Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Архивы организаций (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Архив для ЗАО (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=6282)

Delovik 15.07.2014 11:57

Архив для ЗАО
 
Добрый день, уважаемые участники форума и специалисты архивного дела!
На настоящий момент на предприятии, на котором я работаю, назрела необходимость создания архива. Но, в настоящий момент, изучая проблематику и специфику понял, что самостоятельно не смогу отстоять свою точку зрения перед руководством предприятия о создании собственного архива. Точнее группа лиц (в том числе и некоторые руководители предприятия) не могут обосновать, нашему Генеральному, что архив надо создавать.
Коротко о предприятии:
форма собственности - закрытое акционерное общество
сфера деятельности – исполнение госконтрактов в оборонной промышленности
по факту мы проектно-конструкторское бюро с собственным производством. То есть, исполняем госконтракт от НИР, ОКР – до установки на объекты изделий собственного поризводства.
Как вы понимаете, в данном случае у нас не только документация от делопроизводства, кадров и финансов, но и научно-техническая документация создается и хранится….. в технической библиотеке... вся… и старая (неиспользуемая нами) тоже.
Прошу вас помочь мне в этом нелегком, для меня деле, а именно, будьте добры напишите, пожалуйста, нужно ли нам создавать архив или можно сделать склад и выбросить из головы идею о создании архива (сторонним архивам мы не может отдать на хранение свою НТД). Если нам, с вашей точки зрения нужно это, то подскажите, что возможно, указать, ссылаясь на ФЗ, нормативные документы и прочую документацию в обосновании на необходимость создания архива (желательно, как новую штатную структуру с отдельной должность, не совместительством).

Tasha 15.07.2014 13:15

Уважаемый коллега,

Вашей организации, как и любой другой, необходимо обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков, а по истечении этих срока провести надлежащим образом их уничтожение. Кроме того, Ваша организация заинтересована в том, чтобы хранящиеся документы, по мере необходимости, можно было отыскать и использовать в оперативной деловой деятельности. Не имеет большого значения, как будет называться подразделение, которое возьмёт на себя эту работу. Организации не всегда хотят официально создавать «архив», поскольку само это слово может «потянуть» за собой дополнительные требования - например, к пожарной безопасности хранилищ.

Подумайте о следующих аргументах:

• В случае банкротства организации её бывшие руководители могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по её долгам в случае непередачи ими следующему руководителю или конкурсному управляющему ключевых документов (уставных, бухгалтерского и налогового учета, договоров и т.п.). В судах суммы такого рода исков к руководству уже перевалили за миллиард рублей. Создание специализированного подразделения (архива?) может здесь помочь.

• Организация обязана обеспечить сохранность документов, предусмотренных Законом об АО, а также раскрытие их по требованию акционеров (штрафы за нарушения составляют сотни тысяч рублей);

• В информационной экономике документы и информация – это ценный ресурс. Научно-техническая документация – это не просто история предприятия, но также и его интеллектуальная собственность, которая иногда может помочь обосновать свои патентные права и т.п. Кроме того, такая документация может выручить в случае судебных исков в связи с ущербом от достаточно давно поставленного оборудования.

• Архивные материалы могут стать ценным ресурсом как для маркетинга, так и при поиске новых технических идей (которые сплошь и рядом представляют собой хорошо забытые старые идеи),

• Без архива трудно обеспечить сохранность документов по личному составу, а ведь именно эти документы гарантируют получение вашими сотрудниками заработанных ими пенсий и льгот.

• Проводимое в строгом соответствии с требованиями законодательства уничтожение документов с истекшими сроками хранения – это, по сути дела, амнистия старых грешков организации и ее руководства. Такого рода работа не раз спасала первых лиц не только от сумы, но и от тюрьмы. Помимо этого, своевременное уничтожение документов позволяет сэкономить на хранении (например, не создавать/не арендовать новые хранилища).

• Современный архив может принимать документы от основных подразделений по мере завершения активной работы с ними, не дожидаясь, пока они «отлежат» 10 лет. Это позволяет, с одной стороны, разгрузить рабочие помещения от ненужной бумаги, а с другой – обеспечить сохранность бумажных и электронных документов (известно, что сотрудники деловых подразделений не слишком большое значение придают этому вопросу).

• Кто-то должен взять на себя неблагодарный труд обеспечения сохранности и постоянной пригодности к использованию электронных документов и информации, создаваемых Вашей организацией. Мне известно, что в НИИ и КБ электронная информация если и сохраняется, то усилиями (и под полным контролем) отдельных сотрудников, которые, уходя, забирают её с собой.

Чтобы руководство всерьёз отнеслось и идее создания архива (под любым названием), ему в первую очередь нужно – в цифрах – показать ожидаемую отдачу. Разговоры об «истории» и «ценности документов» вообще обычно ничего не дают. Варианты отдачи следующие:

• Появляются совершенно новые возможности для зарабатывания денег; либо деятельность архива прямо помогает основным подразделениям зарабатывать деньги (например, путем превращения документационно-информационной помойки в ценный ресурс, в котором можно быстро отыскать нужные сведения) и/или поддерживает работу юристов, маркетинга и т.д.;

• Снижаются риски наказания и штрафов благодаря тому, что архив обеспечивает исполнение существующих законодательно-нормативных требований,

• Достигается экономия – например, на площадях хранения за счет использования эффективных технологий хранения и своевременного уничтожения документов.

Полезно «подружиться» с юристами, ИТ, службой информационной безопасности, первым отделом, бухгалтерией, кадровой службой и с ведущими подразделениями. Именно удовлетворение их потребностей, поддержка их работы могут в глазах начальства оказаться решающим аргументом.

Дополнительную информацию Вы можете найти, например, здесь:

• Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля // Секретарь-референт. - 2010. - № 1. - С.45-48. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=71118

• Как укрепить позиции службы ДОУ в организации? // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 6. – С 8-10. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=63927

• Ужесточение требований к документам коммерческих организаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 3. – С.68-82. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=56936

• За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом! // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 7. – С 66-78. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=64366

• Как убедить руководство коммерческой организации в необходимости совершенствования управления документами? // Секретарь-референт. - 2010. - № 9. - С.24-26. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=77238

• За нарушение порядка хранения документов начали штрафовать! // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2010.- № 8. - С.8-15. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=78006

• За что с бывшего руководителя организации пытались взыскать 85 миллионов? // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 5. - С.61-65. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=84214

• За утрату документов банкрота ответит его директор // Юридический справочник руководителя. – 2011. - № 9. – С. 82-86. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...l.php?ID=99779

• Ответственность правопреемника за сохранность документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 5. - С.12-17. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_ana...SECTION_ID=774

Delovik 16.07.2014 09:24

Спасибо большое, за столь развернутый ответ, сейчас еще почитаю ссылочки и постараюсь обобщить информацию, которая меня еще интересует, в виду того, что почитал дополнительно 125-ФЗ и Основные правила (Росархива) и там возникают не мало вопросов.

Tasha 16.07.2014 10:20

Цитата:

Сообщение от Delovik (Сообщение 16754)
... почитал дополнительно 125-ФЗ и Основные правила (Росархива) и там возникают не мало вопросов.

Обязательно посмотрите Закон об акционерных обществах от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст.89, а также ст.91), и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Полезным источником аргументов может оказаться Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях (КоАП). Это ст.ст. 13.20, 13.25, 15.11, 26.7, 27.10 и др.


Часовой пояс GMT +4, время: 12:35.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015