номенклатура дел, создание архива торгового предприятия
 

Уважаемые специалисты Архива!

Прошу оставить Ваше мнение по поводу целесообразности создания номенклатуры дел в торговом предприятии современного образца (сети супермаркетов). Насколько Архивное подразделение будет полезно создавать на таком предприятии, и ваше мнение по поводу использования для создания архива Перечня типовых документов со сроками хранения...и возможно существование новых нормативных актов по ведению документации торговых предприятий в Российской федерации. Возможно существуют приминительно к торговым предприятиям ведомственные перечни. Откройте глаза на проблемму спасибо.

Уважаемая Ольга,

Как мне кажется, архивное подразделение (а точнее, служба документационного обеспечения и архив «в одном флаконе») могут быть очень полезны современному торговому предприятию – но при условии, что они возьмут на себя управление всеми видами документации, а не только организационно-распорядительной документацией, которой у торгового предприятия немного.

Одна лишь работа по организации хранения в соответствии с требованиями законодательства, и своевременного уничтожения бухгалтерских и налоговых документов способна с лихвой окупить содержание такого подразделения (за счет сокращения юридических рисков, экономии на площадях под хранение бумажных документов и т.д.). Кроме того, они поддерживают деятельность деловых подразделений, оперативно обеспечивая их необходимыми документами из оперативного архива.

Номенклатура дел – полезная вещь, если составлять её не для галочки, а использовать в качестве постоянно актуализируемого внутреннего нормативного документа, регламентирующего сроки хранения документов организации. При использовании систем электронного документооборота, номенклатура дел также может использоваться в качестве основы для структуризации документов в этих системах.

Перечень типовых документов использовать можно, но с осторожностью, поскольку он уже достаточно сильно устарел: ряд видов документов уже отменены, многие новые виды документов в него еще не попали, и, что самое главное, местами изменилось законодательство (а сроки хранения, напомню, устанавливаются в первую очередь законами и нормативными актами, и только потом – некоторыми Перечнями). Законодательно-нормативные требования также зависят и от формы собственности торгового предприятия (ООО или акционерное общество).

Создания номенклатуры дел в торговом предприятии современного образца целесообразно, хотя бы по причине присутствия в любой организации хаоса в документах и делах.