Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Автоматизированные архивные технологии (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=32)
-   -   Перенос документов на цифровые носители (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4656)

Людочка Петровна 16.02.2012 13:14

Перенос документов на цифровые носители
 
Здравствуйте, подскажите пожалуйста. Если документ перенесли на цифровой носитель, сам документ в бумажном виде хранить согласно срокам по Перечню или он уже не требуется? Ведь срок его хранения никто не отменял?

Нонна 16.02.2012 20:50

Мой курирующий архив мне всегда объясняет так: нельзя в электронном виде хранить документы, имеющие срок хранения более 10 лет!

Да и никто еще не придумал и не объяснил толком, как правильно, безопасно и пр. и пр. хранить электронные документы.

Tasha 17.02.2012 00:26

Цитата:

Сообщение от Людочка Петровна (Сообщение 10427)
Если документ перенесли на цифровой носитель, сам документ в бумажном виде хранить согласно срокам по Перечню или он уже не требуется? Ведь срок его хранения никто не отменял?

Во-первых, Вам нужно разобраться, что Вам принесли на носителе, и что Вы имеете на бумаге. На носителе может быть записан:
- электронный подлинник
- заверенная электронная копия
- незаверенная электронная копия
- объект, содержащий ту же информацию, что и бумажный документ, но который вряд ли можно признать копией

Если на носителе записан электронный подлинник, то Вы обязаны хранить его в течение установленных сроков.

Если на носителе записана заверенная копия, а на бумаге у Вас ничего нет или же есть простая копия, а копия подлежит хранению - Вы должны сохранять электронную копию.

Отсутствие четких указаний относительно методов хранения электронных документов не освобождает организацию от обязанности обеспечить их сохранность в течение установленных сроков.

Во-вторых, даже если большую юридическую силу имеет бумажный вариант, Вам все равно следует подумать о том, нужно ли сохранить электронный вариант для удобства пользования (в этом случае срок хранения организация может установить, исходя из своих потребностей).

Ну а если подлинник на бумаге, то Вы обязаны его сохранить в течение установленных сроков, вне зависимости от наличия электронных копий.

KommE 15.06.2014 11:26

В мае 2014 опубликовано интервью старшего помощника редактора The Atlantic Adrienne LaFrance с руководителем направления по исследованиям и испытаниям Научно-аналитического центра Библиотеки Конгресса США Fenell’ой France.

Исследователь заявила, что все современные форматы компакт-дисков не производились для долговременной сохранности записей, а всего лишь для их массового тиражирования. Этот хитрый бизнес связан с секретами промышленников, произвольно вирирующих состав поликарбонатного слоя на пластике, с металлическим отражающим слоем, фиксирующим занесенные на него данные. Изготовители держат компоненты носителей информации в секрете.

http://svdrokov.blogspot.ru/2014/06/blog-post_14.html

Дмитрий Акиньшин 12.11.2014 17:12

Скажите, пожалуйста, есть задача оцифровки большого объёма документов за предыдущие годы, архив вида -бланк, заполнено на компьютере всё, не от руки.

Нам необходимо оцифровать в электронный лишь часть информации с бланков.
Так вот нашли для этого Abby FlexiCapture, кто работал с ней? http://www.abbyy.ru/flexicapture/ Она справляется с этой задачей?

В свою очередь в Abby нам уже для архива систему edoclib http://www.eos.ru/eos_products/eos_e..._numbering.php

Скажите, если кто то работал с этими системами, на сколько легко происходит перенос документов, на сколько процесс можно автоматизировать с минимальной ручной обработкой документов?

Maska 17.11.2014 14:33

Дмитрий, попробуйте также связаться с ОСГ и Айрон Маунтин, они тоже предоставляют такие услуги. Могут сами и отсканировать, и индексировать, и хранить каждый документ. Мы скорее всего на ком-то из них остановимся для похожей задачи - оцифровка нескольких тысяч договоров с определёнными полями для дальнейшего поиска.

С другой стороны, я недавно искала систему учёта и поиска архивных документов и тоже вышла на eDocLib. На сегодняший день даже кажется, что это одно из лучших предложений из тех, что есть на рынке. Собственно, кроме ЭОС нашла только ещё одну компанию, которая создаёт похожие продукты. Первоначальное впечатление от разработчиков приятное, ТЗ поняли, обещали, что всё будет работать, бюджет небольшой для такого проекта. Дальше пока не продвинулись, так как руководство бюджет пока не одобрило. :D У нас есть несколько специфических моментов, которые будут учитываться при создании для нас отдельной версии программы. (Если я всё правильно поняла). Если всё получится, я тогда напишу здесь, как у нас всё прошло.

aradchenko 17.11.2014 21:04

Цитата:

Сообщение от Дмитрий Акиньшин (Сообщение 17201)
Скажите, пожалуйста, есть задача оцифровки большого объёма документов за предыдущие годы, архив вида -бланк, заполнено на компьютере всё, не от руки.

Нам необходимо оцифровать в электронный лишь часть информации с бланков.
Так вот нашли для этого Abby FlexiCapture, кто работал с ней? http://www.abbyy.ru/flexicapture/ Она справляется с этой задачей?

В свою очередь в Abby нам уже для архива систему edoclib http://www.eos.ru/eos_products/eos_e..._numbering.php

Скажите, если кто то работал с этими системами, на сколько легко происходит перенос документов, на сколько процесс можно автоматизировать с минимальной ручной обработкой документов?

Здравствуйте!
1. Справляется
2. Продукты на платформе edoclb на полноценный электронный архив не тянут. Обратите внимание, что по указанной Вам ссылке предлагается не готовое решение, а разработка/ адаптация.
Рекламировать ничего не буду. Вам нужно еще раз промониторить рынок подобных решений, их достаточно много.

Maska 18.11.2014 00:40

Цитата:

Сообщение от aradchenko (Сообщение 17228)
Рекламировать ничего не буду. Вам нужно еще раз промониторить рынок подобных решений, их достаточно много.

А порекламируйте, пожалуйста, немножко или хоть ключевые слова подскажите, где искать. :) Была бы Вам очень признательна за помощь. :)

Дмитрий Акиньшин 18.01.2015 17:45

Цитата:

Сообщение от aradchenko (Сообщение 17228)
Здравствуйте!
Рекламировать ничего не буду. Вам нужно еще раз промониторить рынок подобных решений, их достаточно много.

Добрый день,

под подобные задачи на 100% готовой системы архива не будет, надо ж всё равно настраивать структуру хранилища, шаблоны как сканировать и что, в каком качестве, сроки, права доступа теже и наверняка ещё много чего.

Всё таки нам понравилось это решение из-за
1) Возможностей самого Abby FlexiCapture, интересно оно работает и можно настроить как надо

2) Самой системы edoclib, нам провели презентацию системы, понравилось то, что можно самим создавать поля, справочники разные, отчёты по документам делать и всё без программирования, я что то сам смогу сделать, что то наши системные администраторы сделают, опять же экономия.

3) Цена, весь проект под наши требования, включая программное обеспечение всё и работы, обошёлся до миллиона рублей, в отличие от услуг тех же ОСГ и Айрон Маунтин по оцифровке. Суммарно выходит дешевле.

aradchenko 22.01.2015 16:50

Цитата:

Сообщение от Дмитрий Акиньшин (Сообщение 17472)
Добрый день,

под подобные задачи на 100% готовой системы архива не будет, надо ж всё равно настраивать структуру хранилища, шаблоны как сканировать и что, в каком качестве, сроки, права доступа теже и наверняка ещё много чего.

Всё таки нам понравилось это решение из-за
1) Возможностей самого Abby FlexiCapture, интересно оно работает и можно настроить как надо

2) Самой системы edoclib, нам провели презентацию системы, понравилось то, что можно самим создавать поля, справочники разные, отчёты по документам делать и всё без программирования, я что то сам смогу сделать, что то наши системные администраторы сделают, опять же экономия.

3) Цена, весь проект под наши требования, включая программное обеспечение всё и работы, обошёлся до миллиона рублей, в отличие от услуг тех же ОСГ и Айрон Маунтин по оцифровке. Суммарно выходит дешевле.

Здравствуйте!

А давайте я к приеду к Вам в архив и покажу, что есть у нас?
Смело уверяю, что озвученный бюджет слишком велик для той задачи, какую вы прописали в посте. Есть более дешевые решения. За те же деньги Вы можете купить решение гораздо более функциональное, автоматизирующее процессы деятельности читального зала, справочно-информационной службы, лабораторий обеспечения сохранности, сканирования и загрузки ресурса в поисковую систему, интеграцией с порталами госуслуг, ПК АФ разных версий и прочее. Мне неловко здесь рекламировать реализованные нами в 40 архивах проектах по внедрению системы, поэтому готов отвечать на вопросы и обмениваться информацией по почте aradchenko@elar.ru.
Готов выслать демо-ролики, дать доступ в тестовую систему и так далее...:)

С уважением,
Александр


Часовой пояс GMT +4, время: 22:33.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015