Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   о внесении изменений в текст документа (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4942)

Viktoriya 23.07.2012 15:33

о внесении изменений в текст документа
 
Можно ли вносить пометки на свободное от текста поле архивного документа? Например, пометку о том, что в данное постановление внесены изменения. Если нет, то в каком нормативном документе это оговаривается?

Нонна 23.07.2012 17:49

архивный документ это уже неделимый и неизменяемый памятник! категорически нельзя. Если, конечно, речь идет, действительно, об архивном документе. Особенно постоянного срока хранения, который вы будете сдавать в гос. архив, опять же при условии, что вы - источник комплектования.

Tasha 24.07.2012 11:36

Цитата:

Сообщение от Viktoriya (Сообщение 11849)
Можно ли вносить пометки на свободное от текста поле архивного документа? Например, пометку о том, что в данное постановление внесены изменения. Если нет, то в каком нормативном документе это оговаривается?

Вот что сказано в методических документах (то же самое можно увидеть во многих инструкциях по делопроизводству и административных регламентах):

Цитата:

"Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

"Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст)

7.2.4. Целостность

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.
Любые лишние пометки в документе в случае конфликта могут быть использованы противной стороной для того, чтобы поставить документ под сомнение. Для отдельных видов документов, подобные пометки могут сделать их недействительными.

Насколько мне известно, подобные пометки в некоторых организациях используют для того, чтобы отслеживать актуальность нормативных документов (нередко делая такие пометки карандашом на обороте, чтобы в случае чего их можно было стереть). Сейчас есть другие, более современные и более удобные технологии, которые можно использовать для этой цели - подумайте о переходе на компьютерный учёт документов.


Часовой пояс GMT +4, время: 21:50.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015