Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Традиционные методы и технологии архивных работ (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=31)
-   -   переходящие дела (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4072)

katelu 13.10.2010 22:14

переходящие дела
 
Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Помогите, пожалуйста, найти ответы на вопросы начинающего специалиста по ведению переходящих дел в организации:
1. Если переходящими делами являются заявление на получение лицензий (раз в 5 лет) - объем такого заявления 4 см., сами лицензии (получаем раз в пять лет), документы по аттестации автоматизированной системы (которая проходит раз в три года).
1.1. Как вести такие дела?
1.2. Какие крайние даты будут у дел?
1.3. Как отмечать такие дела в номенклатуре из года в год?
1.3. Как формировать опись дел (в случае постоянного срока хранения)

2. Мое видение проблемы:
1. Заводим переходящее дело и ставим дату заведения - дату первого документа в деле затем переносим заголовок из номенклатуры в номенклатуру с этой датой (т.е "Переходящее с 2003 года) и фомируем тома в течении лет...Но тогда непонятно как быть например с переходящим делом "Лицензии ОАО "Ромашка", ведь лицензии раз в пять лет переобновляются, следовательно, одна из них будет актуальна, а вторая уже нет...но из дела мы ее не убираем, так как оно же переходящее и дата начала уже проставленна...
тоже самое с заявлениями на получение лицензий - оно актуально пять лет до написания следующего заявления, следовательно, если пишем "переходящее с 2005", а в 2010 появляется новое заявление, то это будет уже второй том? но зачем тащить с собой сквозь года тома, некоторые из которых будут неактуальны (так как появится новое заявление на лицензию). И срок хранения у таких документов 5 лет после истечения срока действия лицензии...следовательно, какую дату закрытия дела писать, чтобы начать отсчет данного срока и все уничтожить во время...

Вообщем запуталась в край, а номенклатуру составлять нужно..да и разобраться хочется, чтобы вести свою работу качественно..

Andrew 14.10.2010 10:56

Чтобы можно было что-то Вам подсказать, Вы должны сначала кое-что объяснить:
- Ваша организация получает лицензии, или выдаёт их?
- Если Вы выдаёте лицензии, то что записано по поводу хранения документов в ваших нормативных документах?
- Если Вы - получатель лицензий, то много ли их у Вас? Если немного, то почему бы не формировать отдельное дело по каждой полученной Вами лицензии? В этом случае отделять действующие от недействующих, и отбирать документы с истекшими сроками хранения на уничтожение будет проще, и с крайними датами проблемы не будет :)

Finn 15.10.2010 10:19

Это довольно интересный вопрос. Мы в нашей организации сталкиваемся с похожими проблемами, как у вас.
Мы проблему решили следующим образом: дело с лицензиями было переходящим, однако в конце каждого года мы проводили экспертизу ценности лицензий и отбирали в отдельный том лицензии утратившие свою силу. То есть дело было переходящим, но часть томов дела закрывались.
Возможно также завести 2 дела с условным названием "действующие" и "недействующие" лицензии и в конце года после проведения ЭЦД дело с действующими лизензиями будет переходящим, а второе - будет закрываться.

Такой подход позволил нам отбирать документы, завершенные в делопроизводстве, однако в опись лицензии постоянного хранения шли по году закрытия дела, а не по дате документа. Хочу заметить, что архив, куда мы сдаем дела, согласился с таким подходом при условии, что мы его отразим в предисловии к описи. В противном случае мы бы не смогли представлять в архив годовые разделы описи.

katelu 16.10.2010 20:36

Здравствуйте, Andrew.

Все по порядку:
1. Наша организация получает лицензии.
2. Лицензий около 8 шт. Сами они - 1-2 листка, а вот заявления к ним не менее 3 см.
3. Хорошо, давайте порассуждаем. допустим заводим отдельно на каждую лицензию дело. Пишем в номенклатуре на 2011 год "Переходящее с 2005" (в нем у нас одна лицензия дата, которой 2005 год и действительна она до 2010). В 2010 получили новую лицензию и, следовательно, лицензия 2005 года уже не актуальна и ее мы вынимаем из данного дела и кладем в папку "неактуальных лицензий". Тогда получается, что в номенклатуре на 2011 год мы должны написать "Переходящее с 2010 года", так как в деле у нас теперь одна актуальная лицензия и, следовательно, изменятся и крайние даты данного дела...
Или я не права.
И получается, что мы оставляем в номенклатурах "Переходящее с 2005 года" и просто формирует две папки "актуальных" и "неактуальных" лицензий. Просто, когда папка "неактуальных" лицензий наполнится до 4 см., то мы ее передадим в архив по описи и крайние даты данного дела бедут в описи с 2005-дата последней неактуальной лицензии. А когда опись будет переданна в архив, то в номенклатуре мы уже напишем, что наше дело переходящее с даты актуальной лицензии, лежащей в нем, например "Переходящее с 2020 года" и все занаво...

Н-да...заранее спасибо!

katelu 16.10.2010 20:49

Спасибо, Finn!

Спасибо, что поделились своим опытом и мыслями. У нас, действительно, похожие ситуации.
Только у меня есть вопросы:
1. Как вы указывали в номенклатуре дату переходящего дела "Переходящее с ____ года". Ведь если у вас 2 папки "действующие" и "недействующие" лицензии, то все равно а номенклатуре указывается дата первой лицензии их папки "недействующих" лицензий, а когда вы закрывали этот том (папку с "недействующими" лицензиями) и сдавали по описи в архив, то в номенклатуре на следующий год вы указывали дату данного передодящего дела уже по дате пенрвого документа а папке "действующих" лицензий. То есть каждый год дата переходящего дела в номенклатуре менялась?
2. и что значит написанное Вами "в опись лицензии постоянного хранения шли по году закрытия дела, а не по дате документа". Ведь если Вы закрывали ежегодно папки (тома) с "неактуальными" лицензиями, то закрывались же они по последней дате лицензии в такам томе (папки). Или я Вас совсем не поняла?

Заранее спасибо!

Andrew 16.10.2010 20:58

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7347)
3. Хорошо, давайте порассуждаем. допустим заводим отдельно на каждую лицензию дело. Пишем в номенклатуре на 2011 год "Переходящее с 2005" (в нем у нас одна лицензия дата, которой 2005 год и действительна она до 2010). В 2010 получили новую лицензию и, следовательно, лицензия 2005 года уже не актуальна...

Давайте (с оговоркой, конечно, что я не могу, как Finn, сослаться на практический опыт). Как только срок лицензии истёк, дело можно закрыть. Крайние даты будут в этот момент жёстко зафиксированы, и начинает отсчитываться срок хранения. А на новую лицензию заводим новое дело.

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7347)
...и ее мы вынимаем из данного дела и кладем в папку "неактуальных лицензий".

Раз уж мы предположили, что на каждую лицензию - своё дело, то ничего никуда перекладывать не надо. Достаточно пометить где следует, что дело по данной лицензии закрыто. Оно уже никуда не переходит.

В результате дел становится больше (8 открытых плюс столько же закрытых), но управлять ими IMHO проще, потому что документы изначально раскладываются по "своим" лицензиям, а не сваливаются в одну кучу.

Finn 18.10.2010 10:41

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7348)
Спасибо, Finn!

Спасибо, что поделились своим опытом и мыслями. У нас, действительно, похожие ситуации.
Только у меня есть вопросы:
1. Как вы указывали в номенклатуре дату переходящего дела "Переходящее с ____ года". Ведь если у вас 2 папки "действующие" и "недействующие" лицензии, то все равно а номенклатуре указывается дата первой лицензии их папки "недействующих" лицензий, а когда вы закрывали этот том (папку с "недействующими" лицензиями) и сдавали по описи в архив, то в номенклатуре на следующий год вы указывали дату данного передодящего дела уже по дате пенрвого документа а папке "действующих" лицензий. То есть каждый год дата переходящего дела в номенклатуре менялась?

Вы правы, каждый год мы уточняли крайние даты, переходящего дела. Возможно, это не совсем верно, но позволило нам отбирать лицензии, утратившие свою юридическую силу, на хранение.

Цитата:

Сообщение от katelu (Сообщение 7348)
2. и что значит написанное Вами "в опись лицензии постоянного хранения шли по году закрытия дела, а не по дате документа". Ведь если Вы закрывали ежегодно папки (тома) с "неактуальными" лицензиями, то закрывались же они по последней дате лицензии в такам томе (папки). Или я Вас совсем не поняла?

Зарывались дела, если заводилось 2 дела, а не тома одного дела. (2 вариант). В первом варианте - закрывались тома, а дело оставалось переходящим.

katelu 18.10.2010 15:13

спасибо! стало уже понятнее и яснее)


Часовой пояс GMT +4, время: 08:40.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015