Форум портала

Форум портала "Архивы России" (http://forum.rusarchives.ru/index.php)
-   Автоматизированные архивные технологии (http://forum.rusarchives.ru/forumdisplay.php?f=32)
-   -   Проблема с Архивом (http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=3755)

Павел.Д 01.02.2010 18:24

Проблема с Архивом
 
Добрый день, уважаемые форумчане!
Пишу вам с таким вопрос, у нас в компании возникла некоторая проблема с архивом, а в частности он ежемесячно растет.
На данный момент у нас более 30 000 тысяч коробов (стандартный) с начала 2000 г. и ежемесячно он приростает на 100-200. В них документы которые могут быть уничтожены после пяти лет со дня расторжения и такие и документы уже есть с 2000-2005 год (14 000 коробов), но первая проблема то в том что такие документы надо найти в коробах, так как целый короб утилизировать нельзя т.к. в нем есть и действующие ... Ручками перелопачивать ДОРОГО будет и по времени затратно.
А вторая то проблема в то, что надо что то внедрять автоматизированое которое способно как то искать эти уже не актуальные документы и складывать их в одно место для утилизации.
Подскажите по этой теме что нибудь, может есть у кого то опыт, контакты фирм кто может этим помочь, может связи в каких нибудь крупных учереждениях где большие притоки/оттоки документов.
Слышал что есть в Сбербанке типа архив где работает машина и оператор, что машина сама все раскладывает (по топографии) как положено, а потом когда есть необходимость изять какие то дела, он загружает в эту машину выгрузку и она сама ищет, а потом складывает это на тележку которая это везет на утилизацию.
help me, please !!

Tasha 01.02.2010 22:35

Цитата:

Сообщение от павел.д (Сообщение 5889)
ручками перелопачивать дорого будет и по времени затратно.

если вы не взяли на учёт договора поштучно, то у вас imho есть два пути:
1) перелопатить ручками, составить по коробам описи, затем в своих деловых подразделениях выделить незакрытые договора, и – опять же ручками – изъять документы на уничтожение
2) оценить, через какое время практически все договора будут закрыты (скажем, 10 лет), хранить именно столько и затем уничтожать. конечно, будет определенный риск – зато сэкономите на ручном труде.

работу по выделению документов к уничтожение можно заказать у специализированных фирм.

Цитата:

Сообщение от павел.д (Сообщение 5889)
подскажите по этой теме что нибудь

знаю, что есть компании, сдающие большое количество разного рода досье на внеофисное хранение. досье учитываются поштучно и штрих-кодируются. в информационной системе аутсорсера есть информация о том, что в каждом коробе хранится. в свою очередь в информационной системе самой организации есть данные о том, какие досье уже можно уничтожать – они передаются аутсорсеру, тот изымает и уничтожает документы. то же самое, при желании, можно сделать и самостоятельно.

ещё проще, если у документов фиксированный (не условный) срок хранения – не как у договоров, которые могут закончиться в различное время. в этом случае можно изначально комплектовать короба так, чтобы сроки хранения документов в каждом коробе истекали одновременно или почти одновременно. в этом случае не нужен поштучный учёт, достаточно учитывать короба.

Павел.Д 02.02.2010 12:51

по первому пердложению - это кончно возможно, но слишком дорого, узнавали у аутсорсеров, за эти деньги можно хранить эти короба еще 10 лет, а там глядишь и микрофильмирование узаконят и это сразу решить данный вопрос, только когда это будет :(
по второму предложению - согласен, но боюсь все равнойствующих договоров будут и если хоть один в коробе, то без описи надо лопатить весь короб ...

по аутсорсерам мы прорабатовали вопрос, затраты на них очень будут высоки и выгоднее построить собственное помещение, система электроного архива тоже есть и найти те документы которые нужно уничтожать не проблема и описи сейчас делаем, но вопрос в физическом изымании документов, т.к. каждый день необходимо находить и уничтожать более 20 000 документов, а это человеческих ресурсов нужно просто куча ... вот и вопрос по автоматизации ...

по последнему, у нас таких документы только 2%

Павел К. 02.02.2010 13:00

к сожалению, машины, которая сама будет изымать из коробов документы и раскладывать их по срокам хранения пока не придумали.:)
как вариант, можно четко определить критерии раскладки и распределения и нанять на временную работу студентов документоведов-архивистов.

Павел.Д 02.02.2010 17:44

критерии - какие например ? может опыт есть?

про студентов, к сожелению это не временно, а на постоянную т.к. приток\отток процесс постоянный ...

Павел К. 02.02.2010 18:07

вам, мне кажется, надо разделить собственно имеющуюся базу, требующую разбора и поступающие массивы.
т.е. нужно разработать систему классификации материалов - по годам, срокам хранения, клиентам и т.п. и раскладывать новые документы в соответствии с ней, как вам удобно для поиска, сохранности и своевременного уничтожения. с этим должны работать постоянные сотрудники.
с имеющимся же массивом вы просто так не справитесь. постоянные сотрудники будут это делать лет 10, тогда можно действительно, как предлагалось, просто подождать и уничтожить без просмотра, но с риском.

на эти документы нужно брать временных сотрудников по договору. если взять их на ставку, то после окончания работы появится проблема куда их деть.

поскольку это заведомо будут люди с невысокой квалификацией, то нужно определить в документах два-три четко выявляемых признака/реквизита, по которым их можно распределять.
например - дата окончания договора или дата заключения. совершенно ясно, что эти сотрудники не смогут оценить документ с точки зрения его значимости. поэтому должны определятся реквизиты, которые однозначны и есть во всех документах.


Часовой пояс GMT +4, время: 20:47.

Powered by vBulletin® Version 3.8.6
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
© Портал "Архивы России", 2008-2015