Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Новые правила и переписка (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4103)

соцзащита 11.11.2010 17:42

Новые правила и переписка
 
Здравствуйте, уважаемые форумчане. Пишет Вам целый коллектив госслужащих, занимающихся (по мере сил и возможностей) делопроизводством и архивным делом. Вышли новые Правила. Читаем. Изумляемся. Паникуем. Не знаем, что делать. Пытаемся сформировать новую номенклатуру. Не выходит ничего. Дело в том, что никаких "типовых" или "примерных" номенклатур вышестоящая наша нам никогда не дает. Мучаемся сами. Объясните нам, пожалуйста, зачем в новом Перечне столько дел с перепиской разного характера. Получается, каждое письмо в отдельную папку надо шить. Это неудобно в нашей ситуации. У нас несколько структурных подразделений внутри организации (т.е. они не юр.лица), и каждое имеет свой номер в номенклатуре. Например, наш номер в структуре министерства - 13. Номер структурного подразделения нашего - например, правового отдела, - 03. Номер дела "переписка с министерством" в номенклатуре этого отдела - 27. И если этот отдел готовит письмо в министерство наше, то второй экземпляр этого письма подшивается в дело 13-03-27 "Переписка с министерством" вне зависимости от того о чем оно. Т.е. у нас смешанно-децентрализованное делопроизводство: регистрация документов производится в службе ДОУ согласно резолюции руководителя, затем подлинники передаются по роспись в регистрационной карточке в поразделение, и далее они подшиваются и хранятся до сдачи в архив не в службе ДОУ, а в подразделениях. На этом настаивают начальники подразделений. Любят подлинники документов иметь под рукой. А если мы оставим у себя, как было, т.е. в каждом структурном подразделении 4 дела с перепиской: 1. Переписка с органами государственной власти 2. Переписка с вышестоящей организацией. 3. Переписка с прочими организациями. 4. Документы по рассмотрению обращений граждан. Т.е. будем из нового Перечня использовать только ст. 32,33,35 (5л.ЭПК) и ст.183 -а(Пост.) и б(5л. ЭПК). Неужели это будет нарушением??? Помогите.

Finn 12.11.2010 10:47

Вы можете формировать ваши дела так как считаете нужным, если только это не противоречит нормативным документам. Посмотрите Приложение № 21 к п.3.5.2 Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, там оговаривается порядок формирования дел.
По моему мнению, наличие большого количества статей для переписки в Типовом перечне не означает, что вы должны использовать их все. Можно использовать и обобщенные заголовки для переписки с одинаковым сроком хранения, если вам так удобно.

Andrew 12.11.2010 10:49

Цитата:

Сообщение от соцзащита (Сообщение 7502)
Объясните нам, пожалуйста, зачем в новом Перечне столько дел с перепиской разного характера. Получается, каждое письмо в отдельную папку надо шить. Это неудобно в нашей ситуации.

Насколько мне известно, Перечень служит для установления минимальных сроков хранения документов. Он не является нормативным документом, определяющим порядок формирования документов в дела.

К примеру, если вы для нескольких видов документов по перечню установите единый срок хранения, который будет не меньше самого долгого из сроков, установленных перечнем, и сформируете эти документы в одно дело, - требования перечня нарушены не будут.

Желательно, чтобы применяемый Вами порядок формирования документов в дела был зафиксирован в Ваших внутренних нормативных документах.

Являетесь ли Вы источником комплектования какого-либо архива? Если да, то способ формирования документов в дела имеет смысл согласовать с архивом, он ведь тоже заинтересованная сторона – ему потом с этими документами работать гораздо дольше, чем Вам. Если же Вы не являетесь источником комплектования, то и проблем у Вас практически нет – важно лишь не нарушать законодательно-нормативные требования к формированию дел (там, где они есть), и соблюдать положения собственных нормативных документов.

В любом случае, полезно самим себе ответить на вопрос: даже если Вы что-то там и нарушаете, то кто и как сможет Вас наказать? Задайте этот вопрос юристу Вашей организации.

Нонна 17.05.2011 23:22

подскажите еще, пожалуйста, мудрые люди, какую самую хорошую литературу можно почитать по поводу делопроизводства на современном этапе - этакий "кодекс" для заведующей канцелярии, очень прошу!

Tasha 17.05.2011 23:30

Рекомендую познакомиться с материалами, которые на своих сайтах размещают наши профильные журналы:

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
http://delo-press.ru/magazines/documents/

«Секретарь-референт»
http://www.profiz.ru/sr/

«Современные технологии делопроизводства и документооборота»
http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/

Спрашивайте конкретно, - какие темы интересуют, постараемся помочь. :)

Нонна 18.05.2011 00:12

по электронке

Нонна 18.05.2011 07:02

чтобы не засорять данную тему попроошу ответить по электронке


Часовой пояс GMT +4, время: 02:32.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015