Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Учет трудовых книжек в архиве (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4068)

Пароварка 07.10.2010 11:32

Учет трудовых книжек в архиве
 
Здравствуйте. Помогите, пожалуйста. :confused: Как вести учет невостребованных трудовых книжек, поступивших при ликвидации организации.
1. Какова форма описи для невостребованных трудовых книжек?
2. Если она стандартная, то что ставить в графе "Крайние даты"?
3. Как поставлять количество листов? Нумеруются ли они? Составляется ли заверительная запись на каждую трудовую книжку?
4. Как систематизировать трудовые книжки? По алфавиту или как?
5. Как оформлять выдачу их владельцу?

Заранее спасибо:)

Andrew 08.10.2010 13:56

Для начала хочу обратить Ваше внимание. что с выходом нового Перечня изменился срок хранения трудовых книжек. См. ст. 664 "Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - До востребования, невостребованные - 75 л." (раньше было 50 лет, ст.342 Перечня 2000 г.).

Мне кажется, может пригодиться следующая информация (источник: http://www.hr-portal.ru/article/pere...uzhby-v-arkhiv )

Цитата:

Кроме вышеуказанных документов, передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам...

Andrew 08.10.2010 14:21

В Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) есть такой пункт:

Цитата:

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

RomanR 12.10.2010 16:25

Приведенный Andrew первый пример оторван от реальности. Практичнее будет включать трудовые книжки в конец описи по личному составу или составлять отдельную опись по алфавиту. Зачем нужны годы увольнения в ликвидированной организации что назывется не пришей кобыле хвост. Естественно трудовая книжка не прошивается и не нумеруется графа количество листов сама собой отпадает. Оформление выбытия дела стандартное как для любого другого архивного дела.

Andrew 12.10.2010 17:51

Цитата:

Сообщение от RomanR (Сообщение 7310)
Зачем нужны годы увольнения в ликвидированной организации что назывется не пришей кобыле хвост.

Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании :D

RomanR 13.10.2010 08:01

Цитата:

Сообщение от Andrew (Сообщение 7311)
Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании :D

Да с момента ликвидации организации. На том простом основании, что есть реальность и с ней приходится считаться. Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей - пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье - тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек.:D

Andrew 13.10.2010 09:11

Цитата:

Сообщение от RomanR (Сообщение 7320)
Да с момента ликвидации организации.

Ну что же - тем самым Вы удлиняете срок хранения документов. Если документов этих немного, а место есть - приём допустимый. Но в иных обстоятельствах так поступать неправильно.

Чисто для информации отмечу, что этот приём сейчас, строго говоря, незаконен: данные документы содержат персональные данные, и должны уничтожаться сразу же после завершения их обработки (т.е. по истечении установленного перечнем срока хранения, который отсчитывается с момента увольнения). Маловероятно, конечно, что кто-то нажалуется. но тем не менее...

Цитата:

Сообщение от RomanR (Сообщение 7320)
Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей - пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье - тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек

По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.

RomanR 13.10.2010 12:39

Цитата:

Сообщение от Andrew (Сообщение 7321)
По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.


Это чистой воды передергивание. Речь конкретно о трудовых книжках и все.

Пароварка 13.10.2010 13:28

А если в трудовой нет даты увольнения? С какого времени считать 75 лет?

RomanR 13.10.2010 14:24

Пароварка Засучиваете рукава и начинаете лопатить приказы об увольнении и личные карточки, пытаясь найте вожделенную дату. Оно того стоит, если алфавитное расположение ГОРАЗДО удобнее и практичнее.

Пароварка 14.10.2010 06:49

Получается, что конкретных правил или методических рекомендаций по учету трудовых книжек в архиве - нет? Значит будем своими силами осваивать учет :)

lemani 26.09.2012 07:33

Цитата:

Сообщение от Пароварка (Сообщение 7331)
Получается, что конкретных правил или методических рекомендаций по учету трудовых книжек в архиве - нет? Значит будем своими силами осваивать учет :)

интересная тема. Тоже хотела поделиться: в моей работе( когда я пришла), я "откопала" в хранилище очень разных и много невостребованных документов, среди них и св-ва о рождении, и тр.книжки, и различные удостоверения, и аттестаты ....и всё это "лохматых" годов. Порой по ним даже интересно наблюдать эволюцию бумаги и вообще материала. Я подозревала что эти документы вряд ли уволенных работников, т.к. наше учреждение учебное, то склонялась и склоняюсь что это бывших студентов(выпускников или отчисленных). Даже если окажется что бывших работников, но это будет ясно только когда доберусь до наведения порядка в документах по л/с, то тогда и буду смотреть как это оформить согласно Правилам. А пока, я сделала из них каталог по алфавиту(сделала базу в эл. виде)и поместила в сейф. Вопрос сейчас меня заинтересовал лишь в том, что срок хранения изменился, я уже была готова списать те, которых срок истек спустя 50 лет, а теперь 75......Но и это уже истекло(к моей радости), а т.к. по ним нет других "дел" или сведений я решила ориентироваться на дату этих документов. :cool: вот как-то так....

Нонна 26.09.2012 09:50

у меня есть журнала учета. Для того, чтобы люди расписывались за них, когда забирать будут. Так как расписки обычно - девать некуда. В электронном виде тоже вношу

lemani 27.09.2012 02:24

соглашусь, книга выдачи должна быть. это обезопасит

SDrokov 27.09.2012 23:32

А в Украине данной категории документы по личному составу (невосстребованные...) просто передают в Трудовые архивы... Ничего не теряется, источники комплектования свободны от "претензий" вдруг вспомнивших и запросивших... :D

lemani 28.09.2012 02:50

Класс, может создадим свой "трудовой архив"? :D

Нонна 28.09.2012 07:40

у нас в СПб тоже есть архив документов по личному составу ликвидированных предприятий. И там очередь на ответы на соц-прав запросы иногда доходит до 1 года!!!

SDrokov 28.09.2012 23:49

Уважаемая Нонна, а что в Питере отсутствуют системы автоматизации при работе с обращениями граждан и автоматического формирования ответов на запросы? Поделитесь, пожалуйста, информацией о порядке и ходе взаимодействия. Поверьте, очень и очень любопытно...

Потому как в "столице" несколько иная инфа насчет Питера, особенно того, что касается причин объединения ряда архивов.

RomanR 16.10.2012 16:55

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 12456)
у нас в СПб тоже есть архив документов по личному составу ликвидированных предприятий. И там очередь на ответы на соц-прав запросы иногда доходит до 1 года!!!

И кого наказали. Срок ответа гражданину 30 дней максимум плюс еще 30 в исключительных случиях.

RomanR 16.10.2012 16:59

Цитата:

Сообщение от SDrokov (Сообщение 12468)
Уважаемая Нонна, а что в Питере отсутствуют системы автоматизации при работе с обращениями граждан и автоматического формирования ответов на запросы?

Уважаемый SDrokov Это как? Робот встал пошел просмотрел десятки дел, пролистал сотни листов и вуаля выдал махом ответ. Где такие роботы продаются.:confused: Или просто Вы не имеете представление о механизме исполнения социально-правовых запросов.


Часовой пояс GMT +4, время: 05:49.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015