Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Правила (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=23)
-   -   Правила оформления архивной спрвки для Пенсионного фонда (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4186)

klen2066 11.08.2011 23:09

Вот с ведомственными-то архивами все понятно: поступил запрос, руководитель отписал в бухгалтерию и... готова справка. А вот гос. архивы или муниципальные?.. Поделитесь опытом, участники форума из гос. или муниципальных архивов.

klen2066 11.08.2011 23:21

Нашла образец справки Омского муниципального архива: из справки видно, что сумма начисления одна и та же из месяца в месяц и из года в год. И в примечании к справке указано: "Больничные и отпускные разбиты пропорционально по месяцам". Это как? Разве больничные не вычитаются из общей суммы начисления, также как и другие отвлечения от работы?

Нонна 12.08.2011 12:41

О! Свежий пример! Сегодня искали лицевые счета тетки, за 1 год нашли, за 2 года не нашли, и что в таких случаях делать?

klen2066 12.08.2011 20:27

В таких случаях пишем, что лицевые счета за такой-то период не обнаружены.

Нонна 13.08.2011 11:51

ПОнятьно дело, только мы в таких случаях пишет не "не обнаружены", а "не поступали". А то если "не обнаружены" - значит многут придраться и сказать: плохо искали:)
Вот как раз с госархивами и подходит то самое письмо Росархива, которое упоминалось на 1 странице. Я так понимаю, что там должны быть люди, которые знают все законы, постановления, куда и из чего отчислялось, что включать в справку, а что не включать.... В моей практике был случай, когда тетка, увольяясь с работы брала архивную справку еще на работе, пока они еще в архив не поступили, а потом спустя много лет пришла за справкой о зарплате того же периода... ей мая напарница дала, потом оказалось, что они различаются по суммам. Мам давала бухгалтер, а здесь архивист - вот и пойми. Вот она 2 ночи и не спала, маялась. Это ж прокурорской проверкой пахнет, тем более тетенька оказалась очень активная. Уж не помню, как дело разрулили...
По поводу суммы в справке одинаковой из года в год, из года в год. Это пахнет, возможно, подлогом, потому как могли какие-то счета не сохраниться. Например, есть у уборщицы 70 рублей, так и наша бухгалтерша собиралась то же самое писать... потом оказалось, что лицевые счета этой тетки все-таки есть, но оказались они в другом деле - за другой год. А там оказались больничные - в них не идут отчисления в пенсионный фонд - справка нужна была именно туда. Это к вопросу, как бухгалтерия формирует дела, когда сдает в архив. Я уже ничему не удивляюсь после того, как главбух-"небожитель", мне сказала про номенклатуру своего отдела: вы архивист, вы номенклатуру и составляйте и в прямом смысле швырнула трубку. Я полгода работаю здесь и уже поняла, что бухгатерия, в частности, работает без номенклатуры уже лет 20, а то и больше. Позвонила ее заму, объяснила, что к чему, а она у меня и спрашивает: а какие документы должны быть в номенклатуре??????????????:eek: На что я ответила: уж бухгалтерия точно обязана знать, какие у них документы, а уж сроки хранения и подавно. Ну смешно. А потмо вот архивисты и мучаются с тем, что не найти лицевых счетов, а если есть, то в безобразном виде: и каракули, и каки-то подписки, подтирки и еще все не по алфавиту... Извините, наболело. Я уж молчу, что они эти справки по телефону заявки принимают, и даже когда человек приходит, то не берут с него заявления. Так работает у нас Канцелярия. которая должна за этим всем следить.... Думаю, наше заведение не одно такое... к сожалению. И люди не понимают, особенно бухгалтерия, что сами могут на эту удочку попасться.... Я каждый раз предупреждаю руководство, что они могут "попасть" при таком раскладе на прокурорскую проверку. Даже это их не пугает...

Lyalya 16.08.2011 18:13

Самый глупый вопрос сотрудника Пенсионного Фонда (реальный)- почему у вас в справке по стажу идет ссылка на какой-то КЗоТ РСФСР, ведь в России действует Трудовой Кодекс. Как объяснить этой девочке что ей надо бы много чего прочитать?

Lyalya 16.08.2011 18:39

согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 :
п.5.9.1. Текст в архивной справке (приложение № 13) дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Поэтому при подготовке справки о зарплате для нас существует только 1 графа- "всего начислено" и по устной договоренности с сотрудниками органов ПФ в примечании мы расписываем что в начисленные суммы включены выплаты: ( привожу просто для примера) в декабре 1990 "премия" 4330,00 руб., в феврале 1991 " оплата по Б\листу" 15 дней 1200,00 руб., в марте 1991 "13-я зарплата" 12500,00 руб......" не знаю, правильно это или нет, но никаких вопросов не возникало. сотрудники УПФ претензий к справкам по зарплате не имеют , а если ппоявляются какие-то сомнения то они сами приходят и работают с документами

klen2066 16.08.2011 21:01

Lyalya, спасибо. Хороший вариант. Попробуем его внедрить. А ведь в Рекомендациях Росархива (М. 2005) - никаких рекомендаций!!! В примерах - одни цифры (в примерах справок о з/п). Может я не права, конечно... Однако, приходится архивистам обращаться в бухгалтерию по возникающим вопросам, у которой и своей работы хватает.
Нонна, вот уж действительно: НАБОЛЕЛО ТАК НАБОЛЕЛО...
Удачи вам, коллеги.

Tasha 18.08.2011 10:25

Арбитражная практика: Государственный архив оштрафован за неверные сведения в справке
 
Арбитражная практика: Государственный архив оштрафован за неверные сведения в архивной справке

Все чаще и чаще в арбитражных судах сходятся «стенка на стенку» государственные органы и организации. Спорят они по разным вопросам, вплоть до предъявления финансовых претензий. На этот раз Арбитражный суд Архангельской области разбирал иск Пенсионного фонда к областному государственному учреждению «Государственный архив Архангельской области» (дело № А05-11659/2008). Основанием для спора стала архивная справка о зарплате, в которой архив неумышленно допустил опечатку в сумме зарплаты за один месяц.

Хотя данное дело уже достаточно старое (2008-2009 года), но она наводит на весьма интересные размышления.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.com/2011/08/blog-post_18.html

Lyalya 18.08.2011 19:31

считаю, что это глупо. больше походит на какой-то определенный "междусобойчик", между конкретным пенсионным фондом и архивом. От ошибок никто не застрахован, и из-за одной опечатки и сразу в Арбитраж- ну это слишком круто


Часовой пояс GMT +4, время: 19:31.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015