Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Правильное оформление документов (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=384)

Евгения 22.05.2009 12:25

Правильное оформление документов
 
Вопрос такой:
Наша компания работает с коммерческой организацией, в которой хранится наша документация до истечения сроков хранения. Документы им я передаю по Актам приема-передачи, за образец для Акта приема-передачи я взяла Акт приема-передачи документов на хранение в Госархив. Мой Акт состоит из 5 граф: п/п, название, номер описи и короба, заголовки переданных дел, количество дел и примечание. Стоит ли еще какие графы добавить к выше перечисленным и обязательно ли указвать в примечание сроки хранения документов и дату их браковки, либо достаточно эту информацию отображать в Акте на уничтожение?

Tasha 22.05.2009 22:26

Лишнюю информацию включать в акты нехорошо (либо для Вас, либо для поставщика – это обязательно скажется в случае конфликта). Imho состав акта завит от процесса приемки-сдачи документов. Если (как чаще всего бывает) сдача идет на уровне коробов, то я бы на месте поставщика не подписывала такие подробные акты, содержащие число дел и их заголовки. Известный принцип: «чего не проверяю – того не подписываю». Да и с точки зрения информационной безопасности от лишней информации бывает только печаль. Зачем кому-то кроме Вас знать, что храниться в конкретном коробе.

Аналогично, если Вы не возлагаете на поставщика услуг хранения отслеживание сроков и
уничтожение документов с истекшими сроками хранения, то зачем включать эти сведения в акты приема-передачи? (в «своей» -то базе данных эта информация, конечно, нужна!).

Возьмите за образец «дух» акта сдачи в госархивы, а не «букву»: он содержит только действительно нужную архиву информацию.

Евгения 25.05.2009 12:17

Цитата:

Сообщение от tasha (Сообщение 1600)
Лишнюю информацию включать в акты нехорошо (либо для Вас, либо для поставщика – это обязательно скажется в случае конфликта).

Я пытаюсь это сказать нашему главбуху, но она сопротивляется. Дело в том, что я и не против проставить эту информацию, но чисто физически не могу, потому что документация сдавалась до меня, я лишь пытаюсь привести это все в нормальную форму.
Цитата:

Сообщение от tasha (Сообщение 1600)
Аналогично, если Вы не возлагаете на поставщика услуг хранения отслеживание сроков и
уничтожение документов с истекшими сроками хранения, то зачем включать эти сведения в акты приема-передачи? (в «своей» -то базе данных эта информация, конечно, нужна!).

Информацию об уничтожении мы оставляем им в электронном виде, в таблице, которая импортируется позднее в их базу. Это одна из причин, по которой я не хочу выставлять в актах сроков хранения. Зачем по несколько раз дублировать очевидную информацию.
Цитата:

Сообщение от tasha (Сообщение 1600)
Возьмите за образец «дух» акта сдачи в госархивы, а не «букву»: он содержит только действительно нужную архиву информацию.

Я и беру "дух" ибо насколько я искала, унифицированной формы акта приема-передачи документов для хранения в коммерчиские организации не существует и мы его оформляем по своему усмотрению.

Больше все таки меня волнует вопрос оформления приемо-сдаточной накладной, нигде не могу найти ничего подходящего. Ни формы, ни правил заполнения сего документа.

Марина Данилова 18.06.2009 15:30

И не найдёте. Составьте удобный для вас и согласуйте с принимающей стороной. Всё скрепить подписями.

Евгения 22.06.2009 18:32

Цитата:

Сообщение от Марина Данилова (Сообщение 1651)
И не найдёте. Составьте удобный для вас и согласуйте с принимающей стороной. Всё скрепить подписями.

Им, насколько я поняла, все равно, они работают с своими формами. То есть достаточно, что они каждый раз подписывают нашу накладную и ставят печать? Кстати, требуется ли доверенность от организации на сотрудников, когда они привозят или отвозят, забирают на хранение или на уничтожение документы?

AlexGN 25.06.2009 11:17

Еще раз повторяюсь, наверное. Приемо-сдаточная накладная нужна бухгалтерии, это элемент бухгалтерской документации, а не учетный документ собственно для передачи архивных документов. Пусть будет накладная по установленной форме, а акт приема-передачи документов - приложением к накладной, но не единственным экземпляром, копией.

Евгения 29.06.2009 10:28

Цитата:

Сообщение от alexgn (Сообщение 1659)
Еще раз повторяюсь, наверное. Приемо-сдаточная накладная нужна бухгалтерии, это элемент бухгалтерской документации, а не учетный документ собственно для передачи архивных документов. Пусть будет накладная по установленной форме, а акт приема-передачи документов - приложением к накладной, но не единственным экземпляром, копией.

А зачем к ПСН прилагать Акт приема-передачи? Если на хранение мы передаем по Акту приема-передачи, а на уничтожение составляем Акт на уничтожение и передаем документы по Приемо-сдаточной накладной. С этим вопросом я разобралась.

Нонна 15.09.2011 16:13

Вопрос по поводу оформления и ведения лицевых счетов.
Подскажите мне, пожалуйста, точные нормативные акты, где указано
1. должны ли заверяться печатями и подписью гл. буха лицевые счета, сформированные в дела при сдаче в архив
2. в течение какого срока бухгалтерия обязана распечатывать лицевые счета на бумажный носитель (чтобы защитить от случайной потери в результате сбоя системы, вируса и пр.)

Tasha 15.09.2011 20:20

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 9276)
Вопрос по поводу оформления и ведения лицевых счетов.
Подскажите мне, пожалуйста, точные нормативные акты, где указано
1. должны ли заверяться печатями и подписью гл. буха лицевые счета, сформированные в дела при сдаче в архив
2. в течение какого срока бухгалтерия обязана распечатывать лицевые счета на бумажный носитель (чтобы защитить от случайной потери в результате сбоя системы, вируса и пр.)

Вот что удалось откопать в нормативной базе по ведению лицевых счетов (с оговоркой, что я в этой сфере не специалист):
Цитата:

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Лицевой счет (форма N Т-54)
Лицевой счет (свт) (форма N Т-54а)


Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.
В форме предусмотрена подпись просто бухгалтера (не главного), место печати не обозначено

Ещё полезные ссылки:
http://www.glavbyh.ru/showthread.php?t=36521

По п.2 замечу, что для защиты от вирусов iMHO распечатывать документы необязательно, можно сделать резервные копии информации в электронном виде.


Часовой пояс GMT +4, время: 00:54.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015