Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Архивный фонд организации (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4767)

Branven 03.04.2012 16:30

Архивный фонд организации
 
Уважаемые коллеги!
Занимаюсь организацией архива на предприятии и столкнулась с любопыственным моментом - архивным фондом организации.
Если я все правильно поняла из "Основных правил работы архивов организаций", номер архивного фонда присваивается гос.архивом. Но наше предприятие не является фондообразователем гос.архива (извините аз тавтологию). Как быть в этой ситуации? Можно ли обойтись без этого "зверя"?

Павел К. 04.04.2012 10:00

Поскольку вы не являетесь государственной организацией, то на вас не распространяются Правила организации хранения документов Архивного Фонда РФ, за исключением случаев, если вы храните документы созданные до приватизации, вне зависимости от того были ли они созданы вами или другой организацией (например после слияния с нею).
Тем не менее, есть случаи когда правильно создавать несколько архивных фондов - если в вашем архиве хранятся документы нескольких организаций - после реорганизаций, слияний и поглощений.

Нонна 04.04.2012 16:10

Если у вас объединенный архивный фонд, то тогда присваивайте номера фондов. Пример: в архиве ГУ МЧС России по СПб (начиная с пожарной охраны 1917 года) 51 структурное подразделение (они же являются подчиненными самостоятельными организациями), получается 51 фонд. Некоторые фонды уже закрыты, т. к. не существует уже таких подразделинй (организаций). Если в вашем архиве структурные подразделения, подчиняются вам, Но имеют свою самостоятельную хозяйственную деятельность - печать, бланк, счет в банке, то это точно отдельный фонд. А вообще, если не руководствоваться данными правилами, то вы можете по другим принципам распределить эти фонды и дать им номера, лишь бы кадый фонд был отличен от другого, т.е. чтобы подразделения (организации) были самостоятельными более или менее. И если вы сделаете разные фонды, то номер фонда присваивайте раз и навсегда. Если у вас организация ликвидировалась одна, то фонд этой организации надо "закрывать" (делать соответствующие записи в учетных документах), и номер этого "закрытого" фонда остается уникальным. Нельзя брать его номер и присваивать другому. Это принцип систематизации и классификации

Branven 17.04.2012 15:53

Спасибо большое за разъяснения, многое стало понятным

Branven 24.04.2012 14:24

То есть, если деятельность компании организована по нескольким направлениям (к примеру, управление имуществом, правовые вопросы, финансово-экономические вопросы, коммерческое направление, строительно-ремонтные работы и проч.), то я могу направления использовать в качестве фондового классификатора и каждой группе документов, относящихся к определенному направлению деятельности, присвоить фондовый номер?

Нонна 24.04.2012 21:22

не очень понятно, чем занимается ваша организация. Над этим надо подумать. Я бы поставила бы их группами для удобства поиска, но выделять в отдельные фонды все равно бы не стала, но если эти направления являются самостоятельными структурными подразделениями.... то тогда да: фонд № 1 Управление имуществом; фонд № 2 Юридическое управление; и т. д. Но в едь структура вещь подвижная.... Учтите, если вы сделаете все это отдельными фондами, то нужно делать и листы фонда, так как это все может 555 раз переименовываться и это надо в листах фондах отражать. Есть, например, некая фирма, в которой куча других фирм - Холдинг, и в этом холдинге есть ООО Рога и копыта, которые строят, есть ООО Чебурашка, которые делают пластиковые окна, есть ООО Крокодил, которые занимаются управлением торговыми комплексами и т.д. Это-таки, наверное, отдельные фонды... В каждой такой фирмочке своя бухгалтерия, свои приказы, свои уставные документы, своя определенная деятельность.
А вот, например, у нас в Университете есть структурные подразделения. Но только одно - Колледж, который влился к нам, я бы сделала фондом № 2. И то только в том случае, если бы они объединились физически, т.е. в одном месте: поместили бы свой архив в наш. А в вашем случае... может, это просто направления?
Главное, думать о тех, кто будет работать после вас. Чтобы ему все было понятно и доходчиво...

Branven 25.04.2012 09:45

Наше ОАО «Абракадабра» образовалось в 2004 г., а в 2008 г. реорганизовалось в форме присоединения к нему ОАО «Ахалаймахалай» той же отрасли, от которой у нас остались только папки с договорами. Значит, ОАО «Абракадабра» - фонд № 1, ОАО «Ахалаймахалай» - фонд № 2?

Нонна 25.04.2012 10:13

Можно сделать и так. Тогда у вас будет четко разграничено до 2008 г. и после 2008 г. Фонд № 1 (Абракадабра) 2004-2008 гг. (и там все-все-все: л\дела, документы по личному составу (приказы), документы пост. срока хранения (приказы, протоколы, уставные документы, планы, отчеты, штатки и пр.), документы временного срока хранения (свыше 10 лет) - если есть. Фонд № 1 будет уже закрыт с пояснительной запиской, и больше в него документы не докладываются (имею в виду из нового Ахалаймахалай). Фонд № 2 Ахалай-махалай :) по той же схеме. Сделайте листы фонда. Напишите историю фонда, пояснительные записки и пр.

Г.С. 25.04.2012 21:48

Цитата:

Сообщение от Branven (Сообщение 11107)
ОАО «Ахалаймахалай» той же отрасли, от которой у нас остались только папки с договорами.

Какой фонд? Срок хранения договоров 5 лет, а других документов, как я поняла нет

Нонна 25.04.2012 22:03

смотря какие договоры... Например, есть договоры аренды - так это даже постоянно хранится


Часовой пояс GMT +4, время: 20:07.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015