Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Номенклатура дел (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4337)

Шутова Ольга 24.06.2011 11:06

Номенклатура дел
 
Доброе время суток!
Мне нужна примерная номенклатура дел. Какие разделы там должны быть? Подразделений нет в организации. Форма собственности - ООО.
Спасибо

Andrew 24.06.2011 13:10

Каких-либо обязательных требований нет, поэтому, при желании, можете посмотреть структуру любых номенклатур любых организаций и выбрать для себя то, что подходит. Можете также посмотреть на заголовки разделов в Перечне.

IMHO очень желательно, чтобы в номенклатуре были упомянуты все виды документов, перечисленные в Законе об ООО.

Нонна 25.06.2011 10:41

Вам нужно обязательно почитать все свои правоустанавливающие документы, Устав, если есть, то какие-то Положения об отделах и пр. распорядительные документы, особоенно должностные инструкции - если они есть. Попросите работников каждого отдела составить вам список тех документов, которые рождаются в отделе от их деятельности, а потом в Перечне найти подходящие статьи

Нонна 25.06.2011 16:57

Пожалуйста, напишите мне хоть кто-то, как мне объяснить в ВУЗе проректорам (Ректору, наверное, тоже), что они тоже обязаны иметь номенклатуру????? они меня скоро все доведут до белого каления! я понимаю, что у кого-то есть замы, или кому-то они что-то поручают и эти документы, может, там и хранятся, но ведь есть документы, которые у них должны быть!!! Например, регламенты, должностные инструкции, какие-то приказы, законы, с помощью которых они руководят, какие-то схемы управления, положения, расписания и пр. И чем мне подтвердить свое мнение? В инструкциях по делопроизводству везде сказано, что номенклатуры готовят структурные подразделения, а про начальников ничего не сказано. Например, у нас в ВУЗе даже секретарь у Ректора не имеет никаких документов!!! У нее пустые шкафы, у нее пустоой стол. Я вообще не понимаю, что она делает!!! Какой нормативный документ им показать, чтобы они тоже составили номенклатуру, или я не права. В архиве мне говорят, что у них обязана быть номенклатуру, я сама видела в других вузах тоже. Да и в Примерное номенклатуре ВУЗа (1999 г.) есть Ректорат под под кодами 1-5. Что делать?

Tasha 25.06.2011 22:26

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 8778)
Какой нормативный документ им показать, чтобы они тоже составили номенклатуру, или я не права?

Только один - распоряжение ректора всем подразделениям иметь номенклатуру дел. Если уж оно не поможет - то, наверное, ничто не поможет.

Если ещё не писали докладной записки ректору, то можете попробовать - что-нибудь типа "В связи с тем, что архив требует от нас сводную номенклатуру дел и без неё не принимает документы, прошу Вашего указания всем подразделениям подготовить и сдать свои номенклатуры дел, форма прилагается" ;)

Номенклатуру для них, как я уже говорила, Вам придётся сделать самой. Один из вариантов - выделите подразделениям разделы в номенклатуре, впишите туда что-нибудь более-менее правдоподобное из имеющихся образцов, и разошлите им на согласование. И им так будет проще, и Вы быстрее закроете вопрос. Если захотите сделать более качественно - пройдите по подразделениям и опишите их документы (но это большой труд).

Нонна 25.06.2011 22:45

нет, я имела в виду не подразделения. Они-то как раз работают над этим, а вот сами начальники. Должна быть номенклатура у самих проректоров, их у нас 7! И у самого ректора! Даже у секретаря ректора должна быть должностная инструкция как минимум, а далее, например, журнал регистрации (учета) приема граждан. Ведь написано же в регламенте ректората, что ректор ведет личный прием граждан 2 раза в неделю. И у каждого проректора тоже должны быть и регламент, и положения всякие и отчеты от подразделений, и регламенты, и правоустанавливающие документы, в конце-концов, - акты, составленные при смене руководителей, какие-то законы и приказы вышестоящих организаций, которые помогают им исполнять свои обязанности. Как мне объяснить проректорам и ректору, что они тоже должны иметь дела?

Andrew 26.06.2011 14:01

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 8780)
Должна быть номенклатура у самих проректоров, их у нас 7! И у самого ректора! Даже у секретаря ректора должна быть должностная инструкция как минимум, а далее, например, журнал регистрации (учета) приема граждан. ... Как мне объяснить проректорам и ректору, что они тоже должны иметь дела?

Давайте все-таки исходить из того, что номенклатура дел - это не теоретический экзерсис на радость службе ДОУ, а справочник по реально формирующимся в организации делам. Совершенно не редкость, когда ряд руководителей, активно работающих с документами, никаких документов (кроме текущих) у себя не держит, и, соответственно не формируют дел.

Ректор и проректоры не обязаны иметь дела - если только сам ректор не примет такое решение! Это служба ДОУ (в т.ч. канцелярия, секретари и т.д.) должна обеспечить формирование в дела документов, законченных в текущем делопроизводстве.

То же касается инструкций. Если подлинники инструкций формируются в дела в секретариате или в кадровой службе, - их место в номенклатуре этих подразделений. Если какое-то подразделение формирует свои копии инструкций в дело, тоже можно вписать это дело в номенклатуру; а если оно сразу уничтожает заменяемые документы и пользуется только свежими инструкциями - то зачем придумывать то, чего нет?

Вписывать в номенклатуру дел законы? Это IMHO перебор. Законы не документируют деятельность самой организации, и нужно отталкиваться от реальности. Если в ректорате или в юридическом отделе кому-то вздумалось сформировать дело с текстами законов - его право, вписывайте дело в номенклатуру. Если же этим никто не занимается, то приставать к людям не надо. Более того, дела с текстами законов заводились тогда, когда не было Консультанта и Гаранта. Сейчас каждый уважающий себя руководитель работает с законодательно-норматиными документами в этих справочно-правовых базах.

Я вижу, что Вы продолжаете гадать о том, какие документы у кого есть. Вам уже коллеги говорили, и я их поддерживаю: не нужно гадать, сходите и посмотрите. Опишите те папочки с документами, которые реально есть!

Нонна 26.06.2011 19:02

гадать - не гадаю, а к проректорам меня никто не пустит смотреть дела! А центральный архив твердит - не может быть такого, чтобы не было дел! Я смотрела номенклатуру других вузов и примерную номенклатуру, там все у всех есть. Но если в Регламенте ректората написано, что должны быть такие и такие документы, то они должны быть, а их нет. Я понимаю, что это распущенность идет сверху, приказы у нас исполняются... это редкость. Просто хочется сделать изначально все более-менее правильно, а не ждать письма на имя ректора снова, что есть нарушения. У меня одна задача - начать работать с номенклатурой с нового года, и правильно комплектовать архив. Конечно, я излишне, наверное, переживаю за это. Но мне досадно, что людям, обращающиеся ко мне за справками, я не могу найти документы ни о вредности, ни о кол-ве пройденных часов, потому что все!!! учебные планы выкинули включая 2005 год, а срок их хранения постоянно, и что ведомости с оценками тоже многие полетели в урну. Действительно, надо подождать: не сдать в срок номенклатуру, продолжать разыскивать документы по всему предприятию (не смотря на то, что они были зарегистрированы), а потом пусть ректор за все и отвечает - правильно, чего это я волнуюсь? Вы правы! Я сделаю, что должна сделать, но если ректор - ... то не моя в том вина! Чего я буду к ним лезь - может, у них цель такая: наоборот все запутать;)

klen2066 17.01.2013 05:41

Доброе время суток, уважаемые коллеги. Всех с наступившим Новым годом! Подскажите, пожалуйста, на какую статью по Перечню можно сослаться (желательно с минимальным сроком хранения) к годовым отчетам подведомственных организаций? Можно ли сослаться на ст. 327 и провести через ЭПК? Спасибо.

Tasha 17.01.2013 09:03

Цитата:

Сообщение от klen2066 (Сообщение 13308)
Можно ли сослаться на ст. 327 и провести через ЭПК?

Провести через ЭПК, думаю, идея хорошая. Мне кажется, что на статью 327 имеет смысл ссылаться только в том случае, если Вы хотите поставить срок ДМН. Есть ещё ст.34-35, которые тоже можно использовать качестве ориентира.

В любом случае желательно разобраться с тем, что это за отчетность и как именно она используется Вашей организацией, и соответственно подобрать срок хранения.


Часовой пояс GMT +4, время: 09:33.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015