Форум портала "Архивы России" - Архив головной организации и филиалов

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)

- Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)

- - Архив головной организации и филиалов (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4311)

Архив головной организации и филиалов

Коллеги! Помогите, пожалуйста!
Наша организация является источником комплектования АФРФ. Но у нас есть огромное количество немаленьких филиалов по всей России. Существуют они много-много лет и всегда формировали свои архивы самостоятельно от нас, в т.ч. и номенклатуру. Передавали на хранение в местные архивы тоже самостоятельно. Но по закону филиалы не являются юр. лицом и должны состоять в одном фонде с головной. Это, конечно, крайне затруднительно.
Несколько лет назад слышала, что если утвердить приказ, где прописано, что они имеют право хранить документы по месту их происхождения и передавать в городские архивы, и, соответственно, составлять свою номенклатуру дел, независимо от головной орг-ии, то закон не нарушается. Так вот нигде не могу найти четких прописанных правил о формировании архивов в филиалах. Можем мы так сделать или нет... Непонятно(((
Заранее очень благодарна за помощь!

Цитата:

Сообщение от perlochka (Сообщение 8570)

А можно узнать каким законом запрещается вести децентрализованное делопроизводство и предписано создавать единый архив организации?

Порядок ведения делопроизводства и организации работы архивов в организации, как правило, фиксируется локальными нормативными и организационными документами (инструкцией по делопроизводству, различными регламентами, положениями о структурных подразделениях организации и иными ОРД).
Более того, если у вас федеральная организация, то п.2. ст.21 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" допускает передачу документов АФ РФ, образовавшихся в процессе деятельности федеральных организаций, расположенных на территории субъекта РФ, в гос архивы субъекта РФ на основании договора.

Где-то сегодня видела, теперь не могу найти, что единым фондом должен быть весь архив организации, включая филиалы. По-моему, основные правила...
Помню, что когда училась нам четко сказали следующее:
Свои архивы могут заводить только юр. лица, филиалы юр. лицами не являются. Но, если есть локальный акт о том, что они имеют право, то все можно. Так вот я и пытаюсь найти, где закреплено.

У нас не Федеральная организация. У нас сложно))) ОАО, но акции 100% у государства.

Цитата:

Сообщение от perlochka (Сообщение 8570)

Наша организация является источником комплектования АФРФ. Но у нас есть огромное количество немаленьких филиалов по всей России. Существуют они много-много лет и всегда формировали свои архивы самостоятельно от нас, в т.ч. и номенклатуру. Передавали на хранение в местные архивы тоже самостоятельно. Но по закону филиалы не являются юр. лицом и должны состоять в одном фонде с головной. Это, конечно, крайне затруднительно.

Коллега, расскажите, - что у Вас за проблема на самом деле? К Вам кто-то предъявляет претензии? Если же Вас никто не трогает, то и живите себе, как жили...

Далее, когда Вы говорите "по закону", Вы должны знать, что это за закон или нормативный акт, и что в нем конкретно написано, иначе рискуете сами себя закошмарить - тем более, что законодательно-нормативная база сейчас меняется очень быстро. Ну а многие из тех "обязательных" требований, про которые рассказывают в наших вузах, на деле часто являются всего лишь методическими рекомендациями.

Цитата:

Сообщение от perlochka (Сообщение 8574)

Где-то сегодня видела, теперь не могу найти, что единым фондом должен быть весь архив организации, включая филиалы. По-моему, основные правила...

Вот, что, возможно, Вам вспомнилось:

Цитата:

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19)

2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;
архивные документы совещательных органов, созданных при организации;
архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;
архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;
архивные документы ликвидационной комиссии организации.
Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

Но это - регламентация внутренней работы госархивов. А в «Основных правилах» 2002 года (не являющихся нормативным документом) о филиалах ничего не сказано. Есть только вот такая статья:

Цитата:

5.2.5. Один и тот же фонд составляет документы:

организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;
организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;
предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;
временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;
предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

Цитата:

Сообщение от perlochka (Сообщение 8574)

Нормативными документами, регламентирующим порядок хранения документов АО являются:
1. Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ "Об акционерных обществах".
2. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс "Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов АО".

Согласно этим нормативам:
1. АО обязано хранить документы, перечисленные в п.1. Ст.89 Закона по месту нахождения исполнительного органа общества;
2. документы постоянного и долговременного сроков хранения ОАО должны передаваться в архив общества в установленном порядке. Храниться они должны в специализированных помещениях.
3. АО может передавать на хранение документы в учреждение системы Росархива по договору.

На мой взгляд, архивом АО может быть не только архив головной структуры, но и архивы филиалов. Безусловно, порядок хранения должен быть зафикисирован в локальных нормативных документах АО (инструкция по делопроизводству, положение об архиве (архивах).

Порядок передачи документов на госхранение АО должен быть оговорен в договоре. Я думаю, что гос архиву, куда вы сдаете ваши документы, документы филиалов скорее всего не особо нужны, они для них не имеют исторической ценности. Поговорите с вашим куратором в гос архиве.

Большое спасибо за разъяснения!!
Документы филиалов на самом деле нужны, у нас специфическая деятельность. В локальных актах также указано, что они имеют право хранить документы у себя в филиалах. Хотела найти или не найти какие-то законодательные нормы.
Спасибо еще раз большое!

Tasha, у нас пока нет проблемы)))) И никто претензии не предъявляет. Я просто пытаюсь сделать так, чтобы не вести общую номенклатуру дел со всеми филиалами, потому что это адская работа. И в связи с этим переделать наши локальные акты, в которых сейчас мы обязаны составлять общую номенклатуру. А столкнувшись с нашими юристами и 3000 страницами номенклатуры, захотелось срочно вернуть все как и было раньше, когда все было отдельно.
А мое руководство требует все основания))) Вот и рою...

кто заставляет вас вести общую номенклатуру? Филиалы в разных частях света! Контролировать это же невозможно! у них должно быть свое делопроизводство. В номенклатуре головного предприятия должны обязательно просматриваться документы филиалов, чтобы понять, что они у вас есть: их планы, отчеты (перед вами), Положения о филиалах (копии или подлинники), переписка с ними и пр. На моем маленьком примере: к нашему ВУЗу присоединили колледж. Но у них отдельное делопроизводство, несмотря на то что они не самостоятельное юр лицо. Более того - у нас одна гербовая печать. Но находятся они в другом краю города, там своя канцелярия, свои функции и цели. а когда они наконец удосужаться сделать архив, то и архив будет у них, а не у нас (если эх только не ликвидируют,и это вряд ли). Ну, вообщем, как-то так. А вообще по сложным вопросам консультируйтесь с Центральным архивом. Уж как они скажут вам (вернее, официально напишут в рекомендациях) - так и будете делать, чтобы никаких претензий потом не было с их стороны. удачи в нашем нелегком деле :)

Нонна, спасибо за ответ. Никто не заставляет, но так было утверждено в наших локальных актах еще до меня, вот и пытаюсь это изменить))))) А нужно осонование. Сейчас что-нибудь напишу умное))))