Срок хранения должностных инструкций
 

Добрый день! Помогите не специалисту в архивном деле. В перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) указывается срок хранения типовых должностных инструкций по месту разработки и утверждения постоянно, в прочих организациях 3 года после замены новыми (статья 35).

На нашем предприятии (ОАО) должностные инструкции разрабатываются самими подразделениями, оригиналы ДИ хранятся в отделе кадров, а в подразделения передаются копии должностных инструкций.

Вопрос: Можем ли мы хранить действующие должностные инструкции постоянно, аннулированные 3 года после замены новыми, а копии уничтожать сразу?

Уважаемая Татьяна Владимировна,

Думаю, формулировка перечня достаточно ясна - Вы обязаны обеспечить постоянную сохранность оригиналов всех должностных инструкций, в том числе и аннулированных. Это кадровые документы, которые могут быть нужны для решения спорных вопросов и для защиты прав работников и самой организации, в том числе и спустя длительное время.

Три года после замены новыми – срок для других организаций. Поскольку Ваши подразделения – это не другая организация, то формально этот срок хранения к ним не относится, и, думаю, хранение копий в подразделениях до замены новыми не противоречит законодательству. Однако, с моей точки зрения, 3 года после замены новыми - разумный срок и для хранения копий в подразделениях, - особенно, если речь реально идет о хранении одного лишнего скоросшивателя.

Рискну уточнить.
Действующие ДИ - переходящие документы не законченные делопроизводством. Подлинные ДИ, замененные новыми, в данном случае и будут документами постоянного срока хранения. Копии в отделах - до минования надобности (ДМН). Т.е копии могут быть уничтожены сразу после замены новыми.

И, к слову, кем разрабатывется документ, не важно. Важно, кем он утверждается. ДИ обычно утверждаются руководством предприятия. Т.е. местом разработки будут не структурные подразделения, а организация в целом.

На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу. Если же расписывались на подлинниках, то нет смысла хранить копии, поскольку в случае трудовых споров все равно будет задействован отдел кадров и привлекаться будут именно подлинники.

Поддерживаю. Такая расписка - вещь серьёзная, и в ряде случаев может сыграть немаловажную роль. О сроке хранения в таком случае нужно посоветоваться с кадровиками и юристами.

Кстати, в соответствии с решением ЦЭПК Росархива 23.10.2003
персональные ДИ хранятся 75 лет ЭПК в составе личных дел.

Но это если персональные. Типовые же инструкции (например секретаря и т.д.) хранятся в кадрах.

Всем спасибо за ответы! Только логика составителей Перечня мне осталась не совсем понятной: зачем хранить постоянно типовые ДИ, если даже личные дела хранятся 75 лет, а срок исковой давности по ГК РФ составляет только 3 года? Этот вопрос - риторический.

3 года - это общий срок исковой давности. Однако, например, на требования о возмещении вреда жизни и здоровью гражданина исковая давность не распространяется (ст. 208 ГК).