В проекте перечня читаем:

1. Такого вида документов как «Журналы, карточки учета посещений организации представителями зарубежных организаций», в настоящее время не существует. Зарубежные гости сейчас не редкость даже в небольших организациях. Нормативных требований к ведению такого документа в организациях нет.

2. Термин «внешнеэкономическая деятельность» - очень широкое понятие. Например, так оно определяется в экономическом словаре:

Сейчас очень многие организации ведут такую переписку с зарубежными партнерами. Но хранить такие документы 15 лет iМНО – слишком большая честь. Чем зарубежный контрагент принципиально отличается от отечественного? Это различие, как мне кажется, пережиток тех, уже достаточно далеких времен, когда Россия ещё не интегрировалась в мировую экономику.

Вполне достаточно через пять лет провести экспертизу ценности и выделить для более длительного срока хранения наиболее важную для деловой деятельности переписку.

3. Такой группы документов, как документы «о целесообразности закупок импортной продукции и материалов», в настоящее время не существует. В настоящее время государственные закупки осуществляются в соответствии с законом 84-ФЗ, где поставщика выбирает комиссия на основе представленных коммерческих предложений участников торгов, в том числе и по поставке импортной продукции и материалов. Данный вид документов можно найти только в перечнях советских времен:

Предложения:

1. Исключить из проекта перечня ст. 491

2. Установить для переписки по внешнеэкономической деятельности единый срок хранения – 5 лет ЭПК

3. Ст.ст. 502-503 проекта перечня объединить и изложить в следующей редакции:
«Переписка по вопросам внешнеэкономической деятельности - 5 л. ЭПК»

4. Исключить из проекта перечня ст. 506

В проекте перечня читаем:

Мой комментарий:

Я посмотрела законодательство и нормативные документы, которые регламентируют ведение этого реестра. Нашла очень оригинальный срок хранения, установленный для регистрационных дел. Может быть, кто-нибудь разъяснит, что имел в виду наш Минюст? :)

Помимо реестра муниципальных образований, Министерством юстиции ведется государственный реестр уставов муниципальных образований (см.: Федеральный закон от 21.07.2005 № 97-ФЗ «О государственной регистрации уставов муниципальных образований» и Приказ Минюста РФ от 26.08.2005 № 147 «Об организации работы по проведению государственной регистрации уставов муниципальных образований, муниципальных правовых актов о внесении изменений в уставы муниципальных образований»).

Однако похоже, что в 2008 году Минюст де-факто объединил эти два ресурса в единый государственный информационный ресурс:

Предложение:

Росархиву обратиться в Минюст с просьбой разъяснить ситуацию со сроками хранения регистрационных дел муниципальных образований, и предложить Минюсту внести изменения в Инструкцию о ведении государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации

В проекте перечня читаем:

Мой комментарий:

Данные пункты перечня противоречат действующим нормативным правовым актам. Перечень всем единым государственным реестрам устанавливает постоянный срок хранения, - но это не так!

Предложения:

1. Если уж ЦЭПК приняла решение о включении в данный проект перечня государственных реестров, то, как мне кажется, необходимо, прежде всего, проверить, какие сроки и каким реестрам уже установлены законодательством, и именно их указать в перечне.

2. Там же, где сроки хранения не установлены, требуется проведение экспертизы ценности каждого реестра, поскольку это уникальные документы, которые ведутся либо на электронных носителях, либо на электронных и бумажных носителях.

3. Там, где реестр ведется на электронных и бумажных носителях, необходимо выявлять, как называются дела/досье, в которые помещаются бумажные документы. Пока же в Перечне неразбериха: в одних случаях бумажная часть реестра выделяется как отдельный вид документа - см., например, ст.11 «Регистрационное дело муниципального образования», в то время, как аналогичные регистрационные дела юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющиеся составной частью ЕГРЮЛ и ЕГРИП, не выделены.

В проекте перечня читаем:

Мои комментарии:

1. Такого документа как упомянутые в ст.279 «реестры учета победителей конкурсов, аукционов, запросов котировок» нет в Федеральном законе от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

2. Существуют следующие виды документов:

• Реестры государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов (94-ФЗ, ст.18),
• Реестр недобросовестных поставщиков (94-ФЗ, ст.19)

3. Дальше начинаются шарады со сроками хранения, установленными этим законом и постановлениями Правительства:

Не правда ли, оригинально: с одной стороны через 3 или 2 года сведения исключаются, - но одновременно хранятся «в электронном виде в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле». Кстати, а нельзя ли где-нибудь посмотреть этот порядок хранения государственных баз данных в электронном виде? :) imho Постановление Правительства по реестру существенно удлиняет срок хранения, вопреки положениям закона.

4. Ст.273 проекта перечня противоречит положениям законодательства. В законе установлены следующие сроки хранения для организаций-заказчиков, уполномоченных органов (для участников конкурсов и аукционов срок хранения вообще не установлен):

Кроме того, есть ещё два Постановления Правительства, которые устанавливают сроки хранения «информации в электронном виде, размещенной на сайтах при проведении электронных аукционов и размещении информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Установлены более длительные сроки хранения:

5. Такого документа, как упомянутые в ст. 329 «Отчеты по распределению государственных и муниципальных заказов (контрактов)» в природе не существует.

Предложения:

1. Ст.ст. 279 и 239 исключить из проекта перечня.

2. Включить в перечень пункты виды документов: «Реестры государственных или муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов», «Реестр недобросовестных поставщиков», и установить им сроки хранения в соответствии «с законодательством Российской Федерации об архивном деле».

3. Срок хранения в ст. 273 привести в соответствие с законодательством.

4. Включить в проект перечня статьи:

• «Информация, размещенная уполномоченными органами на официальных сайтах Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». В органе, уполномоченном на ведение официального сайта – 10 лет
  
  
• «Информация, размещенная на официальных сайтах в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме». В организации-заказчике, в органе исполнительной власти, уполномоченном на размещение заказов, у оператора сайта - 10 лет

Документы, связанные с командировками. В проекте перечня читаем:

Мои комментарии:

1. В конце 2008 года был изменен порядок направления работников с служебные командировки. В Постановлении Правительства не делается различия между российскими и заграничными командировками.

В Положении перечислены виды первичной учетной документации, которые документируют направление сотрудника в командировку (см. : Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Введены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

• форма Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
• форма Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",
• форма Т-10 "Командировочное удостоверение",
• форма Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Кроме того, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» были введены ещё два вида документов:

• журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации,
• журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Больше никакой документации от организаций вести не требуется!

2. О сроках хранения: Поскольку приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку, командировочные удостоверения, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении являются первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты, то срок хранения большинства этих документов – 5 лет.

Для журналов учета работников установлен следующий срок хранения:

3. Такого вида дел, как «Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом», в настоящее время не существует.

4. Такого вида документа, как «Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки», в настоящее время не существует.

5. ИМНО считаю весьма спорным выделение в отдельный пункт перечня (ст.508) «Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки». Сейчас организации заключают многочисленные договора на обслуживание, и выделять из них только те, что относятся к зарубежным командировкам, не имеет никакого смысла.

Предложения:

1. Привести пункты проекта перечня в соответствие с действующей нормативной базой. Исключить неоправданное разделение командировок на внутрироссийские и заграничные, на долгосрочные и краткосрочные.

2. Привести сроки хранения документов по командировкам в соответствие с действующей нормативной базой.

3. Исключить из проекта перечня ст.ст. 375, 659, 669, 695(к)

4. Объединить ст.ст.660 и 669, и изложить ст. 660 в следующей редакции:
«Первичная учетная документация по командировкам» – 5 лет (1) - (1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера – 75 л.

5. Ст.695(з) сформулировать в следующей редакции: «з) учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации; учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы» - 5 лет

6. Из ст. 687 «Переписка об оформлении командировок - 5 л.» исключить комментарий «Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК»

7. Исключить из проекта ст. 508.

О сроке хранения договоров аренды помещений
 

Здравствуйте! Хочу выразить мнение по поводу срока хранения договоров аренды зданий, помещений. Мне непонятно, чем мотивировались составители Перечня при установлении постоянного срока хранения данных договоров как в Перечне типовых управленческих документов, утвержденного в 2000 г., так и в Перечне 2009 года. Учитывая практику, основанная масса договоров аренды заключается на срок до 1 года. В результате ежегодно в архивы поступают сотни дел, не имеющих правовой и исторической ценности.
С правовой позиции срок хранения данных договоров может ограничиться сроком исковой давности, установленным ст.181 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (в ред. Федерального закона от 21.07.2005 №109-ФЗ).
А если составители желают включить в состав Архивного фонда Российской Федерации договоры аренды как комплекс документов по истории экономических отношений и использованию исторически значимых объектов недвижимости достаточно добавить к временному сроку хранения отметку «ЭПК».
Считаю, что наиболее оптимальным сроком хранения договоров аренды зданий, помещений является 10 лет с отметкой ЭПК.

Поскольку "Предложения и замечания по проекту Перечня могут быть представлены до 1 декабря 2009 года." я закрываю эту ветку для обсуждения.
Всем участвовавшим спасибо.