Проект "Перечня типовых управленческих документов..."
 

29 октября 2009 г. Федеральное архивное агентство размещает для публичного обсуждения и общественной экспертизы проект "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".

Предложения и замечания по проекту Перечня могут быть представлены до 1 декабря 2009 года.

Обсуждение открыто в этой теме.

Проект "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (файл в формате PDF, 1,3 мб)

Думаю, что руководство Росархива и лично А.Н.Артизов заслуживают самых добрых слов за то, что проект перечня выложен для публичного обсуждения. Мы любим ругать наших чиновников за нежелание работать по-новому, поэтому будет только справедливо поощрить движение в правильном направлении.

Я очень рекомендую Росархиву как можно скорее разработать и выложить стандартную форму для подачи замечаний и предложений. Это может быть таблица с графами «номер пункта», «замечания» и – обязательно! – «предлагаемый вариант». Кроме того, в «шапке» можно попросить указать сведения о рецензенте и контактную информацию. Опыт показывает, что обрабатывать поданные в таком виде замечания проще и эффективнее, а наличие «предлагаемого варианта» настраивает рецензентов на более конструктивное обсуждение.

Я хочу сразу же снова поднять правовой вопрос, который Росархивом после принятия ФЗ «Об архивном деле» был проигнорирован, хотя и обсуждался на ряде конференций. Это вопрос о том, когда документ становится «архивным» - и, как следствие, вопрос о том, на кого данный перечень распространяется.

Согласно данному в законе 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. определению (ст.3 п.2), "архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства".

У заинтересованных организаций (особенно негосударственных) есть возможность объявить, в отношении документов временного срока хранения, что это «просто» документы, которые организация по истечении установленных ею по своему усмотрению сроков хранения уничтожает. Таким образом, есть основа для утверждений о том, что данный перечень распространяется только на те документы коммерческой организации, которые законодательство или она сама явным образом признает архивными.

Наличие в законодательстве обязательных сроков хранения само по себе не делает документы «архивными». Срок хранения явно или неявно устанавливается любому документу, а убедить суд в том, что все поголовно документы – архивные, вряд ли удастся. Суд обязательно учтёт и то, что ныне действующий перечень относится к «документам» - без прилагательного «архивный».

Итак, во избежание правовых конфликтов, авторам проекта стоило бы уточнить, как и когда документы приобретают статус «архивных», каковы критерии «причисления к лику архивных», и кто это будет делать.

Пункты 1.2 и 1.3 «Общих положений» прямо противоречат закону «Об архивном деле». В главе 4 закона «Хранение и учёт архивных документов», в ст.17 говорится: "Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.".

На каком основании авторы проекта позволяют себе переделывать положения закона, указывая, что «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях при осуществлении отраслевых функций в установленной сфере деятельности, определяются соответствующими перечнями, примерными номенклатурами дел, утверждаемыми федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (далее в тексте – отраслевыми перечнями)»? Та же правовая несуразица продолжается в п.1.3 «Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов.»

Также хочу обратить на то, что статьей 89 «Хранение документов общества» Федерального законе № 208 «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года четко указано, кто из федеральных ведомств отвечает за установление сроков хранения для их документов, и это не Росархив. Цитирую: «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». В настоящее время это Федеральная служба по финансовым рынкам.

В принципе, это основание для любого заинтересованного лица требовать впоследствии по суду отмены Перечня в целом!

Далее, возможен ещё один интересный правовой конфликт со сроками хранения документов акционерных обществ. Решением регулятора (ФСФР), акционерные общества руководствуются действующим перечнем типовых управленческих документов. Если Росархив введет в действие новый перечень, не договорившись с ФСФР о внесении регулятором изменений в его нормативные документы; и – что ещё смешнее - если Росархив при этом отменит действующий перечень, то акционерные общества в своей деятельности всё равно должны будут руководствоваться перечнем 2000 года!

На мой взгляд, разработчикам стоит ещё раз подумать над следующей фразой (Проект перечня, п.2.5, стр.7) «Типовые архивные документы постоянного срока хранения на электронных носителях организаций, являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, при наличии их аналогов на бумажных носителях принимаются на хранение как фонд пользования.»

Что такое «аналог на бумажном носителе»? И неужели подобный образ действий соответствует законодательству в случае, когда подлинный документ был создан в электронном виде? (напомню, кстати, что новые Правила делопроизводства в ФОИВ исключают – иногда очень полезную – возможность создания нескольких подлинников, в т.ч. на различных носителях, это следует из определения термина «подлинник»).

Я убеждена, что «электронность» документа – вторичное качество. Правила для всех документов должны быть едины, вне зависимости от вида носителя, иначе мы рискуем создать такой клубок правовых проблем, из которого потом очень трудно будет выпутаться. Если на хранение должен быть принят подлинник – значит, должен быть принят подлинник (об этом, кстати, напоминает следующий пункт – 2.6). Право не знает каких-то там «аналогов», и если Росархив хочет разрешить принятие на хранение заверенных бумажных копий вместо электронных подлинников – надо говорить об этом прямо. Идея же взять подлинники, но считать их вторичным материалом – смехотворна, и первый же судебный иск заслуженно поставит руководство Росархива в очень неуютную позицию.

Если же разработчики имели в виду электронные образы бумажных документов (т.е. заверенные или незаверенные копии), то нужно было так и сказать.

Посмотрим внимательно на п.2.5 проекта Указаний к перечню. Казалось бы, к чему здесь можно придраться – приведена классическая формулировка, пришедшая ещё из царских времен: «Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.»

Проблема том, что на дворе – 21-й век, уже появились и электронные документы, и электронные дела. Полистный просмотр электронного дела – это уже из области юмористики.

Данная норма (заметьте, что слово «методические» перед заголовком «Указания по применению перечня» отсутствует) ставит на одну доску организации с хорошо налаженным и с бестолковым документооборотом, и в очень многих случаях обременяет архивистов и делопроизводителей бесполезной работой. Конечно, мы люди русские, и запросто можем притвориться, что работаем «как положено»…

Самое замечательное, что не объясняется, кому и зачем этот полистный просмотр нужен, и как он связан с определением сроков хранения. Он же, в общем-то, предназначен для изъятия документов и материалов, которым либо не место в данном деле, либо которые предполагается не сохранять (не уничтожать). На срок хранения дела он не повлияет.

О полистном просмотре стоило бы написать отдельную методическую рекомендацию, поскольку уже накоплен и отражен в публикациях опыт, подсказывающий, на что нужно в первую очередь обращать внимание.

Предложения:

1. Сформулировать данное положение как рекомендацию при экспертизе бумажных документов. При экспертизе электронных документов рекомендовать, где это возможно и оправдано, использование иных средств – например, полнотекстового поиска.

2. Рассмотреть вопрос об изъятии положений, связанных с организацией приема документов на хранение в архив из Указаний, т.к. им место в других нормативных документах.

Далее в этом пункте следует рекомендация, способная довести не слишком опытного архивиста до крупных неприятностей: «В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться настоящим Перечнем. В отдельных случаях может быть применен более высокий срок хранения, данный в отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел.»

Нормальные люди понимают, что отраслевой перечень оттого и отраслевой, что, в отличие от универсального, учитывает специфику отрасли (причем такого рода перечни утверждались и утверждаются не банно-прачечным комбинатом, а – не поверите – Росархивом!). В случае конфликта между ранее утвержденным отраслевым перечнем и новым универсальным перечнем есть несколько более разумных решений, например: 1) запросить Росархив, 2) выбрать максимальный срок хранения. Когда же будут утверждены новые отраслевые перечни, то данное указание превратится в полную бессмыслицу.

Специалисты также знают, что все перечни содержат ошибки. Число этих ошибок стремительно увеличивается, поскольку в наше бурное время каждый день принимаются новые законы и нормативные акты, напрямую устанавливающие сроки хранения, и отменяются старые. Относиться к перечню, как к священной книге, неправильно; подобную идеологию надо из проекта убирать.

Хочется задать вопрос «на засыпку»: что делать в случаях, когда статьи Перечня противоречат положениям законодательства?

Ст.2.9 Указаний к перечню, являющаяся нормативной, противоречит законодательству РФ. В ней говорится: «Исчисление срока хранения типовых управленческих архивных документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.»

Законодательство в подавляющем большинстве случаев не предусматривает подобного требования. Данное требование дополнительно обременяет организации, и должно быть (как нормативное) удалено. Оно может остаться в качестве рекомендации.

В качестве свежего и особенно «злого» примера приведу документы, подпадающие под требования закона «О персональных данных». После того, как обработка персональных данных завершена, документы должны быть уничтожены в течение трёх дней, и соответствующий регулятор уже начал карать за невыполнение этого требования.

Из необходимости исполнения закона «О персональных данных» вытекает и то, что предлагаемая трактовка срока «до минования надобности» ущербна, если речь идёт о документах, содержащих персональные данные, и от неё следует отказаться. Если же в каких-то случаях документы нужно хранить не менее одного года, то это вполне можно указывать явным образом: например, «до минования надобности (не менее 1 года)» - или, сокращенно, дмн (1).

Ст.2.10 Указаний к перечню – просто юмор. Читаем: «Сроки хранения типовых архивных документов, не вошедших в Перечень или возникших после его издания, устанавливаются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела по представлению заинтересованных организаций.» Хорошо, что разработчики проекта не следят за законодательством. Иначе бы их, наверное, очень огорчило то, что сроки хранения (правда, «документов», а не «архивных документов» - но если зацепиться за этот вопрос, то будет ещё хуже) сейчас не устанавливает только ленивый, - и большинство этих федеральных органов находятся, по сравнению с Росархивом, в гораздо более тяжёлой «весовой категории». Лучше (дешевле и безопаснее) ссориться с Росархивом, чем с ЦБ, налоговиками, силовиками, таможенниками и т.д. и т.п.

Предложение: вернуться из мечтаний в реальный мир, и предусмотреть, что Росархив отслеживает сроки хранения, установленные другими ведомствами, и соответственно корректирует перечень.

Упомянутое в ст.2.12 примечание «при условии завершения проверки (ревизии)», вообще говоря, противоречит законодательству. Его можно использовать только тогда, когда подобное требование прямо установлено законом. Росархив никто не наделял правом ужесточать требования законодательства и дополнительно обременять организации и граждан.

Предложение: не ждать, пока статьи перечня будут отменяться по суду, и убрать это примечание отовсюду, где его нельзя подтвердить положением законодательства. Кстати, очень часто данное примечание используется там, где «проверки (ревизии)» не предусмотрены вообще (а действия, выполняемые контролирующими органами, называются иначе – для судов это, как говорят в Одессе, «две большие разницы»).

Думаю, в отношении «Указаний по применению» уже можно подводить итоги. Те, кто прочёл мои предыдущие посты, наверное, не удивятся выводу: если рассматривать «Указания» как составную часть нормативного документа, то их нужно отправлять в корзину – они написаны на основе настолько неверного идейного подхода, что никакое редактирование их не спасёт.

Значительную часть проделанной работы можно, однако, спасти, если сделать «Указания» не нормативными, а методическими. Я бы рекомендовала пойти именно по такому пути – отказаться от неуместных в наше время амбиций по части технологий работы и прав на установление сроков хранения. Нужно признать очевидное: установление сроков хранения – это «высший пилотаж» в управлении документами, и им в полной мере владеют немногочисленные асы. Перечень не может, никогда не сможет, да и не должен охватывать всё многообразие ситуаций.

Задача перечня – дать хорошему специалисту ДОУ среднего уровня тот фундамент, на основе которого он не сделает слишком много серьёзных ошибок. Но ошибки неизбежно будут, поэтому в Указаниях нужно ориентировать пользователей перечня на утверждение всех сроков хранения в своей ЭК.

Нужно откровенно сказать, что перечень в целом – это документ типа стандарта, не претендующий на истину в последней инстанции, и не способный оперативно отслеживать изменения в законодательстве. Никакие ссылки на перечень в суде не помогают, если нарушены требования законодательства. Персональную ответственность со специалиста ДОУ/архивиста снимает именно утверждённое руководителем организации и согласованное с юристами и представителями заинтересованных подразделений решение ЭК. Это не теоретические фантазии – так уже много лет работает ряд организаций коммерческого сектора.

«Указания» должны предупредить пользователя перечня о наиболее распространенных ошибках при установлении сроков хранения. К ним, в частности, относятся следующие:

• Перечень (там, где составители не своевольничали), как правило, отражает потребность в документах государства. Самой организации для защиты своих интересов документы могут быть нужны дольше, и здесь нужно учитывать – не как исключение, а всегда – потребности собственной деловой деятельности, сроки исковой давности, историческую ценность документов для организации и общества (эта тема вообще в перечне отсутствует!), потребность в документах третьих сторон, и даже международное и зарубежное законодательство и обычаи деловой практики.
  
  
• Очень много дорогостоящих ошибок связано с тем, что пользователи перечня не понимаю: сроки хранения относятся к первичной функции документов. Сейчас очень часто, особенно при общении с налоговыми органами, документы используются во вторичной функции – например, для получения налоговых вычетов. В этом случае, наряду с первоначальным, отсчитывается новый срок, определяемый по другой статье, и документы нужно сохранять до истечения последнего из сроков.
  
  
• Пора уже в указаниях чётко и ясно сказать: если документы имеют отношение к незаконченному расследованию, судебному спору и т.д., их уничтожение должно быть как минимум приостановлено до завершения расследования или спора. Этот подход должен стать общим принципом, а не указанием в отношении одного-двух видов документов. Во многих странах отсчет срока хранения «по новой» после завершения спора не применяется – документы уничтожаются в соответствии с обычным сроком хранения, и в большинстве случаев imho именно так и следует поступать.
  
  
• Пользователь перечней должен быть также предупреждён о том, что документы, имеющие незначительную ценность сами по себе, особенно в бумажном виде, могут стать ценным ресурсом в случае создания электронной базы, снабжённой средствами поиска. В этом случае возможны исключения из общего принципа одинаковости сроков хранения для бумажных и электронных документов.
  
  
• Пользователь перечней также должен быть предупреждён о том, что при длительном хранении документов, подписанных ЭЦП, желательно сохранить в течение того же срока ряд вспомогательных документов, таких, как сертификаты открытых ключей, онлайн-подтверждения действительности сертификатов, списки отозванных сертификатов и т.д. В отсутствие вспомогательных документов повторная проверка ЭЦП быстро станет невозможной.

Вот снова смотрю на название документа, и, если мои глаза меня не обманывают, он называется «Перечень типовых управленческих документов». Далее читаю: «Перечень включает современные типовые управленческие архивные документы, образующиеся при документировании общих для всех государственных, муниципальных органов, учреждений, организаций, предприятий функции управления, с указанием сроков хранения документов.»

Ну что же, давайте посмотрим, какие документы, можно, оказывается, обнаружить в каждой организации (список не полный):

• Соглашения о создании особых экономических зон - их ведь сейчас только ленивый не создает, не так ли? (п.16)
  
  
• Единые государственные реестры юрлиц и индивидуальных предпринимателей (про реестр налогоплательщиков налоговики, видно, рассказывать не стали). Это уникальные реестры, ведение которых регулируется отдельными законодательными актами, - но ведь каждый может попробовать завести и свой такой же, не так ли? (п.36)
  
  
• Парламентские запросы (п.180)
  
  
• Единый государственный реестр на недвижимое имущество (п.184)
  
  
• Бюджетное послание Президента РФ (кстати говоря, немногие документы, подписываемые Президентом, удостоились такой чести) (п.306)
  
  
• Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации (п.423)

Что эти документы делают в типовом перечне (кроме, естественно, раздувания его объёма)?

Предложение: Я уважаю и Президента, и Думу, и единые госреестры – но все подобные документы, уникальные для одной-единственной организации, imho должны быть из типового перечня выброшены.

Этот пост – не столько замечание, сколько пожелание на будущее, поскольку перечни создаются и перерабатываются очень медленно.

Итак, я «пробежалась» по статьям, посмотрела сроки хранения, и у меня сложилось впечатление (готова выслушать контраргументы!), что перечень рассчитан в первую очередь на государственные органы – и для них указанные сроки хранения документов, как правило, вполне разумные. Однако применение те же сроков в коммерческих организациях приведёт к неоправданным затратам на длительное хранение никому не нужных документов.

Мне кажется, пора нам уже осознать, что деятельность государственных организаций и организаций частного сектора регулируется разными законами и нормативными актами, документы они хранят по различным принципам, и стричь их под одну гребенку уже нельзя. Государственным органам в первую очередь нужны перечни по отбору документов на постоянное и длительное хранение, в то время, как коммерческим организациям – перечни по отбору документов на уничтожение, с максимально короткими сроками хранения.

В будущем нужно создавать два различных перечня. Если этого не сделать, коммерческие организации будут всё чаще игнорировать перечень, и наиболее критичные для них документы будут хранить в соответствии с требованиями законодательства. Это не пойдет на пользу ни авторитету перечня, ни коммерческим организациям, которые будут чаще ошибаться в определении сроков хранения.

В качестве примера приведу ст.94 проекта: «Документы (программы, доклады, выступления, сообщения) съездов, конгрессов, конференций, "круглых столов", совещаний, приемов, встреч - Пост.». Возможно, для государственной организации, которая должна обеспечить «прозрачность» своей деятельности, это правильно. Но для чего все эти документы хранить коммерческим организациям, которые проводят/участвуют в сотнях подобных мероприятий ежегодно, и подавляющее большинство из них никак не сказываются на деятельности организации (заметьте, в статье нет ни комментария об их исторической ценности для организации, ни «звёздочки» при слове «постоянно» - неужели архивы действительно возьмут всё это добро на постоянное хранение?!).

Кроме того, перечни сильно разбухли в последнее время (в перечне НТД 1990 статей, в проекте перечня управленческих документов – 1003 статьи), при этом они всё равно не в силах отразить всё многообразие видов документов, но зато их статьи частично пересекаются (и сроки хранения при этом не всегда совпадают). Пользоваться такими перечнями не слишком удобно.

Пора, мне кажется, принять меры по укрупнению статей: скажем, большинство видов переписки имеет срок хранения 5 лет ЭПК либо 5 лет (к которым также можно было бы «прицепить» ЭПК, потому, что какой-либо логики в (не)назначении отметки ЭПК всё равно не прослеживается), - и здесь не нужно детализировать тематику переписки, создавая десятки лишних статей – и при этом всё равно остаются сотни тем, прямо в перечне не отраженных. Отдельные статьи нужно давать для особых видов переписки, имеющих специфический срок хранения.

По моим подсчетам, в отношении переписки в 269 статьях предлагается 9 различных сроков хранения:
1 год – 17 статей,
3 года – 41 статья,
5 лет – 62 статьи,
5 лет ЭПК – 107 статей,
ДМН не менее 5 лет (!) – 1 статья,
10 лет ЭПК – 11 статей,
15 лет ЭПК – 5 статей,
75 лет ЭПК – 2 статьи
Постоянно – 23 статьи.

Таким образом, 169 статей (63%) устанавливают для переписки 5 лет (с ЭПК или без), а вообще 85% статей предлагает срок не свыше 5 лет ЭПК. Так что возможность подсократить перечень есть...

Сравнение проекта нового перечня с действующим перечнем показывает, что нумерация статей изменилась. Это значит, что миллионам юридических лиц придется переделывать свои номенклатуры дел.

Думаю, что вполне логично потребовать от разработчиков подготовить таблицу перекрестных ссылок, в которой бы указывалось, какие статьи нового перечня соответствуют статьям ныне действующего.

Это, безусловно, большая работа, но в интересах страны, чтобы она была сделана один раз, а не миллион.

И, раз уж мы живём в век информационных технологий и электронных государственных услуг, будет ли чересчур наивно попросить, чтобы на сайте Росархива была возможность, указав в поле ввода номер статьи по перечню 2000 года, получить на выходе номер подходящей статьи нового перечня?

Кто мне объяснит логику разработчиков, придумавших аж целых четыре статьи (32-35) с трогательно одинаковыми сроками хранения:

ст.32 «Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности» - 5 л. ЭПК

ст.33 «Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности» - 5 л. ЭПК

ст.34 «Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности» - 5 л. ЭПК

ст.35 «Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности» - 5 л. ЭПК

Что мешало сделать одну статью, с, например, такой формулировкой «Переписка с органами и организациями по основным (профильным) направлениям деятельности» - 5 л. ЭПК? Зачем искусственно раздувать объём перечня, запутывать специалистов ДОУ и архивистов?

Или разработчики не понимают, что перечень – это не типовая номенклатура дел?

Я сомневаюсь в правильности формулировки наименования вида документов и срока их хранения ст. 78 «Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации».

В Трудовом Кодексе упомянуты «трудовые договора с лицами, осуществляющими функции единоличного исполнительного органа (члена коллегиального исполнительного органа)» (см. ст. 81, 275 и др. ТК). В любом случае, речь идет о трудовых взаимоотношениях, следовательно, логично поставить 75 лет, а не 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора.

Электронную цифровую подпись Росархив уважает. Это, в частности, проявляется в дублировании целого ряда статей в перечне НТД и проекте перечня управленческих документов – при этом сроки хранения, естественно, расходятся.

Ст.1962 НТД «Извещение Удостоверяющего центра владельцу о приостановлении действия (аннулировании) сертификата ключей ЭЦП» - 5 лет. Соответствующая статья 233 проекта «Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи» - уже 15 лет ЭПК (после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности). - Если бы авторы ещё потрудились указать, какой срок давности они имеют в виду! Подразумевается, видимо, что у нас архивисты все как один отлично разбираются в сроках давности…

Ст.1961 НТД, ст.238 проекта: «Переписка о сертификатах ключа подписи [«ключей ЭЦП» - в НТД]» - в проекте 15 лет ЭПК для всех, в НТД – то же, но «в эксплуатационных организациях» только 10 лет

Ст.1959 НТД, ст.237 проекта: «Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи». В проекте - 15 л. ЭПК для всех (после истечения срока действия договора); в НТД – 15 лет ЭПК (без комментариев), а для эксплуатационных организаций – 10 лет.

Ст.1988 НТД, ст.242 проекта: «Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра». В проекте – 5 лет ЭПК для всех, в перечне НТД тоже 5 лет ЭПК, но для эксплуатационных организаций – просто 5 лет

Ст.1958 НТД, ст.243 проекта: «Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи». В проекте - 15 л. ЭПК для всех; в НТД – 15 лет ЭПК, а для эксплуатационных организаций – 10 лет.

Заявки на регистрацию ключа подписи должны храниться 3 года по ст.1966 НТД, - и целых 15 лет ЭПК (после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности) по ст.233 проекта

Согласно ст.ст.1949-1950 перечня НТД, сертификаты ключа подписи должны храниться постоянно на бумажном носителе, и в электронном виде 10 лет ЭПК (до истечения срока исковой давности) в «организациях разработчиках/авторах документов», и до минования надобности [но не менее 5 лет] – в остальных. Ст.232 проекта предлагает всем хранить их постоянно (до ликвидации организации), с комментарием «В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей».

Но радует, что хотя бы в сроке хранения «Единого государственного реестра сертификатов ключей подписи», а также по поводу «Реестров сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра» перечни сошлись (ст.234 проекта, ст.1956 НТД; ст.235 проекта, ст.1957 НТД).

В общем, разработчикам в «Указаниях по применению» нужно будет предусмотреть и механизм разрешения конфликтов между этими двумя перечнями!

В качестве положительного момента следует отметить, что в проекте перечня нет тех вопиющих глупостей, которыми изобилует соответствующий раздел перечня НТД (типа отдельных статей для ключей подписи, в т.ч. для закрытых ключей).

Imho я обнаружил ещё несколько противоречий между проектом и действующим перечнем НТД:

Ст. 984 перечня НТД для технических паспортов зданий и сооружений устанавливает 10 лет ЭПК, и в эксплуатационных организациях – до их ликвидации. Аналогичная ст. 802 проекта «Паспорта зданий, сооружений» устанавливает 5 лет ЭПК после ликвидации здания, сооружения, а для памятников культуры и архитектуры – постоянно.

Ст. 1972 перечня НТД «Типовое соглашение об обмене электронными документами между организациями» - 5 лет ЭПК, и в эксплуатационных организациях – ДМН. Ст.223 проекта «Договоры, соглашения об информационном обмене» - 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения.

В проекте перечня есть интересная ст. 220 «Базы данных информационных систем - В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу».

В принципе, это серьёзный шаг вперёд по сравнению с конфликтующей аналогичной статьёй 1925 перечня НТД «Электронный документ в составе БД (распределенных БД) организации – Постоянно (для эксплуатационных организаций - до ликвидации организации)».

Однако данный вопрос необходимо продумывать глубже, особенно с учётом всё более широкого распространения самых разнообразных баз данных.

Формулировка «документы, помещённые в базу» имеет смысл лишь для части баз данных, а именно, для баз, служащих для управления «готовыми» электронными документами, аналогичными бумажным, - либо электронными образами бумажных документов. Для большинства деловых баз данных, которые готовые документы не хранят, а создают их по запросу, комбинируя содержание полей многочисленных таблиц, такая формулировка не подойдёт.

Но даже если мы имеем дело с базой, в которую действительно загружаются документы (таковы базы данных, лежащие в основе многих СЭД), стаёт вопрос: является ли база данных «шкафом» для этих документов, из которого они могут быть легко выгружены, - или представляет собой нечто существенно большее? Мы же ведь не устанавливаем постоянный срок хранения стеллажу, на котором стоят дела вечного хранения!

С моей точки зрения, если в базе данных хранятся только извлекаемые из неё документы, которым установлен собственный срок хранения, то самой базе данных нужно устанавливать срок «до минования надобности» (в предположении, что, во исполнение требований к срокам хранения документов, они будут выгружены из базы до её снятия с эксплуатации, и перемещены в другие электронные системы).

Рекомендую разработчикам ещё раз проверить перечисленные ниже статьи, поскольку, по моим данным, указанные в них виды документов в природе не существуют (во всяком случае, они не упоминаются ни в справочно-правовых системах, и не обнаруживаются при поиске в Интернете):

п.85 Доверенности на передачу авторских прав - Пост.*

п.43 Сводная опись объектов государственной собственности и объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием - Пост.

Стремление плодить статьи, размножая их по подвидам документов, может приводить к появлению, вообще говоря, противозаконных требований, как это случилось со ст.358 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам - Пост. *».

Что помешало рассматривать отчетность по МСФО как вариант бухгалтерской (финансовой) отчетности в рамках «нормальной» ст.351 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)», в которой сроки хранения дифференцированы в зависимости от типа отчётности (сводная годовая, годовая, квартальная, месячная)?

Только что стало известно, что Постановлением Правительства РФ от 28 октября 2009 г. № 846 утверждены «Правила расследования причин аварий в электроэнергетике». Правилами предусмотрено (п.23), что «Материалы расследования причин аварии формируются в отдельное дело с приложением описи всех документов и подлежат хранению уполномоченным органом в сфере контроля и надзора в электроэнергетике в течение не менее чем 3 лет».

Напомню, что срок в 3 года (да ещё без ЭПК) у нас устанавливается только для маловажных документов, - но которые не настолько сиюминутные, чтобы установить им 1 год.

Этот нормативный акт – наглядная иллюстрация того, «кто в доме хозяин», ведомства или Росархив. Ниже приведены выписки подходящих статей из перечня НТД и проекта перечня управленческих документов, из которых, во-первых, следует, что Правительство перечни (мягко говоря) игнорирует, а во-вторых – что сами перечни не слишком хорошо согласованы друг с другом.

В действующем и являющимся нормативным документом перечне НТД есть статья 1497 "Акты межведомственных комиссий по расследованию техногенных катастроф и документы (с приложением докладных и объяснительных записок, сводок, протоколов осмотра, фото-видеоснимков" - в зависимости от тяжести последствий, постоянно или 10 лет (в двух видах организаций)

Кроме того, есть статьи 1357 "Донесения об авариях и повреждениях электросети - Постоянно"; 1377 "Документы (акты, сводки, сведения) об авариях и повреждениях электросети - Постоянно"; 1407 "переписка об аварии оборудования - 10 лет ЭПК".

Согласно ст. 1452, "Акты расследований технологических нарушений в работе опасных производственных объектов и сооружений и документы (справки, протоколы, объяснительные записки, автономные записи работы приборов) к ним - 10 лет в утверждающих организациях, в организациях-разработчиках - постоянно, в эксплуатационных организациях - 10 лет после ликвидации объектов"

Даже просто "Протоколы о расследовании фактов технологических нарушений" - 5 лет, согласно ст.1168

А в проекте перечня управленческих документов тоже есть подходящие статьи:

Ст.831 "Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий" - 10 лет ЭПК, а в случае крупного ущерба и человеческих жертв, постоянно.

Ст.629 "Сведения об авариях и несчастных случаях" - 5 лет ЭПК;

Ст.631 "Переписка об авариях и несчастных случаях" - 5 лет ЭПК;

Ст.632 "Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях" - по месту происшествия, 75 лет ЭПК и, в случае крупного ущерба и человеческих жертв, постоянно; в других организациях 5 лет

Выводы, как говорится, делайте сами…

Авторы проекта дополнили перечень целым рядом статей, относящихся к конфиденциальной информации. К сожалению, формулировки статей и выбранные сроки хранения оставляют желать лучшего.

Ст.207 «Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации» - 5 лет после замены новыми. Я бы рекомендовала поставить как минимум 5 лет ЭПК, поскольку эти планы могут сыграть свою роль в судебных процессах, связанных с разглашением КТ. Кроме того, историческая информация такого рода полезна при разработке новых планов и совершенствовании существующих.

Ст.209 «Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)» - 5 лет после снятия грифа ограничения.

Здесь формулировка продумана плохо. Действительно, с кого снимается гриф? Видимо, всё-таки не с людей, а со сведений и документов. Однако лицо, допущенное к работе с конфиденциальной информацией, сплошь и рядом работает с большим числом материалов такого рода. Нужно ли ждать, пока будет снят гриф с последнего документа, с которым человек знакомился, - и кто и как будет это отслеживать? Почему бы не использовать опыт секретного делопроизводства, и не отсчитывать срок с момента, когда лицо лишается доступа к конфиденциальным сведениям? А вообще я бы подумала о том, чтобы рассматривать эти документы как кадровые, с установлением соответствующего срока хранения (или хотя бы поставить отметку ЭПК - разная ведь бывает конфиденциальная информация…).

Кроме того, что это за термин такой - «гриф ограничения»? Ограничения чего? Традиционная формулировка, чаще всего используемая в законодательстве – «гриф ограничения доступа [к документу]».

Меня также очень позабавила формулировка статьи 227 «Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию». Imho таких документов в принципе не следует создавать – незачем облегчать жизнь хакерам и инсайдерам!

В проекте нового перечня, да и в старом не понятна логика авторов перечней.

Приказы по личному составу, в частности о награждениях хранятся 75 лет ЭПК (Ст.19), однако документы о представлении к награждению, фактически основания к приказам о награждении, хранятся в награждающих организациях по перечню постоянно (Ст. 735).

Меня заинтриговала в проекте статья 211 «Паспорта информатизации организации – Постоянно».

Небольшое исследование показало, что типового документа с таким названием не существует. В законодательстве упоминаются «паспорта информатизации субъекта Российской Федерации», а в отдельных регионах (Татарстан, Волгоградская область, Удмуртская республика, Мурманская область, Ямало-Ненецкий национальный округ) – «паспорта информатизации органа государственной власти (муниципального образования)».

Эти «паспорта информатизации» представляют собой один из видов годовой отчётности по вспомогательному направлению деятельности, и вполне подходят под ст.469, которая устанавливает для такого рода отчетов срок хранения 5 лет (imho более разумный для отчетности о ходе информатизации, чем «постоянно»!).

Те, кому хочется хранить документы дольше, могут использовать, например, ст.464 («Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов» - годовые отчеты постоянно). Если же мы начнем для каждого вида отчетности включать в перечень отдельную статью, то перечень быстро станет многотомным.

Учитывая сказанное, рекомендую данную статью из проекта убрать.

Просто замечательна своей безоговорочностью ст.218 «Программные продукты (комплексы) – Постоянно (до ликвидации организации)» в разделе 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов».

Ст. 51 Перечня «Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним» после внесения изменений в ГК и в закон «Об ООО», такой вид документов перестает существовать. Есть договор об учреждении ООО или создании АО, но они не являются учредительными. Теперь только один вид учредительных документов – Устав.




ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Статья 89. Учреждение общества с ограниченной ответственностью и его учредительный документ

(в ред. Федерального закона от 30.12.2008 n 312-ФЗ)

1. Учредители общества с ограниченной ответственностью заключают между собой договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер их долей в уставном капитале общества и иные установленные законом об обществах с ограниченной ответственностью условия.
Договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью заключается в письменной форме.
2. Учредители общества с ограниченной ответственностью несут солидарную ответственность по обязательствам, связанным с его учреждением и возникшим до его государственной регистрации.
Общество с ограниченной ответственностью несет ответственность по обязательствам учредителей общества, связанным с его учреждением, только в случае последующего одобрения действий учредителей общества общим собранием участников общества. Размер ответственности общества по этим обязательствам учредителей общества может быть ограничен законом об обществах с ограниченной ответственностью.
3. Учредительным документом общества с ограниченной ответственностью является его устав.Устав общества с ограниченной ответственностью наряду со сведениями, указанными в пункте 2 статьи 52 настоящего Кодекса, должен содержать сведения о размере уставного капитала общества, составе и компетенции его органов управления, порядке принятия ими решений (в том числе решений по вопросам, принимаемым единогласно или квалифицированным большинством голосов) и иные предусмотренные законом об обществах с ограниченной ответственностью сведения.
4. Порядок совершения иных действий по учреждению общества с ограниченной ответственностью определяется законом об обществах с ограниченной ответственностью.
Статья 98. Образование акционерного общества

1. Учредители акционерного общества заключают между собой договор, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного капитала общества, категории выпускаемых акций и порядок их размещения, а также иные условия, предусмотренные законом об акционерных обществах.
Договор о создании акционерного общества заключается в письменной форме.
2. Учредители акционерного общества несут солидарную ответственность по обязательствам, возникшим до регистрации общества.
Общество несет ответственность по обязательствам учредителей, связанным с его созданием, только в случае последующего одобрения их действий общим собранием акционеров.
3. Учредительным документом акционерного общества является его устав, утвержденный учредителями.Устав акционерного общества помимо сведений, указанных в пункте 2 статьи 52 настоящего Кодекса, должен содержать условия о категориях выпускаемых обществом акций, их номинальной стоимости и количестве; о размере уставного капитала общества; о правах акционеров; о составе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов. В уставе акционерного общества должны также содержаться иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах.
4. Порядок совершения иных действий по созданию акционерного общества, в том числе компетенция учредительного собрания, определяется законом об акционерных обществах.
5. Особенности создания акционерных обществ при приватизации государственных и муниципальных предприятий определяются законами и иными правовыми актами о приватизации этих предприятий.
6. Акционерное общество может быть создано одним лицом или состоять из одного лица в случае приобретения одним акционером всех акций общества. Сведения об этом должны содержаться в уставе общества, быть зарегистрированы и опубликованы для всеобщего сведения.
Акционерное общество не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица, если иное не установлено законом.
(в ред. Федерального закона от 05.02.2007 n 13-ФЗ)

В проекте перечня читаем: ст.453 «Паспорта сделок - Пост.»

Паспорт сделки - базовый документ валютного контроля, оформляемый экспортером в банке и содержащий сведения о внешнеэкономической сделке, изложенные в стандартной форме, необходимой для контроля.

Он заполняется и представляется в банк резидентом - юридическим лицом, составляется в двух экземплярах, подписывается двумя лицами, наделенными правом первой и второй подписи, или же одним лицом, наделенным правом первой подписи (в случае отсутствия в штате юридического лица - резидента лиц, в обязанности которых входит ведение бухгалтерского учета), заявленными в карточке с образцами подписей и оттиска печати, с приложением оттиска печати юридического лица - резидента.

Паспорт сделки оформляется до совершения валютной операции. В нём, в частности, фиксируются данные контракта, изменения и дополнения к нему, а также факты отгрузок и оплат экспортируемого товара и т.д.

Сроки хранения документов по валютным операциям установлены Федеральным законом от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле» № 173-ФЗ:

а также Инструкцией ЦБ РФ от 15 июня 2004 г. № 117-и «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок»:

Поскольку первенство закона никто не отменял, основанием для установления срока хранения должны стать именно требования законодательства. Это означает, что паспорта сделок имеют срок хранения - «не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора». Для кредитных организаций, которые также хранят один из экземпляров паспорта сделки, ЦБ РФ установил свои требования к исчислению срока хранения паспортов сделок – «не менее трех лет со дня закрытия паспорта сделки».

Предложение: Привести сроки хранения данного документа в соответствие с требованиями законодательства.

В проекте перечня читаем:

Мой комментарий:

1. Срок хранения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей по п. 36 проекта перечня противоречит сроку хранения, установленному для этих документов Постановлением Правительства РФ.

2. Такого типового документа, как «Сведения об уплате налогов», в нашей стране нет. Основным документов, подтверждающим уплату налогов, является платежный документ по перечислению денег в государственный бюджет.

3. В пп. 37 и 38, стоит уточнить, что за документы имеются в виду.

Если имеются в виду регистрационные дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые являются составной частью Единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, то у них уже установлен срок хранения.

Если же имеется в виду те документы, которые хранятся у самих юридических лиц, то зачем там упоминаются копии уставных документов, в то время, как у организации есть его подлинник? Зачем индивидуальному предпринимателю хранить «статусные сведения» о себе любимом, когда у него при себе есть паспорт?

Кроме того, в комплектовании таких информационных ресурсов как ЕГРЮЛ и ЕГРИП участвуют не только сами юридические лица, но и ряд сторонних организаций: лицензирующие органы, банки, органы государственных внебюджетных фондов, судов и др., которые направляют в ФНС документы, содержащие сведения, подлежащие внесению в государственный реестр.

4. В п. 39 неточно указано название документа: нужно «Свидетельство о государственной регистрации». Кроме того, по каким-то причинам не включены другие виды документов, создаваемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей - см. : «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439).

Свидетельств о регистрации ликвидации юридических лиц в природе не существует. При ликвидации юридического лица выдается «Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности юридического лица» ( Форма № 50003). Для индивидуальных предпринимателей используется форма № Р65001 – «Свидетельство о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя».

Что касается филиалов и представительств, то, в соответствие с п.п. 1, 2 ст. 55 ГК, ст. 5 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 5 ФЗ «Об акционерных обществах» общество может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников общества.

Организации, согласно ст. 23.2.3 НК, обязаны «письменно сообщать в налоговый орган» об их создании и ликвидации. Никаких разрешений не требуется. Кредитные организации посылает уведомления об открытии филиалов и представительств в Банк России.

Предложения:

1. Привести названия видов документов в соответствие с законодательством,

2. Привести сроки хранения документов в соответствие со сроками, установленными Постановлением Правительства,

3. Исключить «сведения об уплате налогов» из перечисления, ввиду отсутствия такого вида документа,

4. п. 39 – исключить, а пп. 37 и 38 сформулировать следующим образом:

Ответ
 

Уважаемые посетители сайта «Архивы России»!

В связи с помещением на данный сайт «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечня) от себя лично и от имени других составителей Перечня считаю необходимым пояснить следующее.

Перечень подготовлен с учётом уточнения и дополнения его предыдущей редакции 2000 г. «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Перечень неоднократно рецензировался. В 2007 г. 134 рецензента (архивные учреждения, федеральные органы исполнительной власти) дали свои предложения по его подготовке. В 2008 г. Перечень прошёл апробацию (по разделам) в 7 ведущих федеральных органах исполнительной власти. В 2009 г. его рецензентами явились более 60 специалистов архивных учреждений, федеральных органов исполнительной власти, членов ЦЭПК. Всего было более 200 рецензентов – специалистов в области делопроизводства, архивного дела, управления, права, финансов, информатики и т.д.

Все положения, связанные с применением Перечня, строятся строго на действующей правовой основе.

Известно, что не всё в законодательстве детально проработано. Есть, в частности, вопросы к терминологии, к правам архивных учреждений в области работы с документами в организациях. Но закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. и Положение о Федеральном архивном агентстве 2004 г. никто не отменял. Напомним, что в 2007 г. утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, библиотеках и музеях, организациях Российской Академии наук» и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения», построенные в соответствии с указанным законом. И они действуют.

Строго говоря, в архивоведении вопросы типического (типового) не проработаны до сих пор, отсюда споры о наполнении данного Перечня. Однако, детально обсудив предложения по этому вопросу, ЦЭПК принял решения, отражённые в Перечне.

Разумеется, сколько людей – столько и мнений. Но, подчёркиваем, Перечень готовили и участвовали в его подготовке профессионалы разных организаций, отлично разбирающиеся и в управлении, и в праве, и в делопроизводстве, и в архивном деле и т.д. Проигрывались самые разные варианты подачи статей. Обсуждались все возможные варианты решений. Принятые решения отражены в Перечне, который согласован ЦЭПК при Росархиве 15 сентября с.г.

Ничего нового, по сравнению с уже обсуждёнными предложениями, мы пока не увидели. Напоминаем, что при любом обсуждении, в том числе и общественном, обязательно соблюдаются два условия: выступающие называют себя, а не свой псевдоним, и свой монолог ведут корректно. По нашему мнению, профессионализм выражается не в том, чтобы выдавать желаемое или особым образом толкуемое за действительное, а своё мнение за единственно правильное. Он (профессионализм) – в умении понять и принять решения, основанные на обобщении большого круга различных предложений.

От своего имени и от имени всех составителей Перечня благодарим наших официальных рецензентов за заинтересованную работу по уточнению и дополнению Перечня на всех этапах его обсуждения.



М.П. Жукова – зав. сектором ВНИИДАД, руководитель темы по подготовке Перечня.

Уважаемая Zhukova,

Разрешите поприветствовать Вас на нашем форуме. Маленькие перемены слагаются в большие революции, и Ваше участие в дискуссии – это уже вторая приятная неожиданность со стороны Росархива и ВНИИДАД (первой, конечно, было решение провести публичное обсуждение проекта перечня). Будем рады видеть здесь и других составителей перечня.

Количество рецензентов, к сожалению, не перешло в качество перечня – грубые ошибки в нём есть. Думаю, это должно тоже стать поводом для размышлений – всё ли благополучно с процессом рецензирования, апробации и утверждения.

Как мне кажется, ряд постов этой дискуссии особо обращал Ваше внимание на то, что это не совсем так.

Означают ли Ваши хвалебные слова, что разработчики святы, как папа Римский, и в принципе не могут ошибаться?

Правильно ли я Вас понял: Вы сознательно сделали Перечень именно таким, со всеми названными ошибками? :D

Ну что же Вы, новичок Zhukova – не успели придти в монастырь, и уже требуете менять устав? И заметьте, идея открыть обсуждение здесь, на форуме, пришла от Росархива. А Вам, собственно, что важнее – выявить «врагов», или же увидеть слабости Вашего продукта?

Кстати, а в чём вы видите некорректность в нашей дискуссии? Нельзя ли высказать свои претензии конкретно? Скажем, в чём некорректность моих постов?

Золотые слова. Начните применять их на практике – с себя ;)

Нужно ли понимать Вас так, что все наши замечания Вас не интересуют – нас-то Вы уж точно к официальным рецензентам не относите? Ну что же, остается надеяться, что в руководстве Росархива все же найдутся люди, понимающие, что выпуск третьего неудачного документа подряд может очень больно отозваться и на «штабах», и на отрасли в целом.

В Вашем посте, уважаемая Zhukova, я не увидел ни единого ответа на поставленные в форуме вопросы, как не увидел и желания вести конструктивный диалог. Жаль.

В проекте перечня читаем:

1. Такого типового документа, как «книги учета покупок-продаж», в нашей стране нет.

2. Счета-фактуры к первичным бухгалтерским документам никакого отношения не имеют (счет-фактура является документом налогового учета, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном п.1 ст.169 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Поскольку счета-фактуры является документом налогового учета, то на них должны распространятся сроки хранения, установлены Налоговым Кодексом – не менее 4 лет:

3. Согласно Правилам, утвержденным постановление правительства РФ, существуют четыре вида документов, которые формируются в процессе работы со счетами-фактурами:

• Журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур (журнал учета полученных счетов-фактур),
• Журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур (журнал учета выставленных счетов-фактур).

В этих делах и хранятся сами счета-фактуры. Кроме того, организации ведут:

• Книгу покупок,
• Книгу продаж

Книгам покупок и продаж Постановлением Правительства от 02.12.2000 № 914 установлен срок хранения «в течение полных 5 лет с даты последней записи».

4. Теперь о первичных документах. ФЗ «О бухгалтерском учете» называет их «первичные учетные документы».

5. Срок хранения первичных учетных документов по п. 362 проекта перечня противоречит сроку хранения, установленному для этих документов ФЗ «О бухгалтерском учете»

Т.е. законом не установлено никаких дополнительных условий к сроку хранения.

Предложения:

1.Исключить «книги учета покупок-продаж» из перечисления, ввиду отсутствия такого вида документа,

2.Выделить следующие типовые документы и установить им сроки хранения в соответствии с требованиями Налогового кодекса и Постановления Правительства:

• Журналы учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур (журналов учета полученных счетов-фактур), выставленных покупателям счетов-фактур (журналов учета выставленных счетов-фактур) – 4 года
• Книга покупок, книга продаж - 5 лет с даты последней записи

3. Исправить «первичные документы» на «первичные учетные документы»

4. Привести сроки хранения «первичных учетных документов» в соответствие со сроками, установленными ФЗ «О бухгалтерском учете»

Хочется напомнить уважаемому коллеге два важных момента:

1. При наличии в нормативных правовых актах положений, противоречащих законодательству, они подлежат отмене.

Это означает, что:

• Если установленные указаниями по применению перечня нормы будут противоречить каким-либо положениям законодательства, то можно требовать отмены этих положений.
  
  
• Если установленные перечнем сроки хранения отличаются от тех, что установлены для документов того же вида законодательством, то можно требовать отмены этого перечня или отдельных его статей.

Поскольку ряд сроков хранения, установленных в проекте перечня, противоречит нормам законодательства, то имеется существенный риск отмены перечня. Он может повторить судьбу перечня кредитных организаций, чего очень бы не хотелось всем специалистам в области управления документацией.

2. Кроме того, сейчас для проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, в обязательном порядке проводится экспертиза в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции (экспертиза на коррупциогенность). (см.: "Правила проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции", утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 марта 2009 г. № 195)

С моей точки зрения, перечень должен пройти такую экспертизу.

Я бы рекомендовала обратить внимание на следующие коррупционные факторы (см. "Методику проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции", утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 марта 2009 г. № 196):

Когда вместо трехлетнего срока хранения перечнем устанавливается постоянный срок хранения, как мне кажется, это можно классифицировать как значительное обременение.

Когда в законе «Об архивном деле» 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. дается определение (ст.3 п.2) «архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства», то imho данное определение носит именно оценочный характер, не содержит четких критериев того, когда просто документ становится архивным документом. Использование такого термина в перечне можно классифицировать как «юридико-лингвистическую неопределенность»

В проекте перечня читаем:

Федеральным законом от 01.12.2007 № 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС).

Причем, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем, и пенсия ему назначается более высокая. Хранить 75 лет командировочные удостоверения сотрудников, направленных в приравненные к районам Крайнего Севера местности, незачем, поскольку никаких дополнительных льгот человек не получит.

Предложения:

1. Исключить из комментария упоминание о «приравненных» местностях.

2. Для тех, кто не знает о существовании этой льготы, я бы в комментарии объяснила, по какой причине нужно так долго хранить эти командировочные удостоверения (со ссылкой на закон).

В проекте перечня читаем:

1. Это единственный пункт перечня, который регламентирует сроки хранения документов, относящихся к таможенной деятельности. Однако в Таможенном кодексе, кроме таможенной декларации, названы и другие виды документов:

Причем в Таможенном кодексе есть положения, устанавливающие сроки хранения для некоторых видов документов:

2. Срок хранения таможенных деклараций, приведенный в ст. 757 проекта перечня противоречит срокам хранения таможенных деклараций (экземпляр таможенного органа), установленным приказом ФТС.

Предложения:

1. Привести сроки хранения «таможенных деклараций» в соответствие со сроками, установленными приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. № 1515

2. Изложить п. 757 в следующей редакции:

3. Дополнить перечень пунктом следующего содержания:

4. Исключить комментарий «При условии проведения проверки (ревизии)»

В проекте перечня читаем:

1. Такого вида документов как «Журналы, карточки учета посещений организации представителями зарубежных организаций», в настоящее время не существует. Зарубежные гости сейчас не редкость даже в небольших организациях. Нормативных требований к ведению такого документа в организациях нет.

2. Термин «внешнеэкономическая деятельность» - очень широкое понятие. Например, так оно определяется в экономическом словаре:

Сейчас очень многие организации ведут такую переписку с зарубежными партнерами. Но хранить такие документы 15 лет iМНО – слишком большая честь. Чем зарубежный контрагент принципиально отличается от отечественного? Это различие, как мне кажется, пережиток тех, уже достаточно далеких времен, когда Россия ещё не интегрировалась в мировую экономику.

Вполне достаточно через пять лет провести экспертизу ценности и выделить для более длительного срока хранения наиболее важную для деловой деятельности переписку.

3. Такой группы документов, как документы «о целесообразности закупок импортной продукции и материалов», в настоящее время не существует. В настоящее время государственные закупки осуществляются в соответствии с законом 84-ФЗ, где поставщика выбирает комиссия на основе представленных коммерческих предложений участников торгов, в том числе и по поставке импортной продукции и материалов. Данный вид документов можно найти только в перечнях советских времен:

Предложения:

1. Исключить из проекта перечня ст. 491

2. Установить для переписки по внешнеэкономической деятельности единый срок хранения – 5 лет ЭПК

3. Ст.ст. 502-503 проекта перечня объединить и изложить в следующей редакции:
«Переписка по вопросам внешнеэкономической деятельности - 5 л. ЭПК»

4. Исключить из проекта перечня ст. 506

В проекте перечня читаем:

Мой комментарий:

Я посмотрела законодательство и нормативные документы, которые регламентируют ведение этого реестра. Нашла очень оригинальный срок хранения, установленный для регистрационных дел. Может быть, кто-нибудь разъяснит, что имел в виду наш Минюст? :)

Помимо реестра муниципальных образований, Министерством юстиции ведется государственный реестр уставов муниципальных образований (см.: Федеральный закон от 21.07.2005 № 97-ФЗ «О государственной регистрации уставов муниципальных образований» и Приказ Минюста РФ от 26.08.2005 № 147 «Об организации работы по проведению государственной регистрации уставов муниципальных образований, муниципальных правовых актов о внесении изменений в уставы муниципальных образований»).

Однако похоже, что в 2008 году Минюст де-факто объединил эти два ресурса в единый государственный информационный ресурс:

Предложение:

Росархиву обратиться в Минюст с просьбой разъяснить ситуацию со сроками хранения регистрационных дел муниципальных образований, и предложить Минюсту внести изменения в Инструкцию о ведении государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации

В проекте перечня читаем:

Мой комментарий:

Данные пункты перечня противоречат действующим нормативным правовым актам. Перечень всем единым государственным реестрам устанавливает постоянный срок хранения, - но это не так!

Предложения:

1. Если уж ЦЭПК приняла решение о включении в данный проект перечня государственных реестров, то, как мне кажется, необходимо, прежде всего, проверить, какие сроки и каким реестрам уже установлены законодательством, и именно их указать в перечне.

2. Там же, где сроки хранения не установлены, требуется проведение экспертизы ценности каждого реестра, поскольку это уникальные документы, которые ведутся либо на электронных носителях, либо на электронных и бумажных носителях.

3. Там, где реестр ведется на электронных и бумажных носителях, необходимо выявлять, как называются дела/досье, в которые помещаются бумажные документы. Пока же в Перечне неразбериха: в одних случаях бумажная часть реестра выделяется как отдельный вид документа - см., например, ст.11 «Регистрационное дело муниципального образования», в то время, как аналогичные регистрационные дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющиеся составной частью ЕГРЮЛ и ЕГРИП, не выделены.

В проекте перечня читаем:

Мои комментарии:

1. Такого документа как упомянутые в ст.279 «реестры учета победителей конкурсов, аукционов, запросов котировок» нет в Федеральном законе от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

2. Существуют следующие виды документов:

• Реестры государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов (94-ФЗ, ст.18),
• Реестр недобросовестных поставщиков (94-ФЗ, ст.19)

3. Дальше начинаются шарады со сроками хранения, установленными этим законом и постановлениями Правительства:

Не правда ли, оригинально: с одной стороны через 3 или 2 года сведения исключаются, - но одновременно хранятся «в электронном виде в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле». Кстати, а нельзя ли где-нибудь посмотреть этот порядок хранения государственных баз данных в электронном виде? :) imho Постановление Правительства по реестру существенно удлиняет срок хранения, вопреки положениям закона.

4. Ст.273 проекта перечня противоречит положениям законодательства. В законе установлены следующие сроки хранения для организаций-заказчиков, уполномоченных органов (для участников конкурсов и аукционов срок хранения вообще не установлен):

Кроме того, есть ещё два Постановления Правительства, которые устанавливают сроки хранения «информации в электронном виде, размещенной на сайтах при проведении электронных аукционов и размещении информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Установлены более длительные сроки хранения:

5. Такого документа, как упомянутые в ст. 329 «Отчеты по распределению государственных и муниципальных заказов (контрактов)» в природе не существует.

Предложения:

1. Ст.ст. 279 и 239 исключить из проекта перечня.

2. Включить в перечень пункты виды документов: «Реестры государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов», «Реестр недобросовестных поставщиков», и установить им сроки хранения в соответствии «с законодательством Российской Федерации об архивном деле».

3. Срок хранения в ст. 273 привести в соответствие с законодательством.

4. Включить в проект перечня статьи:

• «Информация, размещенная уполномоченными органами на официальных сайтах Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». В органе, уполномоченном на ведение официального сайта – 10 лет
  
  
• «Информация, размещенная на официальных сайтах в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме». В организации-заказчике, в органе исполнительной власти, уполномоченном на размещение заказов, у оператора сайта - 10 лет

Документы, связанные с командировками. В проекте перечня читаем:

Мои комментарии:

1. В конце 2008 года был изменен порядок направления работников с служебные командировки. В Постановлении Правительства не делается различия между российскими и заграничными командировками.

В Положении перечислены виды первичной учетной документации, которые документируют направление сотрудника в командировку (см. : Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Введены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

• форма Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
• форма Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",
• форма Т-10 "Командировочное удостоверение",
• форма Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Кроме того, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» были введены ещё два вида документов:

• журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации,
• журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Больше никакой документации от организаций вести не требуется!

2. О сроках хранения: Поскольку приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку, командировочные удостоверения, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении являются первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты, то срок хранения большинства этих документов – 5 лет.

Для журналов учета работников установлен следующий срок хранения:

3. Такого вида дел, как «Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом», в настоящее время не существует.

4. Такого вида документа, как «Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки», в настоящее время не существует.

5. ИМНО считаю весьма спорным выделение в отдельный пункт перечня (ст.508) «Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки». Сейчас организации заключают многочисленные договора на обслуживание, и выделять из них только те, что относятся к зарубежным командировкам, не имеет никакого смысла.

Предложения:

1. Привести пункты проекта перечня в соответствие с действующей нормативной базой. Исключить неоправданное разделение командировок на внутрироссийские и заграничные, на долгосрочные и краткосрочные.

2. Привести сроки хранения документов по командировкам в соответствие с действующей нормативной базой.

3. Исключить из проекта перечня ст.ст. 375, 659, 669, 695(к)

4. Объединить ст.ст.660 и 669, и изложить ст. 660 в следующей редакции:
«Первичная учетная документация по командировкам» – 5 лет (1) - (1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера – 75 л.

5. Ст.695(з) сформулировать в следующей редакции: «з) учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации; учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы» - 5 лет

6. Из ст. 687 «Переписка об оформлении командировок - 5 л.» исключить комментарий «Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК»

7. Исключить из проекта ст. 508.

О сроке хранения договоров аренды помещений
 

Здравствуйте! Хочу выразить мнение по поводу срока хранения договоров аренды зданий, помещений. Мне непонятно, чем мотивировались составители Перечня при установлении постоянного срока хранения данных договоров как в Перечне типовых управленческих документов, утвержденного в 2000 г., так и в Перечне 2009 года. Учитывая практику, основанная масса договоров аренды заключается на срок до 1 года. В результате ежегодно в архивы поступают сотни дел, не имеющих правовой и исторической ценности.
С правовой позиции срок хранения данных договоров может ограничиться сроком исковой давности, установленным ст.181 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (в ред. Федерального закона от 21.07.2005 №109-ФЗ).
А если составители желают включить в состав Архивного фонда Российской Федерации договоры аренды как комплекс документов по истории экономических отношений и использованию исторически значимых объектов недвижимости достаточно добавить к временному сроку хранения отметку «ЭПК».
Считаю, что наиболее оптимальным сроком хранения договоров аренды зданий, помещений является 10 лет с отметкой ЭПК.

Поскольку "Предложения и замечания по проекту Перечня могут быть представлены до 1 декабря 2009 года." я закрываю эту ветку для обсуждения.
Всем участвовавшим спасибо.