Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Правила оформления архивной спрвки для Пенсионного фонда (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4186)

zIMIRA 04.02.2011 13:12

Правила оформления архивной спрвки для Пенсионного фонда
 
Здравствуйте! Извиняюсь за дилетантский вопрос, но с архивом связана недавно. Проблема такова: с определенного времени вдруг участились претензии Пенсионного фонда к оформлению архивных справок, выданных нашей организацией. Причем, наблюдаются разночтения в мнениях разных инспекторов.
Хотелось бы получить консультацию специалистов архивного дела, на какие нормативные документы опираться при составлении. А если будут примеры справок для наглядности - благодарности моей не будет предела.
Заранее большое спасибо!

С уважением, Ирина

Яркова 05.02.2011 10:55

Смотря какого рода претензии, если они, по Вашему мнению, необоснованные и разные требования у разных инспекторов, то нужно работать с руководством Вашего территориального органа Пенсионного фонда, чтобы согласовать эти требования.
Примеры архивных справок, которые дает наш архив можно посмотреть здесь:http://www.cdooso.ru/metod_razrab.php

Варфоломей Коробейников 05.02.2011 23:30

Судя по текстам иных писем, приходящих из ПФР, у них наблюдаются некоторые трудности с кадровым составом этих самых инспекторов. Писать без ошибок получается не у всех. Пусть оформляют свои претензии в письменном виде со ссылками на нормативные акты. Это прекратит художественную самодеятельность со стороны отдельных сотрудников ПФР и поможет установить истину.

klen2066 11.08.2011 05:19

Здравствуйте. Вопрос от начинающих. При составлении архивных справок о заработной плате в сведения о заработке включаются, в том числе, квартальные премии, за полугодия, премии за год, другие выплаты, которые свыше 4 тыс. рублей. Что еще? В расчетно-платежных ведомостях и лицевых счетах прошлых лет, порой, и бухгалтер не сразу разберется... А какие начисления не учитываются? Например, при обращении за такой справкой в действующую организацию, такие справки выдает бухгалтерия. Она-то знает, что учитывать, а что нет...

Нонна 11.08.2011 07:17

Мне в нашем курирующем архиве не раз объясняли, что вы не имеете права составлять архивные справки, касающиеся зарплаты, т. к. образование у вас не позволяет это делать, т. е. вы не бухгалтер. Если бухгалтер за прошлые годы не может разобраться в каракулях, то вы-то и подавно. И почему это все выплаты свыше 4 тыс рублей, это откуда*???? Надо включать все. Человек все это заработал. Так вот в моем Положение об архиве написано, что я не выдаю справки о зарплате - не имею правва, а только готовлю документы для бухгалтерии, а они приходят и готовят сами. Лучше не заморачивайтесь, а то напишите что-то неправильно, с вас потом же и спросят.... у меня было таких пара случаев с моей напарницей. Так она потом что-то рисовала, пририсовывала и т. п. и ночь не спала. Зачем вам такая ответственность, вы же за это и отвечать будете - не начальник. Это же серьезное дело: напишите мало -обманули человека, напишите много - обманули государства. Ни в коем случае не занимайтесь этими справками, это пререгатива финансистов!!!!!

Finn 11.08.2011 09:39

Наш архив сам готовит справки о зарплате. Бухгалтерия провела с ними методические занятия и теперь они сами рассчитывают зарплату по лицевым счетам.

Andrew 11.08.2011 10:45

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 9042)
Мне в нашем курирующем архиве не раз объясняли, что вы не имеете права составлять архивные справки, касающиеся зарплаты, т. к. образование у вас не позволяет это делать, т. е. вы не бухгалтер.

Я в законодательно-нормативной базе подобных запретов в отношении архивных справок, выдаваемых государственными и муниципальными архивами, не нашёл. Более того, в форме, приведенной в приложении к письму Росархива от 14.03.2005 №6/486-к «О направлении рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации», предусмотрены подписи исполнителя и руководителя архива.

Не могли бы Вы попросить Ваш курирующий архив дать ссылки на российское законодательство, в обоснование их позиции?

Нонна 11.08.2011 17:11

Попробую спросить, они пока все в отпуске сейчас.
Я все равно слабо представляю, как я могу готовить справку о зарплате- у меня для этого нет подходящих знаний. ПОдпись руководителя.... он же не проверяет эту информацию. А исполнителем как раз пусть и будет кто-то из бухгалтеров. Так, написав, что-то неправильно, можно подставить и себя, и руководство.
Что касается "провели методическое занятие, и они сами теперь считают по лицевым счетам" - это хорошо, наверное, в этом архиве народу пруд пруди и дела "как по-маслу". Ну, это к слову

Нонна 11.08.2011 20:45

тем более только бухгалтер по роду своей деятельности обязан знать, какие заработки включать в справку для пенсионного фонда, какие не включать. Причем, в разные года законодательство было разное.... А если справки нужна не для пенсионного фонда о зарплате - может же такое быть? значит уже она будет выглядеть с другими суммами? несведующему человеку в этих вопросах тяжело, потому что архивист должен заниматься архивной работой. Тем более в лицевых счетах прошлых лет черт ногу сломит.... карандашом, ручкой, по нескольку сумм, на нескольких строчках. Архивист может осуществить поиск этих документов... для бухгалтера, а самому делать очень опасно. Такие запросы изначально регистрируются в канцелярии, по-моему, и отдаются в бухгалтерию. Вот так ошибешься на копейку, а человеку меньше пенсия будет, или наоборот напишешь что-то лишнее - и все! еще хуже. ИМХО - по своему опыту и по опыту других

Нонна 11.08.2011 21:14

Почитала я рекомендации. Конечно, они все-таки для архивных учреждений, а не для ведомственных архивов, которые находятся в учреждениях. Например, от наших бухгалтеров я слышала, что в лицевых счетах ничего не понять (до электронного варианта), куда уж мне, грешной. Тем более есть очень много разных категорий работников, как у нав в Университете. Есть просто студенты, к тому же раньше были студенты, стипендия которых была равно среднему заработку, если их направило на работу предприятие, есть преподаватели почасовики, есть с фиксированной зарплатой, есть другие виды работников и пр. и пр. Если это помножить на постоянно меняющееся законодательство, то бухгалтерии, наверное, все-таки легче следить за этими изменениями. И иногда лучше просто сделать копию документа, заверить его подлинность и это решит многие проблемы. Недавно пенсионный фонд украины просил прислать лицевые счета бывшего студента за 5 лет. А таких "заграничных" граждан пруд-пруди, и от них очень много запросов

klen2066 11.08.2011 23:09

Вот с ведомственными-то архивами все понятно: поступил запрос, руководитель отписал в бухгалтерию и... готова справка. А вот гос. архивы или муниципальные?.. Поделитесь опытом, участники форума из гос. или муниципальных архивов.

klen2066 11.08.2011 23:21

Нашла образец справки Омского муниципального архива: из справки видно, что сумма начисления одна и та же из месяца в месяц и из года в год. И в примечании к справке указано: "Больничные и отпускные разбиты пропорционально по месяцам". Это как? Разве больничные не вычитаются из общей суммы начисления, также как и другие отвлечения от работы?

Нонна 12.08.2011 12:41

О! Свежий пример! Сегодня искали лицевые счета тетки, за 1 год нашли, за 2 года не нашли, и что в таких случаях делать?

klen2066 12.08.2011 20:27

В таких случаях пишем, что лицевые счета за такой-то период не обнаружены.

Нонна 13.08.2011 11:51

ПОнятьно дело, только мы в таких случаях пишет не "не обнаружены", а "не поступали". А то если "не обнаружены" - значит многут придраться и сказать: плохо искали:)
Вот как раз с госархивами и подходит то самое письмо Росархива, которое упоминалось на 1 странице. Я так понимаю, что там должны быть люди, которые знают все законы, постановления, куда и из чего отчислялось, что включать в справку, а что не включать.... В моей практике был случай, когда тетка, увольяясь с работы брала архивную справку еще на работе, пока они еще в архив не поступили, а потом спустя много лет пришла за справкой о зарплате того же периода... ей мая напарница дала, потом оказалось, что они различаются по суммам. Мам давала бухгалтер, а здесь архивист - вот и пойми. Вот она 2 ночи и не спала, маялась. Это ж прокурорской проверкой пахнет, тем более тетенька оказалась очень активная. Уж не помню, как дело разрулили...
По поводу суммы в справке одинаковой из года в год, из года в год. Это пахнет, возможно, подлогом, потому как могли какие-то счета не сохраниться. Например, есть у уборщицы 70 рублей, так и наша бухгалтерша собиралась то же самое писать... потом оказалось, что лицевые счета этой тетки все-таки есть, но оказались они в другом деле - за другой год. А там оказались больничные - в них не идут отчисления в пенсионный фонд - справка нужна была именно туда. Это к вопросу, как бухгалтерия формирует дела, когда сдает в архив. Я уже ничему не удивляюсь после того, как главбух-"небожитель", мне сказала про номенклатуру своего отдела: вы архивист, вы номенклатуру и составляйте и в прямом смысле швырнула трубку. Я полгода работаю здесь и уже поняла, что бухгатерия, в частности, работает без номенклатуры уже лет 20, а то и больше. Позвонила ее заму, объяснила, что к чему, а она у меня и спрашивает: а какие документы должны быть в номенклатуре??????????????:eek: На что я ответила: уж бухгалтерия точно обязана знать, какие у них документы, а уж сроки хранения и подавно. Ну смешно. А потмо вот архивисты и мучаются с тем, что не найти лицевых счетов, а если есть, то в безобразном виде: и каракули, и каки-то подписки, подтирки и еще все не по алфавиту... Извините, наболело. Я уж молчу, что они эти справки по телефону заявки принимают, и даже когда человек приходит, то не берут с него заявления. Так работает у нас Канцелярия. которая должна за этим всем следить.... Думаю, наше заведение не одно такое... к сожалению. И люди не понимают, особенно бухгалтерия, что сами могут на эту удочку попасться.... Я каждый раз предупреждаю руководство, что они могут "попасть" при таком раскладе на прокурорскую проверку. Даже это их не пугает...

Lyalya 16.08.2011 18:13

Самый глупый вопрос сотрудника Пенсионного Фонда (реальный)- почему у вас в справке по стажу идет ссылка на какой-то КЗоТ РСФСР, ведь в России действует Трудовой Кодекс. Как объяснить этой девочке что ей надо бы много чего прочитать?

Lyalya 16.08.2011 18:39

согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 :
п.5.9.1. Текст в архивной справке (приложение № 13) дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Поэтому при подготовке справки о зарплате для нас существует только 1 графа- "всего начислено" и по устной договоренности с сотрудниками органов ПФ в примечании мы расписываем что в начисленные суммы включены выплаты: ( привожу просто для примера) в декабре 1990 "премия" 4330,00 руб., в феврале 1991 " оплата по Б\листу" 15 дней 1200,00 руб., в марте 1991 "13-я зарплата" 12500,00 руб......" не знаю, правильно это или нет, но никаких вопросов не возникало. сотрудники УПФ претензий к справкам по зарплате не имеют , а если ппоявляются какие-то сомнения то они сами приходят и работают с документами

klen2066 16.08.2011 21:01

Lyalya, спасибо. Хороший вариант. Попробуем его внедрить. А ведь в Рекомендациях Росархива (М. 2005) - никаких рекомендаций!!! В примерах - одни цифры (в примерах справок о з/п). Может я не права, конечно... Однако, приходится архивистам обращаться в бухгалтерию по возникающим вопросам, у которой и своей работы хватает.
Нонна, вот уж действительно: НАБОЛЕЛО ТАК НАБОЛЕЛО...
Удачи вам, коллеги.

Tasha 18.08.2011 10:25

Арбитражная практика: Государственный архив оштрафован за неверные сведения в справке
 
Арбитражная практика: Государственный архив оштрафован за неверные сведения в архивной справке

Все чаще и чаще в арбитражных судах сходятся «стенка на стенку» государственные органы и организации. Спорят они по разным вопросам, вплоть до предъявления финансовых претензий. На этот раз Арбитражный суд Архангельской области разбирал иск Пенсионного фонда к областному государственному учреждению «Государственный архив Архангельской области» (дело № А05-11659/2008). Основанием для спора стала архивная справка о зарплате, в которой архив неумышленно допустил опечатку в сумме зарплаты за один месяц.

Хотя данное дело уже достаточно старое (2008-2009 года), но она наводит на весьма интересные размышления.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.com/2011/08/blog-post_18.html

Lyalya 18.08.2011 19:31

считаю, что это глупо. больше походит на какой-то определенный "междусобойчик", между конкретным пенсионным фондом и архивом. От ошибок никто не застрахован, и из-за одной опечатки и сразу в Арбитраж- ну это слишком круто

Lyalya 18.08.2011 19:46

прочитала статью,к сожалению ссылка сразу не открылась. Почему пенсионный фонд заметил эту опечатку только через 3 года. и как быть с недостоверной информацией? приведу конкретный пример: пенсионеру оформили пенсию в 2001 году, когда предприятие, где он работал еще существовало, через несколько лет предприятие обанкротилось и документы поступили в муниципальный архив. и как водится в большинстве случаев не в полном составе. В этом году тоже проводили проверку дел в ПФ и запросили справку по этому пенсионеру. в справку которую предоставил архив было не включено 2 года- лицевые счета за них не сданы. Кто виноват? предприятия уже нет, у архива неполные данные, если этот пенсионер обращается в суд, то кто будет отвечать?

Нонна 19.08.2011 07:38

Вот по предыдущему сообщению об арбитражных судах - не надо архивисту брать на себя ответственность такую. Я все это закрепила в Положении об архиве, когда составляла новое: справки о зарплате не составляю, документы с науч-техн документацией не принимаю, медицинские документы не принимаю и еще написала много всякого полезного. Это все с подсказки моего Центрального архива. поэтому пусть бухгалтера и составляют справки архивные о зарплате сами!!! Я обязана им предоставить документы, а там они уж сами. Я имею в виду ведомственные архивы.

Tasha 19.08.2011 10:39

Цитата:

Сообщение от Lyalya (Сообщение 9113)
Почему пенсионный фонд заметил эту опечатку только через 3 года

Судя по всему, в ПФ прошла кампания по проверке начисления пенсий - это заметно по тому, что в одном регионе одновременно разбиралось несколько судебных дел, связанных с предоставлением недостоверной информации в ПФ.

Цитата:

Сообщение от Lyalya (Сообщение 9113)
Кто виноват? предприятия уже нет, у архива неполные данные, если этот пенсионер обращается в суд, то кто будет отвечать?

Вообще, я считаю, что родное государство давно пора приводить в чувство. IMHO человек не должен терять пенсию из-за действий работодателя и властей, на которые он повлиять не может. Если государство не обеспечило сбор и сохранение необходимых документов о труде и зарплате (причем переход на новые технологии здесь не панацея, с ПФ станется и электронную базу данных "уронить"), то на него надо перенести бремя доказывания того, что пенсионер сообщил неточные данные. Не сможет - пусть платит.

Tasha 19.08.2011 10:40

Цитата:

Сообщение от Нонна (Сообщение 9114)
Я все это закрепила в Положении об архиве, когда составляла новое: справки о зарплате не составляю, документы с науч-техн документацией не принимаю, медицинские документы не принимаю и еще написала много всякого полезного.

С таким подходом (который, безусловно, имеет право на существование), связан, однако, и определенный риск: чем меньше архив берет на себя, тем меньше его роль и влияние в организации; и тем меньше денег, штатных единиц и оборудования он может выпросить...

Я, например, пока руководила архивом, обычно лишь выигрывала от того, что брала на себя больше функций (естественно, в пределах своих возможностей). Руководство у меня было умное, я шла навстречу его пожеланиям, а оно морально и материально поддерживало меня и архив.

Г.С. 19.08.2011 12:04

Цитата:

Сообщение от Tasha (Сообщение 9116)
,Я например, пока руководила архивом, обычно лишь выигрывала от того, что брала на себя больше функций (естественно, в пределах своих возможностей). Руководство у меня было умное, я шла навстречу его пожеланиям, а оно морально и материально поддерживало меня и архив.

СОГЛАСНА!! Когда я работала а архиве организации у меня был такой взгляд на свою работу.

Нонна 19.08.2011 19:59

Согласна. И у меня тоже будет такой взгляд на мою работу, когда я одна (больше никого нет) составлю полностью научно-справочный аппарат архива (включая всю!!! учетную документацию), начиная с 1955 года!!! Рассуждения по поводу, чем они тут до меня занимались раньше вместе с прежним куратором гос. архива - опускаю.
А поскольку мой ВУЗ с 80-х годов работает вообще без номенклатуры, то я еще одни рассуждения на этот счет опускаю....
Канцелярия в нашем ВУЗе документацию не регламентирует и не котролирует никак!!! Сама свою собственную номенклатуру не может составить, а бухгалтерия спрашивает у меня, какие документы должны быть в номенклатуре. И эти рассуждания я опускаю....
В архив всегда принимали все просто так - без контроля - у кого, что есть.... Все дела перепутаны в разных местах по срокам хранения, по хронологии, в безобразном виде. Ну, ладно, лирика. Буду дальше совершать свой подвиг :)

Авевита 09.04.2013 11:01

архивная справка
 
Мой опыт- в архивной справке пишем начисленную заработную плату сотрудника как указано в документе. Вычислять архивистам незачем и не нужно. Для верности копируем лицевой счет сотрудника и заверяем, и прилагаем к архивной справке. Пенсионный фонд проверял один раз нас, все было в порядке.


Часовой пояс GMT +4, время: 20:17.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015