Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Просто "документ" или "архивный документ"? (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4683)

Маksим 02.03.2012 11:47

Просто "документ" или "архивный документ"?
 
Как известно, определение "архивного документа" дано пунктом 2 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" : "Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства".
Исходя из этого определения, все документы, подлежащие хранению в течение какого-либо (любого!) срока, являются "архивными". Иначе говоря, просто "документов" - по крайней мере, управленческих, - не существует: все они, поскольку подлежат хранению, являются "архивными документами" уже с момента создания.
Так ли это? Одна из уважаемых коллег считает, что не совсем так, или совсем не так:
http://rusrim.blogspot.com/2012/02/b...88469891342458
А как считаете Вы?

Andrew 02.03.2012 13:24

Видите ли, коллега. по Вашей логике получается, что обычная бухгалтерская платежка является архивным документов в первые пять лет своего существования - когда она нужна и государству, и организации. После этого она становится просто документом, поскольку никому уже не нужна. Смешно, правда? ;)

Маksим 02.03.2012 13:43

Именно так, коллега. И ничего смешного - это правда.

Нонна 04.03.2012 07:56

Мне в моем курирующем архиве сказали, что архивным документом все-таки можно в узком смысле назвать тот документ, который попал в архивную опись! Т.е. получается тогда, когда с ним провели "манипуляции" в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов (1985, 2002)

Маksим 06.03.2012 12:05

Я думаю, что нет никаких "узких смыслов", равно как и не существует, насколько известно, нормативно определенного понятия "архивной описи" (есть "опись дел, документов").
Есть только один смысл, установленный Федеральным законом: архивный документ - это документ, подлежащий хранению. Отсюда совершенно явственно следует, что все то, что хранению не подлежит, - это "просто" документы, не имеющие к архивному делу ни малейшего отношения.

Tasha 06.03.2012 14:49

Цитата:

Сообщение от Маksим (Сообщение 10612)
не существует, насколько известно, нормативно определенного понятия "архивной описи" (есть "опись дел, документов")

Здесь Вы правы лишь отчасти. В законодательно-нормативной базе термин "архивная опись" встречается, хотя, конечно, реже, чем просто "опись". Приведу только один пример:

Цитата:

Приказ Минкультуры РФ N 167, Росархива N 13 от 14.03.2000 "Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения"

Раздел 3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Графы 1, 2. Количество описей (всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно - проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.

Примечание. Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
В нормативных документах, действительно, определение не дается. Оно есть в ненормативных, однако достаточно авторитетных документах:

Цитата:

"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28)

132 АРХИВНАЯ ОПИСЬ: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.7. Составление и оформление описей дел

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Однако эти факты не служит подтверждением Вашей позиции - скорее, они её опровергают. На времянку до 10 лет хранения, по правилам работы архивов организаций, допустимо описи не создавать вообще :)

Tasha 06.03.2012 14:52

Цитата:

Сообщение от Маksим (Сообщение 10612)
все то, что хранению не подлежит, - это "просто" документы, не имеющие к архивному делу ни малейшего отношения.

Не приведёте ли примеры "просто" документов, не являющихся, согласно Вашей теории. архивными?

Маksим 07.03.2012 11:24

1. Не скрою, я тоже являюсь большим поклонником архаики - от Генерального регламента к Правде Русской и Законам XII таблиц. Однако все эти документы, как и те, на которые ссылаетесь Вы, приняты до введения в действие 125-ФЗ.
2. У меня нет никакой теории - я только буквально воспроизвожу смысл норм действующего законодательства. И именно это, к моему удивлению, вызывает почему-то иронию и улыбку.
3. "Просто" документов бесчисленное множество: оставленная на скамейке вчерашняя газета; использованный проездной на метро (если он не служебный - и, следовательно, не подотчетный); открытка к празднику 8 Марта, отправленная - к примеру - мною Вам; бухгалтерская платежка, описанная коллегой Andrew, и т.д. и т.п. до бесконечности - все те носители информации, хранение которых законодательством не предписано. А уж если предписано, то перед нами не что иное, как не "просто" документ, а именно архивный: от подлинника Указа Президента Российской Федерации до счет-фактуры, выставленной ООО "Рога и копыта" ФГУП "Остап Б. и Ко".

Tasha 07.03.2012 12:27

Цитата:

Сообщение от Маksим (Сообщение 10630)
2. У меня нет никакой теории - я только буквально воспроизвожу смысл норм действующего законодательства. И именно это, к моему удивлению, вызывает почему-то иронию и улыбку.

В законе об архивном деле понятие "архивного документа" сформулировано из рук вон плохо - потому, что оно допускает различные толкования, в том числе и то, которое предлагаете Вы. Ваше толкование и есть Ваша теория :)

На практике, однако, закон толкуется иначе. Последнее же слово будет за судебной практикой, которая пока ещё не сложилась. Возможно, усилиями "Норильского никеля" она таки появится.

Цитата:

Сообщение от Маksим (Сообщение 10630)
3. "Просто" документов бесчисленное множество: ...

Вы, в основном, привели примеры того, что практики документами не считают.

Хорошее, четкое определение документа есть в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в котором "документность" увязывается с законодательно-нормативными требованиями и потребностями деловой деятельности.

Определение "архивного документа" в ФЗ об архивном деле иначе, как детским, не назовёшь: для коллекционера билетов метро сохранение этих билетов - вопрос, не вызывающий никаких сомнений. И он Вам легко объяснит, почему это крайне важно и для общества в целом! ;)

Маksим 07.03.2012 13:20

Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 10631)
...понятие "архивного документа" сформулировано из рук вон плохо - потому, что оно допускает различные толкования ... На практике, однако, закон толкуется иначе.

Это Ваше субъективное и оценочное суждение, в связи с которым:
- нельзя ли сформулировать обсуждаемое понятие "хорошо" и
- возможно ли привести примеры иных, отличных от "моего", толкований - существующих в том числе, по Вашим словам, "на практике"?


Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 10631)
Хорошее, четкое определение документа есть в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007...

Это определение, возможно, и вполне похвально, однако:
- определяет "документ", а не "архивный документ" и
- в сущности является не более чем этимологией латинского слова "documentum".

Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 10631)
И он Вам легко объяснит, почему это крайне важно...

Значение - в силу, например, пункта 13 статьи 3 125-ФЗ, - имеют необходимость и сроки хранения архивных документов, установленные нормативными правовыми актами, а отнюдь не чьи-либо "объяснения", сколь бы коллекционными, детскими или легкими они ни были.


Часовой пояс GMT +4, время: 02:29.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015