Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Переходящие дела в описи дел (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4349)

Марина Данилова 07.07.2011 16:39

Переходящие дела в описи дел
 
Привет! Есть вопрос - не могу найти ответ в законодательстве. Никогда раньше не отражали в описи переходящие дела. Где можно прочитать как это правильно сделать? Что тогда писать в акте приёма дел в архив(ведомственный)? Разве не логично было бы не заморачиваться на эти дела? Ведь в архив идёт то, что уже закончено делопроизводством! Всё, что мне попалось по этой теме ссылается на оформление номенклатуры дел, а мне нужны описи. Спасибо.

Tasha 07.07.2011 19:23

Проблема с переходящими делами при архивном хранении заключается в том, чтобы оформить описи таким образом, чтобы быстро и без проблем найти необходимое дело. Поэтому эти дела указываются в каждом годовом разделе описей, и дается ссылка, в каком году оно завершено. Если этого не делать, то дело в описи могут просто не найти. Это отражено в существующих нормативных и методических документах.

Цитата:

Приказ МВД РФ от 05.09.1995 № 345 "Об утверждении Наставления по архивному делу во внутренних войсках МВД России"

3.2.10. … Не законченные производством (переходящие) дела вносятся в раздел описи дел по году их заведения и во все последующие разделы описи без указания порядкового номера. В этом случае в графе "Примечание" делается отметка: "См. д. N ___". Порядковые номера по описи делам присваиваются при включении их в опись по окончании делопроизводством. Присвоенные номера дел проставляются в годовых разделах описей, где имеются записи о таких делах.

Письмо Росархива от 31.08.1998 № 5/695-Тр «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел»

Наблюдаются случаи, когда количество необнаруженных дел неоправданно увеличивается за счет неправильного внесения и учета в описи так называемых "переходящих дел", заведенных за несколько лет и ошибочно включаемых за самостоятельными номерами в каждый годовой раздел описи.

Приказ ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги"

10.34. … Переходящие дела вносят в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ____ год N ____".

Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России от 16 февраля 1998 г. N 70-И ( http://ruspravo.org/list/65158/32.html )

10.1.12. Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.

Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе "Примечание" делается отметка о том, что дело переходящее, указываются подразделение, в котором оно хранится, и фамилия ответственного за хранение.

"Регистрационные", "наблюдательные" и т.п. дела кредитных организаций, ведущиеся в подразделениях лицензирования банковской деятельности (подразделениях безопасности и защиты информации), подразделениях по организации банковского санирования и т.п. , то есть дела, делопроизводство по которым продолжается в течение длительного времени, включаются в описи по дате завершения их делопроизводством (дате отзыва лицензии у кредитной организации). При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).
Кроме того, посмотрите результаты поискового запроса: http://yandex.ru/yandsearch?text=опи...B1+дела&lr=213

Марина Данилова 08.07.2011 08:57

Ну где же логика? "Тащить" в ежегодных описях дело, которое завершится не известно когда? Предположим в прошлом году у меня появилось такое дело. Я следующие 5-6 лет буду проводить его по описям как переходящее и сдам в архив только через эти 5-6 лет. В случае поиска через N лет мне нужно будет пересмотреть все описи начиная с первой, упоминющей это дело (я же не знаю когда оно завершено, а в описи ссылка только на год заведения, и так в каждой описи). Объясните, пожалуйста, логику!?!!!

Нонна 08.07.2011 09:36

Разве переходящие дела вносятся в опись?
Я знаю, что каждый год закрывается номенклатура в конце делопроизводственного года и сдается для контроля в архив. И там пишется в графе 3 не кол-во дел (Томов), а "переходящее дело", и так каждый год, пока оно не закроется. В архивную опись вносят только тогда, когда подразделение сдаст вам свою (сдаточную) опись, и там будет это дело в том году, в каком оно завершено. А на основе описей сдаточных составляется опись архивная! Тем более сейчас все в электронном виде хранится, и можно с описи подразделения переносить в опись архивную. Закрытие номенклатуры - обязательный шаг, только так архив может контролировать при комплектовании архива завершенные дела (чтобы сдали то кол-во дел, которое указали в закрытых номенклатурах за 2-3 года. За 2-3 года складывается кол-во дел, которые должны попасть в архив, и если цифра в номенклатурах и сдаточной описи не совпадает - тогда караул! Либо разыскиваем, либо разбирается, откуда лишнее :)))

Марина Данилова 08.07.2011 10:55

Да, Нонна, речь идёт именно об описи и в этом я не вижу логики... :( С номенклатурами - согласна, почему бы и не "тащить"...

Tasha 08.07.2011 22:01

Цитата:

Сообщение от Марина Данилова (Сообщение 8854)
Ну где же логика?

Логика следующая. Опись делается «на дурака» - даже неопытный сотрудник должен увидеть, просматривая опись дел за определенный год, что были такие переходящие дела. Я, когда закрывала подобное дело, во все описи вносила его год завершения и номер, поэтому с поиском проблем не было.

Марина Данилова 11.07.2011 10:44

Я бы поспорила... Это не логика. Хорошо, если дело такое одно: вернуться в описи прошлых лет и проставить дату закрытия. И вообще в реальности это -идеал - когда есть все описи. В жизни, как правило, архивом в организации занимаются по остаточному принципу и когда дело, что называется, "доходит до дела" - хорошо если эти описи найдутся (если они вообще были). И новая опись составляется по факту обнаружения дел. Да, спорить с нормативной документацией бесполезно, НО...

Tasha 11.07.2011 11:22

Цитата:

Сообщение от Марина Данилова (Сообщение 8871)
Я бы поспорила... Это не логика.

Тогда переходите на ведение учета в электронном виде, в этом случае проблема переходящих дел может быть решена просто, причём различными способами ;)


Часовой пояс GMT +4, время: 03:53.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015