Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Проект "Перечня типовых управленческих документов..." (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=522)

Tasha 31.10.2009 21:59

Я сомневаюсь в правильности формулировки наименования вида документов и срока их хранения ст. 78 «Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации».

В Трудовом Кодексе упомянуты «трудовые договора с лицами, осуществляющими функции единоличного исполнительного органа (члена коллегиального исполнительного органа)» (см. ст. 81, 275 и др. ТК). В любом случае, речь идет о трудовых взаимоотношениях, следовательно, логично поставить 75 лет, а не 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора.

Tasha 01.11.2009 01:23

Электронную цифровую подпись Росархив уважает. Это, в частности, проявляется в дублировании целого ряда статей в перечне НТД и проекте перечня управленческих документов – при этом сроки хранения, естественно, расходятся.

Ст.1962 НТД «Извещение Удостоверяющего центра владельцу о приостановлении действия (аннулировании) сертификата ключей ЭЦП» - 5 лет. Соответствующая статья 233 проекта «Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи» - уже 15 лет ЭПК (после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности). - Если бы авторы ещё потрудились указать, какой срок давности они имеют в виду! Подразумевается, видимо, что у нас архивисты все как один отлично разбираются в сроках давности…

Ст.1961 НТД, ст.238 проекта: «Переписка о сертификатах ключа подписи [«ключей ЭЦП» - в НТД]» - в проекте 15 лет ЭПК для всех, в НТД – то же, но «в эксплуатационных организациях» только 10 лет

Ст.1959 НТД, ст.237 проекта: «Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи». В проекте - 15 л. ЭПК для всех (после истечения срока действия договора); в НТД – 15 лет ЭПК (без комментариев), а для эксплуатационных организаций – 10 лет.

Ст.1988 НТД, ст.242 проекта: «Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра». В проекте – 5 лет ЭПК для всех, в перечне НТД тоже 5 лет ЭПК, но для эксплуатационных организаций – просто 5 лет

Ст.1958 НТД, ст.243 проекта: «Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи». В проекте - 15 л. ЭПК для всех; в НТД – 15 лет ЭПК, а для эксплуатационных организаций – 10 лет.

Заявки на регистрацию ключа подписи должны храниться 3 года по ст.1966 НТД, - и целых 15 лет ЭПК (после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности) по ст.233 проекта

Согласно ст.ст.1949-1950 перечня НТД, сертификаты ключа подписи должны храниться постоянно на бумажном носителе, и в электронном виде 10 лет ЭПК (до истечения срока исковой давности) в «организациях разработчиках/авторах документов», и до минования надобности [но не менее 5 лет] – в остальных. Ст.232 проекта предлагает всем хранить их постоянно (до ликвидации организации), с комментарием «В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей».

Но радует, что хотя бы в сроке хранения «Единого государственного реестра сертификатов ключей подписи», а также по поводу «Реестров сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра» перечни сошлись (ст.234 проекта, ст.1956 НТД; ст.235 проекта, ст.1957 НТД).

В общем, разработчикам в «Указаниях по применению» нужно будет предусмотреть и механизм разрешения конфликтов между этими двумя перечнями!

В качестве положительного момента следует отметить, что в проекте перечня нет тех вопиющих глупостей, которыми изобилует соответствующий раздел перечня НТД (типа отдельных статей для ключей подписи, в т.ч. для закрытых ключей).

Andrew 02.11.2009 10:19

Imho я обнаружил ещё несколько противоречий между проектом и действующим перечнем НТД:

Ст. 984 перечня НТД для технических паспортов зданий и сооружений устанавливает 10 лет ЭПК, и в эксплуатационных организациях – до их ликвидации. Аналогичная ст. 802 проекта «Паспорта зданий, сооружений» устанавливает 5 лет ЭПК после ликвидации здания, сооружения, а для памятников культуры и архитектуры – постоянно.

Ст. 1972 перечня НТД «Типовое соглашение об обмене электронными документами между организациями» - 5 лет ЭПК, и в эксплуатационных организациях – ДМН. Ст.223 проекта «Договоры, соглашения об информационном обмене» - 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения.

Andrew 02.11.2009 10:23

В проекте перечня есть интересная ст. 220 «Базы данных информационных систем - В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу».

В принципе, это серьёзный шаг вперёд по сравнению с конфликтующей аналогичной статьёй 1925 перечня НТД «Электронный документ в составе БД (распределенных БД) организации – Постоянно (для эксплуатационных организаций - до ликвидации организации)».

Однако данный вопрос необходимо продумывать глубже, особенно с учётом всё более широкого распространения самых разнообразных баз данных.

Формулировка «документы, помещённые в базу» имеет смысл лишь для части баз данных, а именно, для баз, служащих для управления «готовыми» электронными документами, аналогичными бумажным, - либо электронными образами бумажных документов. Для большинства деловых баз данных, которые готовые документы не хранят, а создают их по запросу, комбинируя содержание полей многочисленных таблиц, такая формулировка не подойдёт.

Но даже если мы имеем дело с базой, в которую действительно загружаются документы (таковы базы данных, лежащие в основе многих СЭД), стаёт вопрос: является ли база данных «шкафом» для этих документов, из которого они могут быть легко выгружены, - или представляет собой нечто существенно большее? Мы же ведь не устанавливаем постоянный срок хранения стеллажу, на котором стоят дела вечного хранения!

С моей точки зрения, если в базе данных хранятся только извлекаемые из неё документы, которым установлен собственный срок хранения, то самой базе данных нужно устанавливать срок «до минования надобности» (в предположении, что, во исполнение требований к срокам хранения документов, они будут выгружены из базы до её снятия с эксплуатации, и перемещены в другие электронные системы).

Tasha 02.11.2009 10:31

Рекомендую разработчикам ещё раз проверить перечисленные ниже статьи, поскольку, по моим данным, указанные в них виды документов в природе не существуют (во всяком случае, они не упоминаются ни в справочно-правовых системах, и не обнаруживаются при поиске в Интернете):

п.85 Доверенности на передачу авторских прав - Пост.*

п.43 Сводная опись объектов государственной собственности и объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием - Пост.

Tasha 02.11.2009 11:11

Стремление плодить статьи, размножая их по подвидам документов, может приводить к появлению, вообще говоря, противозаконных требований, как это случилось со ст.358 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам - Пост. *».

Что помешало рассматривать отчетность по МСФО как вариант бухгалтерской (финансовой) отчетности в рамках «нормальной» ст.351 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)», в которой сроки хранения дифференцированы в зависимости от типа отчётности (сводная годовая, годовая, квартальная, месячная)?

Tasha 04.11.2009 15:44

Только что стало известно, что Постановлением Правительства РФ от 28 октября 2009 г. № 846 утверждены «Правила расследования причин аварий в электроэнергетике». Правилами предусмотрено (п.23), что «Материалы расследования причин аварии формируются в отдельное дело с приложением описи всех документов и подлежат хранению уполномоченным органом в сфере контроля и надзора в электроэнергетике в течение не менее чем 3 лет».

Напомню, что срок в 3 года (да ещё без ЭПК) у нас устанавливается только для маловажных документов, - но которые не настолько сиюминутные, чтобы установить им 1 год.

Этот нормативный акт – наглядная иллюстрация того, «кто в доме хозяин», ведомства или Росархив. Ниже приведены выписки подходящих статей из перечня НТД и проекта перечня управленческих документов, из которых, во-первых, следует, что Правительство перечни (мягко говоря) игнорирует, а во-вторых – что сами перечни не слишком хорошо согласованы друг с другом.

В действующем и являющимся нормативным документом перечне НТД есть статья 1497 "Акты межведомственных комиссий по расследованию техногенных катастроф и документы (с приложением докладных и объяснительных записок, сводок, протоколов осмотра, фото-видеоснимков" - в зависимости от тяжести последствий, постоянно или 10 лет (в двух видах организаций)

Кроме того, есть статьи 1357 "Донесения об авариях и повреждениях электросети - Постоянно"; 1377 "Документы (акты, сводки, сведения) об авариях и повреждениях электросети - Постоянно"; 1407 "переписка об аварии оборудования - 10 лет ЭПК".

Согласно ст. 1452, "Акты расследований технологических нарушений в работе опасных производственных объектов и сооружений и документы (справки, протоколы, объяснительные записки, автономные записи работы приборов) к ним - 10 лет в утверждающих организациях, в организациях-разработчиках - постоянно, в эксплуатационных организациях - 10 лет после ликвидации объектов"

Даже просто "Протоколы о расследовании фактов технологических нарушений" - 5 лет, согласно ст.1168

А в проекте перечня управленческих документов тоже есть подходящие статьи:

Ст.831 "Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий" - 10 лет ЭПК, а в случае крупного ущерба и человеческих жертв, постоянно.

Ст.629 "Сведения об авариях и несчастных случаях" - 5 лет ЭПК;

Ст.631 "Переписка об авариях и несчастных случаях" - 5 лет ЭПК;

Ст.632 "Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях" - по месту происшествия, 75 лет ЭПК и, в случае крупного ущерба и человеческих жертв, постоянно; в других организациях 5 лет

Выводы, как говорится, делайте сами…

Tasha 04.11.2009 18:47

Авторы проекта дополнили перечень целым рядом статей, относящихся к конфиденциальной информации. К сожалению, формулировки статей и выбранные сроки хранения оставляют желать лучшего.

Ст.207 «Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации» - 5 лет после замены новыми. Я бы рекомендовала поставить как минимум 5 лет ЭПК, поскольку эти планы могут сыграть свою роль в судебных процессах, связанных с разглашением КТ. Кроме того, историческая информация такого рода полезна при разработке новых планов и совершенствовании существующих.

Ст.209 «Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)» - 5 лет после снятия грифа ограничения.

Здесь формулировка продумана плохо. Действительно, с кого снимается гриф? Видимо, всё-таки не с людей, а со сведений и документов. Однако лицо, допущенное к работе с конфиденциальной информацией, сплошь и рядом работает с большим числом материалов такого рода. Нужно ли ждать, пока будет снят гриф с последнего документа, с которым человек знакомился, - и кто и как будет это отслеживать? Почему бы не использовать опыт секретного делопроизводства, и не отсчитывать срок с момента, когда лицо лишается доступа к конфиденциальным сведениям? А вообще я бы подумала о том, чтобы рассматривать эти документы как кадровые, с установлением соответствующего срока хранения (или хотя бы поставить отметку ЭПК - разная ведь бывает конфиденциальная информация…).

Кроме того, что это за термин такой - «гриф ограничения»? Ограничения чего? Традиционная формулировка, чаще всего используемая в законодательстве – «гриф ограничения доступа [к документу]».

Меня также очень позабавила формулировка статьи 227 «Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию». Imho таких документов в принципе не следует создавать – незачем облегчать жизнь хакерам и инсайдерам!

Finn 05.11.2009 15:52

В проекте нового перечня, да и в старом не понятна логика авторов перечней.

Приказы по личному составу, в частности о награждениях хранятся 75 лет ЭПК (Ст.19), однако документы о представлении к награждению, фактически основания к приказам о награждении, хранятся в награждающих организациях по перечню постоянно (Ст. 735).

Tasha 07.11.2009 16:02

Меня заинтриговала в проекте статья 211 «Паспорта информатизации организации – Постоянно».

Небольшое исследование показало, что типового документа с таким названием не существует. В законодательстве упоминаются «паспорта информатизации субъекта Российской Федерации», а в отдельных регионах (Татарстан, Волгоградская область, Удмуртская республика, Мурманская область, Ямало-Ненецкий национальный округ) – «паспорта информатизации органа государственной власти (муниципального образования)».

Эти «паспорта информатизации» представляют собой один из видов годовой отчётности по вспомогательному направлению деятельности, и вполне подходят под ст.469, которая устанавливает для такого рода отчетов срок хранения 5 лет (imho более разумный для отчетности о ходе информатизации, чем «постоянно»!).

Те, кому хочется хранить документы дольше, могут использовать, например, ст.464 («Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов» - годовые отчеты постоянно). Если же мы начнем для каждого вида отчетности включать в перечень отдельную статью, то перечень быстро станет многотомным.

Учитывая сказанное, рекомендую данную статью из проекта убрать.


Часовой пояс GMT +4, время: 09:39.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015