PDA

Просмотр полной версии : о сроках хранения документов


Знайка
24.03.2010, 18:57
Личное дело уволенного работника - срок хранения 75 лет ЭПК. С какого года считать эти 75 лет? с года рождения или с года увольнения? Много разногласий)))), хотелось бы узнать мнение коллег))))

Finn
29.03.2010, 11:39
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Andrew
30.03.2010, 09:37
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником (если только, согласно ст.337 (а), оне не подпадают под постоянный срок хранения):

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2000 года

ст. 337 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания - Пост.
б) работников - 75 л. ЭПК

Указания по применению перечня

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.


Перечень 2000 года радикально изменил порядок установления сроков хранения. Действовавший ранее Перечень 1988 года предусматривал сроки, учитывающие возраст работника (75 лет минус возраст лица к моменту окончания дела, ст.ст. 498-500).

Знайка
30.03.2010, 17:15
а личное дело студента?

Andrew
31.03.2010, 00:39
В перечне 2000 года специальной статьи о студентах нет. Подходящих нормативных документов, выпущенных после 2000 года, мне тоже найти не удалось. В перечне 1988 года была такая статья:

ст.499 Личные дела аспирантов, студентов, учащихся (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов:

а) аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ 75 л.-"В" ЭПК (75 л.-"В" - если документы организации не поступают в госархивы)

Примечание:


Студентов, отчисленных с 1-3 курсов, - 15 л. ЭПК (15 л.).
Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в Советской Армии - 75 л.-"В" ЭПК (75 л.-"В").
Отчисленных с 1 курса - 5 л.



Дальше можно рассуждать двумя способами, и получить разные результаты:

1. Раз в перечне 2000 года нужного вида документов нет (студенты ведь не работники), то берется статья перечня 1988 года. Правда, правомочность такого приёма - вещь весьма спорная.

2. В перечне 1988 года сроки хранения личных дел работников и студентов совпадали. Логично, чтобы они совпадали и сейчас - поэтому следует использовать срок из ст.337 перечня 2000 года. Я считаю правильным именно этот вариант (кроме того, он безопасный - нет риска ответственности за несохранение документов).

Это - для документов после 2000 года. Документы, законченные в делопроизводстве до этого срока, хранятся в соответствии со сроками в старых перечнях (перечни никогда до конца не умирают :) )

Знайка
31.03.2010, 16:01
Огромное спасибо за развернутый ответ.

Анна Васильевна
21.04.2010, 22:15
Доброго времени суток!!!
Хочу задать вопрос:
- Сколько лет хранятся личные дела учашихся ПТУ(лицеев) и желательно согласно какого документа и № статьи??? Знает ли кто-нибудь о поправках, изменениях или дополнениях в перечне 88 года касательно этого вопроса?

Tasha
22.04.2010, 13:35
Сколько лет хранятся личные дела учашихся ПТУ(лицеев) и желательно согласно какого документа и № статьи???

По ПТУ: Когда-то сроки были небольшими – например, согласно приказу Государственного Комитета СССР по профессионально-техническому образованию от 27 мая 1981 г. № 80 «Об утверждении примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений» (http://www.worklib.ru/laws/ussr/10008382.php) , личные дела учащихся должны были храниться 3 года после окончания.

В Перечне 1988 года о личных делах учащихся ПТУ говорится в процитированной выше статье 499 (а) – это “75 лет – «В»” (с ЭПК или без).

В Перечне 2000 года специальной статьи нет, т.е. повторяется рассмотренная в предыдущих постах ситуация со студентами.

По лицеям: если считать лицей общеобразовательным заведением, то в Перечне 2000 года специальной статьи нет, а в перечне 1988 года – ст.499 (б) – 3 года после окончания или выбытия.

Существуют также согласованные с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (утв. Министерством образования Российской Федерации, письмо от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64), где в Приложении 18 дается примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения, содержащая статью 01.19 «Личные дела учащихся - 3 года ЭПК» (со ссылкой на статью 499 Перечня 1988 года).

Рекомендую также прочесть ответ Б.В.Альбрехта на вопрос 5783 здесь: http://www.rusarchives.ru/cgi-bin/gbook/gbook.pl?page=582

Отмечу, что есть и общеобразовательные учреждения, хранящие личные дела обучающихся 75 лет: см., например здесь: http://school4.minusa.ru/p29aa1.html

Г.С.
23.07.2011, 22:04
То что меня постоянно смущает и опять я с этим столкнулась в Перечне 2000 г. было сказано
3.13. …... а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989). В Перечне 2010г. такой сноски нет

А сейчас я могу пользоваться Перечнем 1989 г. при составлении номенклатуры, например для ПТУ

Tasha
23.07.2011, 23:13
Вот некоторые факты:

2-я часть Перечня 1988 года была объявлена недействующей приказом Минкультуры от 31 июля 2007 г. № 1182 (которым введен Перечень научно-технических документов).

Первая часть Перечня 1988 года официально не отменялась. В правовой системе Консультант+ Перечень 1988 года не помечен как утративший силу.

В 2001 году, после вступления в силу Перечня 2000 года, Высший Арбитражный Суд дал следующее разъяснение:

Письмо ВАС РФ от 27.06.2001 № С4-7/УД-633 "О Перечне типовых управленческих документов"

С введением в действие настоящего Перечня, т.е. с 2001 года, часть I "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года (Изд. Главархива и ВНИИДАДа, М., 1989), утратила силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам. Для отбора на постоянное хранение управленческих документов за более ранний период времени (80 - 90-е годы), а также специфической (отраслевой) документации, по-прежнему должен применяться Перечень 1988 года. Если в делах по номенклатуре арбитражного суда имеются специфические документы, которые не учтены в новом Перечне, то сроки их хранения также необходимо определять по старому Перечню или по совместному решению ЭК арбитражного суда и ЭПК регионального архивного органа.

В 2008 году Рособрнадзор давал следующие рекомендации:

«Рекомендации по организации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих управление в сфере образования, по обеспечению конфиденциальности документированной информации государственной (итоговой) аттестации выпускников, освоивших образовательные программы основного общего образования, организуемой территориальными экзаменационными комиссиями» (Приложение к письму Рособрнадзора от 20 марта 2008 г. N 01-137/08-01)

4.1. Перечень документированной информации, отнесенной к документам строгой отчетности, разрабатывается и утверждается ОУО субъекта Федерации самостоятельно с учетом "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988, а также "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом от 27.10.2003.

Мои выводы следующие: Те пункты части 1-й Перечня 1988 года, которые не перекрываются с изданными позднее Перечнями (не только Перечня управленческих документов 2010 года, но, думаю, и Перечня НТД 2007 года) официально не отменялись, и, вероятно, на них можно ссылаться в номенклатуре дел.

К вопросу перекрытия со статьями Перечня 2010 года нужно подходить очень осторожно, и не брать ответственность на себя – для этого есть ЭК и юрист, есть возможность послать запрос в министерство. Я считаю, что если, например, Перечень 2010 года не содержит в точности такой статьи, как Перечень 1988 года, но содержит более общую (пример: сроки хранения личных дел) – то нужно ориентироваться на статью Перечня 2010 года.

Если, однако, какие-то сроки хранения за это время изменились вследствие выхода законов и нормативных актов (а такие наверняка есть), пользоваться нужно сроками, установленными именно законодательно-нормативными актами (точно так же, как обстоит дело и со сроками, указанными в действующих Перечнях). В такой ситуации ссылка на Перечень не спасет от неприятностей.

Чтобы обезопасить себя, рассматривайте Перечень 1988 года как методический документ, и, по возможности, выверяйте указанные в нем сроки хранения (советуясь с юристом, с коллегами из других вузов).

klen2066
24.07.2011, 15:42
Здравствуйте, коллеги. При ликвидации документация городской больницы была передана в архив города. Избежать такого «нашествия» историй болезни, рентгеновских снимков и др. не удалось. Мой вопрос касается соблюдения сроков хранения историй болезни. Их сроки хранения определены пунктом 266 (25 лет), а при отдельных заболеваниях – пунктом 267 «Перечня документов со сроками хранения, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», утвержденного приказом Министерства здравоохранения СССР (№ 493 от 30.05.1974 г.). Вопрос: может ли ЭК городского архива самостоятельно принять решение о выделении к досрочному уничтожению документов временного хранения, сроки которых не истекли, если эти документы не подлежат «реанимации» (это касается историй болезни 1986-1999 гг.)? Уполномоченного органа в сфере архивного дела нет. Спасибо.

Tasha
24.07.2011, 19:16
Как сказано в указаниях по применению Перечня 1974 года, «Уничтожение документальных материалов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим перечнем сроков хранения является незаконным и лица, виновные в этом, согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, несут ответственность в установленном законом порядке».

Указанные в перечне сроки временного хранения должны быть соблюдены, и городской архив не вправе самовольно их сокращать. Не стоит забывать, что эти сроки выбраны не просто так, и досрочное уничтожение документов может нарушить права граждан (и не только в плане доступа к нужной им медицинской информации - у нас, например, нет срока давности по искам о возмещении вреда здоровью, и документы могут потребоваться для получения компенсаций спустя много лет).

klen2066
25.07.2011, 04:18
Да, уничтожение документов до срока запрещено. И п. 266 Перечня определено– 25 лет и … точка, за исключением тех, сроки которых определены п. 267.
И… цитирую Перечень: «Документальные материалы учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к 5-му звену (графа 7), в государственные архивы не передаются. Учитывая, что в учреждениях, организациях и на предприятиях, отнесенных к этому звену, в основном образуются документы практического значения, то в настоящем перечне для них установлены временные сроки хранения».
Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?
Далее. Данное учреждение отнесено Перечнем к пятой группе (графа 7) и «уничтожают документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководством учреждения по минованию практической надобности без согласования с архивными органами». А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Tasha
25.07.2011, 11:14
Но, если это документы «практического значения», то они вместе с другим имуществом больницы должны были бы быть переданы в распоряжение другого собственника (ФМБА)? Но, к сожалению, документация не отнесена к «имуществу организации»? Тогда, в каких случаях она им становится?

Собственник документов IMHO городская администрация, ей и думать. Она могла бы, например, вместо отправки "времянки" в архив организовать более дешёвое внеофисное хранение этих документов.

А если провести экспертизу досрочно (хотя бы тех отделений больницы, в которых граждане находились по поводу расстройства ЖКТ, например) с участием бывшего учредителя больницы? Кроме того, на документацию, которая сдавалась в архив до 1989 и некоторых 90-х вообще актов приема-передачи нет…

Экспертиза уже проведена более компетентным органом, и её результатом является Перечень. Самодеятельность Вы проявлять не вправе - в Перечне четко сказано, что нужно отхранить документы в течение установленных сроков, а уж потом Вы можете часть документов отобрать на постоянное хранение (если захотите); полномочий сокращать сроки временного хранения архиву никто не давал. Но Вы можете послать соответствующий официальный запрос в Росархив и/или Минздрав (или в соответствующие региональные органы).

Отсутствие актов приёма-передачи тоже не повод своевольничать, тем более, что в этом, скорее всего, вина самого архива, который не удосужился эти акты создать/сохранить.

Очень хотелось бы, чтобы в своих действиях Вы учитывали не только интересы архива, но и интересы горожан. Самовольное досрочное уничтожения у нас нередкое явление, а люди потом мучаются, поскольку не могут найти нужных им документов. Впрочем, правовая грамотность людей постепенно растет, и они могут сообразить засудить архив, заставив его компенсировать понесенный ими ущерб.

klen2066
25.07.2011, 12:23
Конечно, закон – есть закон. И храниться документация будет в соответствии с положенными сроками ее хранения. Мои публичные вопросы и Ваши, Tasha, ответы адресованы тем, кто предлагает избавиться от «макулатуры». Стояли, стоим и будем стоять на страже просто ЧЕЛОВЕКА. По личному опыту знаю, когда тебе говорят: «Нахождение документов не известно. Попробуйте обратиться в архив…» И ты идешь туда, не теряя надежды: «А вдруг повезет…».
Спасибо, огромное за ответ.