Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   прошито, пронумеровано (оформление) (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4074)

katelu 13.10.2010 22:36

прошито, пронумеровано (оформление)
 
Друзья!

Помогите пожалуйста профессиональным советом.
Как оформлять и кто подписывает нашлепку "прошито, пронумеровано"?
1. Если это копия документа, то мы ее прошиваем, клеим нашлепку на обороте документа, ставим печать, захватывая край нашлепки, а вот кто должен ставить подпись - уполномоченное на то лицо (имеющее право подписи документов в компании) или может расписаться и делопроизводитель?
Просто здесь, видимо, суть в чем - если мы имеем ввиду заверение копии документа, то тогда полномочным лицом подписываем, а если просто защита документа от подделки и фиксация количества листов, то - делопроизводитель...
Но дело в том, что ГОСТ и Метод. рекомендации 2009 года устанавливают реквизит и правила заверения документов..а не нашлепки..
2. Если прошивается оригинал документа (например, договор). Чья подпись и нужна ли печать...

Просто крик души...Хочется ясности и понимания.

заранее спасибо!

Tasha 13.10.2010 23:26

Посмотрите здесь:
Ваш вопрос: Кто имеет право заверять копии? // Секретарь-референт. - 2009. - № 11. - С.48-49. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=64976

katelu 14.10.2010 07:08

Спасибо, но это немного не то, что хотелось бы узнать.
Важно понять заверяем мы реквизитом "Верно" или нашлепкой "прошито, пронумеровано"?
И каким порядком мы прошиваем документ (копии и оригиналы).

заранее спасибо!

Andrew 14.10.2010 10:13

Если суммировать то, что можно найти в разношёрстных нормативных документах, то картина получается примерно следующая:

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три или четыре прокола [если три, то в центре, от центра вверх и вниз по 5 см; если четыре – то на расстоянии 5 см], через которые пропускается скрепляющий материал (нить).

Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить плотный лист бумаги (размер и форма варьируются, чаще – прямоугольной формы 10 x 6 см или 5 x 6 см, но иногда встречается, например, круг диаметром 40-45 миллиметров), обычно с заверительной надписью вида:

┌─────────────────────────┐
│В данном документе прошито и
│пронумеровано 6 (шесть) листов
│ Верно
│Начальник протокольного сектора
│Личная подпись Н.Г.Двигалева
│"___" ____________ 2004

│М.П.
└─────────────────────────┘

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.

Иногда на наклейке текст не печатается, и в этом случае печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажную наклейку, заклеивающую концы нити.

katelu 16.10.2010 20:01

Спасибо Вам, Andrew!

Теперь ясно как сброшуровывать копии. Уже легче.
А что делать, если сброшуровываются оригиналы документов (договоры, инструкции, объемные протоколы и др.)? как в этом случае оформляется нашлепка и кто ставит подпись?

Спасибо!

Tasha 16.10.2010 21:16

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7345)
А что делать, если сброшуровываются оригиналы документов (договоры, инструкции, объемные протоколы и др.)? как в этом случае оформляется нашлепка и кто ставит подпись?

А зачем Вы их брошюруете?

katelu 18.10.2010 15:03

Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 7351)
А зачем Вы их брошюруете?

Просто это конфиденциальные документы, которые необходимо защитить от подмены листов. Разве мы не правы? Не будут же такие документы передаваться в другую организацию или храниться у нас просто в файле папки-скоросшивателе.
или в принципе не брошюруются оригиналы документов? Те же договоры.

Tasha 18.10.2010 20:53

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7357)
Просто это конфиденциальные документы, которые необходимо защитить от подмены листов... или в принципе не брошюруются оригиналы документов?

Насколько мне известно (пусть коллеги меня поправят, если я ошибаюсь), нет каких-либо нормативных требований брошюровать подлинники документов организации. Вы, конечно, вправе это делать, если видите в этом смысл, - но даже в секретном делопроизводстве нет обязательного требования брошюровать многостраничные документы :) Такие требования есть в отношении заверенных копий многостраничных документов.

Что касается конфиденциальности: всё-таки предполагается, что в своей организации Вы доверяете тем сотрудникам, которые получают доступ к документам. Брошюровка, как правило, используется при передаче ответственных документов сторонним лицам и организациям, не вызывающим особого доверия.

Ну а если бы я всё-таки брошюровала подлинники, то делала бы технически всё точно так же, как с копиями, только не писала бы слова «Верно» или «Копия верна» в надписи – оставила бы лишь сведения о числе листов (т.е. надпись уже стала бы не заверяющей, а лишь информирующей о числе листов и о том, кто сшил документ).

katelu 20.10.2010 22:43

Здравствуйте,Tasha!

То есть, если брошюруем оригиналы, то печать на нашлепку не ставим и подпись может ставить хоть кто, даже сам делопроизводитель? Или все же подпись нужна должностного лица, имеющего право подписи документов в организации?

Спасибо!

Tasha 21.10.2010 10:08

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7376)
То есть, если брошюруем оригиналы, то печать на нашлепку не ставим и подпись может ставить хоть кто, даже сам делопроизводитель?

Ставим на нашлёпку печать или штамп подразделения (если есть), а расписаться IMHO может или тот, кто сшивал, или его начальник (ФИО и должность подписавшегося указываем).

Кроме того, на всякий случай лучше подстраховаться и получить одобрение своего юриста.

Применяемый Вами порядок брошюровки, в любом случае, лучше закрепить в Вашей инструкции по делопроизводству.


Часовой пояс GMT +4, время: 00:46.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015