных индексов за предшествующие годы нет. В сводном годовом разделе описи дел постоянного срока хранения (на годовой раздел, кстати, Вы не написали общую хронологию: год, трехлетка, пятилетка) и так сойдет – без индексов. Помните, выставляя индексы, вы заявляете наличие сводных номенклатур (согласованных с госархивом и утвержденных руководителем или его замом), имеющих постоянный срок. «Подставлять» индексы не следует, в случае проверки есть опасность «подставить» бухгалтерию. Вам это надо?.. Впрочем, в Вашей организации, судя по названию «06-Управление учета внутрихозяйственной деятельности», бухгалтерия отсутствует что ли? Или в ранге отдела? Какая красота: бывшие хозушники «положили на лопатки» бухгалтеров… :p

Насчёт томищ-сильное преувеличение :) там их всего-то одна полка длиной полметра :)
Насчёт годового раздела,кстати,тоже вот вопрос. У меня за 1991-1996 года получается по три-четыре дела в каждом году. Вся архивная опись "постоянки" составит дел 150-200 за период 1991-2011 годы. Есть ли смысл дробить такую опись на пятилетки? Может оставить одну за 20 лет и всё?
По бухгалтерии)))))) Управление учёта и анализа внутрихозяйственной деятельности - это и есть у нас бухгалтерия. Название только хитро-мудрое стало. А смысл тот же.
Насчёт индексов всё ясно,как день,спасибо Вам и Нонне. Получается,если нет номенклатур,я не могу определить не только индексы,но и названия подразделений,к которым принадлежали дела. Соответственно,я не могу в 90х годах разбить годовой раздел по подразделениям и пишу все дела в одну кучу,скажем,в алфавитном порядке. Так получается?

SDrokov 25.08.2012 00:10

Летопись
 
«Может оставить одну за 20 лет и всё?»

Так на то и сводный годовой раздел, который выстраивается за период. Хотите за 20 лет, нет проблем, при условии правопреемства источника комплектования. А Вы уверены, что в 1991 это была та же организация? У нас в 1991 страна изменилась!

Внутренняя архитектура годового раздела должна соблюдать хронологию, вбирая в себя постоянку на определенный год (хоть одно дело), но под годом. Это удобно на случай внезапно выявленных дел постоянки для их привязки в дополнительном годовом разделе на определенный год.

«Получается, если нет номенклатур, я не могу определить…»

А Вы уверены в том, что сводные номры отсутствуют в гос/муни архиве? Выясняли? Прям пугаете… 90-е годы характеризовались активной деятельностью практически всех госархивов в поисках подработки. Они не слезали с шей источников комплектования, доили их по мере возможности. Причина проста – задержка с зарплатами. И как это вашей организации удалось отвертеться от удоев? Сомневаюсь. Выясните в госархиве.

«Соответственно, я не могу в 90х годах разбить годовой раздел по подразделениям и пишу все дела в одну кучу, скажем, в алфавитном порядке».

В делах, которые Вы систематизировали, имеются документы. В этих документах включены наименования структурных подразделений. Их явственно видно из шапок и подписантов. Чем не источник, вместо алфавита? По аналогии первой имеющейся сводной номры можно выстроить предшествующую последовательность подразделений. Следует описать данный ход в предисловии к год разделу сводной описи дел.

Не забываем, составление год раздела – творческий процесс, но полностью зависимый от наличия или отсутствия истории организации. Может так статься, что вместо одного год раздела за 20-летие, придется составлять 3-4 год разделов на 3-4 организации.

Вам выпала удача – стать летописцем организации…

P.S. А чтобы не уподобиться в летописца-монаха, вооруженного лучиной и гусиным пером, истребуйте-ка с ИТ-подразделения всю документацию, описывающую внедряемые и использующиеся системы автоматизации. Вооружитесь Перечнем документов... образующимся в ... производственной деятельности организаций, одобренным Минюстом РФ. Заодно пощекотите и безопасников, жирующих на трех притопах и трех прихлопах, посвященных ЭЦП. Возглавте крестный ход во имя истории организации... Слабо?

Нонна 25.08.2012 09:12

Совершенно согласна, покопайтесь в гос.архивах насчет номенклатуры. Да и своих стареньких надо поспрашивать поподробнее. Кстати, поищите в свое постоянке штатное расписание за каждый год. Можете при составлении архивной описи от нее плясать, тем более штатное расписание каждый год утверждалось, и этот документ постоянного срока хранения

Троеборец 27.08.2012 09:21

Цитата:

Так на то и сводный годовой раздел, который выстраивается за период. Хотите за 20 лет, нет проблем, при условии правопреемства источника комплектования. А Вы уверены, что в 1991 это была та же организация? У нас в 1991 страна изменилась
А обязательно составлять на каждую организацию?
Вот тут: http://forum.rusarchives.ru/showpost...8&postcount=13 указана "мутация" нашей организации. Решили,что фонд будет один. А опись внутри фонда делать на каждую организацию отдельно?

Цитата:

Внутренняя архитектура годового раздела должна соблюдать хронологию, вбирая в себя постоянку на определенный год (хоть одно дело), но под годом. Это удобно на случай внезапно выявленных дел постоянки для их привязки в дополнительном годовом разделе на определенный год.
Вы немного не поняли. Я имел ввиду,что можно ли сделать одну опись с 20 годовыми разделами,а не 4 описи с 5ю годовыми разделами в каждой?
«Получается, если нет номенклатур, я не могу определить…»

Цитата:

А Вы уверены в том, что сводные номры отсутствуют в гос/муни архиве? Выясняли? Прям пугаете… 90-е годы характеризовались активной деятельностью практически всех госархивов в поисках подработки. Они не слезали с шей источников комплектования, доили их по мере возможности. Причина проста – задержка с зарплатами. И как это вашей организации удалось отвертеться от удоев? Сомневаюсь. Выясните в госархиве.

«Соответственно, я не могу в 90х годах разбить годовой раздел по подразделениям и пишу все дела в одну кучу, скажем, в алфавитном порядке».

В делах, которые Вы систематизировали, имеются документы. В этих документах включены наименования структурных подразделений. Их явственно видно из шапок и подписантов. Чем не источник, вместо алфавита? По аналогии первой имеющейся сводной номры можно выстроить предшествующую последовательность подразделений. Следует описать данный ход в предисловии к год разделу сводной описи дел.

Не забываем, составление год раздела – творческий процесс, но полностью зависимый от наличия или отсутствия истории организации. Может так статься, что вместо одного год раздела за 20-летие, придется составлять 3-4 год разделов на 3-4 организации.

Вам выпала удача – стать летописцем организации…

P.S. А чтобы не уподобиться в летописца-монаха, вооруженного лучиной и гусиным пером, истребуйте-ка с ИТ-подразделения всю документацию, описывающую внедряемые и использующиеся системы автоматизации. Вооружитесь Перечнем документов... образующимся в ... производственной деятельности организаций, одобренным Минюстом РФ. Заодно пощекотите и безопасников, жирующих на трех притопах и трех прихлопах, посвященных ЭЦП. Возглавте крестный ход во имя истории организации... Слабо?
Про номенклатуры спрошу,спасибо за совет. Но дохлый номер,думаю.

Про крестовый поход улыбнуло :) Но не забывайте чем оканчивались все крестовые походы)))))

Троеборец 29.08.2012 10:10

[B]
Цитата:

Сообщение от Троеборец (Сообщение 12128)
А обязательно составлять на каждую организацию?
Вот тут: http://forum.rusarchives.ru/showpost...8&postcount=13 указана "мутация" нашей организации. Решили,что фонд будет один. А опись внутри фонда делать на каждую организацию отдельно?



можно ли сделать одну опись с 20 годовыми разделами,а не 4 описи с 5ю годовыми разделами в каждой?

Прошу прощения,но может кто-то сможет прояснить мне два вопроса выделенных выше?

ПС-крестный ход перепутал с крестовыми походами,а точнее прочитал неправильно. Стыд и позор мне.))

klen2066 10.10.2012 12:25

Добрый день, коллеги. Поделитесь, пожалуйста, ссылкой, где можно "скачать" "Составление архивных описей. Методические рекомендации", ВНИИДАД. М., 2003. Спасибо.

Маksим 10.10.2012 13:30

Цитата:

Сообщение от klen2066 (Сообщение 12549)
где можно "скачать"

Вот здесь можно купить издание 2007 г.:
http://www.alib.ru/find3.php4?tfind=...EF%E8%F1%E5%E9
:)

Tasha 10.10.2012 14:14

Скачать (издание 2007 года, файл в 35 Мб) можно здесь: http://letitbit.net/download/99577.9...99569.pdf.html
(приходится нажимать кнопки "Download on low speed" и "Спасибо, не надо" - порой запрятанные где-нибудь внизу страницы. Но у меня после нескольких попыток получилось!)

klen2066 10.10.2012 21:46

Maksим, спасибо. Tasha, спасибо, у меня тоже все получилось!

klen2066 22.10.2012 04:52

Архивная опись
 
Уважаемая Tasha. В Методике составления описей есть фрагмент описи по личному составу АООТ "Алтай книга" (стр. 54-55) за 1966-1968 годы, а сведения в ней (описи) представлены по структурно-номинальному признаку за 1968-1996 годы. Сведений за 1966 год вообще нет. Как так? Я понимаю, что это только фрагмент "Описи за 1966-1968 годы", но почему же тогда в этом фрагменте присутствуют дела 1991, 1996 года? Помогите разобраться. Спасибо огромное.

Tasha 22.10.2012 07:48

Как Вы понимаете, в 1966-1968 годах никаких акционерных обществ в природе не существовало. Соответственно, опись изготовлена не в советское время, а где-то в районе 2000 года. Скорее всего, в тексте допущена техническая ошибка в названии описи – опись, наверное, покрывает 1966-1998 годы.

klen2066 24.10.2012 12:56

Tasha, спасибо. Вопрос переходящих дел при составлении описей дел постоянного хранения так и остается актуальным. Жаль, что в Методике в отношении учета переходящих дел нет четких рекомендаций. В Методике (г. Пермь) выделен абзац, посвященный таким делам. Однако, о том, включать их в нумерацию или нет - ни слова. По логике, порядковый номер таким делам не присваивают (ведь они были учтены при заведении). Кроме того, в конце описи делается запись следующего содержания: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ________год, дела № _____". Но никак не возьму в толк, какие такие "документы за данный год" (?) см. также..." Или опять ошибка в окончаниях слов или предлог пропущен?


Часовой пояс GMT +4, время: 23:43.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015